Аналог впр в excel

Блог о программе Microsoft Excel: приемы, хитрости, секреты, трюки

Формулы подстановки Excel: ВПР, ИНДЕКС и ПОИСКПОЗ

Если произвести поиск по функциям подстановки, Google покажет, что ВПР намного популярнее функции ИНДЕКС. Оно и понятно, ведь чтобы придать функции ИНДЕКС тот же функционал, что и ВПР, необходимо воспользоваться еще одной формулой – ПОИСКПОЗ. Что касается меня, было всегда непросто попробовать и освоить две новые функции одновременно. Но они дают больше возможностей и гибкости в создании электронных таблиц. Но обо всем по порядку.

Функция ВПР()

Предположим, у вас есть таблица с данными о работниках. В первой колонке хранится табельный номер сотрудника, в остальных – другие данные (ФИО, отдел и т.д.). Если у вас есть табельный номер, то можно воспользоваться функцией ВПР, чтобы вернуть определенную информацию о сотруднике. Синтаксис формулы =ВПР(искомое_значение; таблица; номер_столбца; [интервальный_просмотр]). Она говорит Excel: «Найди в таблице строку, первая ячейка которой совпадает с искомым_значением, и верни значение ячейки с порядковым номером номер_столбца».

Но случаются ситуации, когда у вас есть имя сотрудника и необходимо вернуть табельный номер. На рисунке в ячейке A10 – имя работника и требуется определить табельный номер в ячейке B10.

Когда ключевое поле находится правее данных, которые вы хотите получить, ВПР не поможет. Если, конечно, была бы возможность задать номер_столбца -1, тогда проблем бы не было. Одним из распространенных решений является добавление нового столбца A, копирование имен сотрудников в этот столбец, заполнить табельные номера с помощью ВПР, сохранить их как значения и удалить временную колонку A.

Функция ИНДЕКС()

Чтобы решить нашу проблему в один шаг, необходимо воспользоваться формулами ИНДЕКС и ПОИСКПОЗ. Сложность данного подхода заключается в том, что требуется применить две функции, которые, возможно, вы никогда не применяли до этого. Для упрощения понимания решим эту задачу в два этапа.

Начнем с функции ИНДЕКС. Кошмарное название. Когда кто-нибудь говорит «индекс», у меня в голове не возникает ни единой ассоциации, чем же занимается эта функция. А требует она целых три аргумента: =ИНДЕКС(массив; номер_строки; [номер_столбца]).

Говоря по-простому, Excel идет в массив данных и возвращает значение, находящееся на пересечении указанной строки и столбца. Как будто бы просто. Таким образом, формула =ИНДЕКС($A$2:$C$6;4;2) вернет значение, находящееся в ячейке B5.

Применительно к нашей проблеме, чтобы вернуть табельный номер работника, формула должна выглядеть следующим образом =ИНДЕКС($A$2:$A$6;?;1). Выглядит как бессмыслица, но если мы заменим знак вопроса формулой ПОИСКПОЗ, у нас есть решение.

Функция ПОИСКПОЗ()

Синтаксис этой функции таков: =ПОИСКПОЗ(искомое_значение; просматриваемы_массив; [тип_сопоставления]).

Она говорит Excel: «Найди искомое_значение в массиве данных и верни номер строки массива, в которой это значение встречается». Таким образом, чтобы найти в какой строке находиться имя сотрудника в ячейке A10, необходимо прописать формулу =ПОИСКПОЗ(A10; $B$2:$B$6; 0). Если в ячейке A10 будет имя «Колин Фарел», тогда ПОИСКПОЗ вернет 5-ю строку массива B2:B6.

Ну, в принципе, все. Функция ПОИСКПОЗ указывает функции ИНДЕКС, в какой строке искать значение. Замените знак вопроса в формуле ИНДЕКС формулой ПОИСКОПОЗ и вы получите эквивалент ВПР с возможностью поиска данных, находящихся левее ключевого столбца. Получиться так:

В начале было непривычно, был огромный соблазн вставить еще одну колону и работать, как всегда работал. Но со временем использование функции ИНДЕКС вошло в привычку. Оказалось, что это быстрее и требует меньших манипуляций. Так что в следующий раз, когда у вас возникнет желание задать номеру столбца отрицательное число в ВПР, воспользуйтесь сочетанием двух странных функций ИНДЕКС и ПОИСКПОЗ, чтобы решить свою проблему.

Формулы с функциями ВПР и ПОИСКПОЗ для выборки данных в Excel

Не всегда таблицы, созданные в Excel охарактеризованы тем, что названия категорий данных должны быть определены только в заголовках столбцов. Иногда при анализе данных таблицы мы имеем возможность пользоваться как заголовками столбцов, так и названиями строк, которые находятся в первом столбце.

Пример формулы с ВПР и ПОИСКПОЗ

Пример таблицы табель премии изображен ниже на рисунке:

Назначением данной таблицы является поиск соответственных значений премии в диапазоне B5:K11 на основе определенной сумы выручки и магазинов с пределами минимальных или максимальных размеров выплаты премии. Сложность возникает при автоматическом определении размера премии, на которую может рассчитывать сотрудник при преодолении определенной границы выручки. Так как нет четко определенной одной суммы выплаты премии для каждого вероятного размера выручки. Есть только пределы нижних и верхних границ сумм премий для каждого магазина.

Например, нам нужно чтобы программа автоматически определила какая возможная минимальная премия для продавца из 3-тего магазина, выручка которого преодолела уровень в 370 000.

1. В ячейку B14 введите размер выручки: 370 000.
2. В ячейке B15 укажите номер магазина: 3.
3. В ячейке B16 введите следующую формулу:

В результате определена нижняя граница премии для магазина №3 при выручке больше >370 000, но меньше

Легко заметить, что эта формула отличается от предыдущей только номером столбца указанном в третьем аргументе функции ВПР. А, следовательно, нам достаточно лишь к значению, полученному через функцию ПОИСКПОЗ добавить +1, так как сумма максимально возможной премии находиться в следующем столбце после минимальной суммы соответствующий критериям поискового запроса.

Полезные советы для формул с функциями ВПР, ИНДЕКС и ПОИСКПОЗ:

Чтобы пошагово проанализировать формулу Excel любой сложности, рационально воспользоваться встроенными инструментами в разделе: «ФОРМУЛЫ»-«Зависимости формул». Например, особенно полезный инструмент для пошагового анализа вычислительного цикла – это «Вычислить формулу».

Функция ВПР ищет значения в диапазоне слева на право. То есть анализирует ячейки только в столбцах, расположенных с правой стороны относительно от первого столбца исходного диапазона, указанного в первом аргументе функции. Если структура расположения данных в таблице не позволяет функции ВПР по этой причине охватить для просмотра все столбцы, тогда лучше воспользоваться формулой из комбинации функций ИНДЕКС и ПОИСКПОЗ.

Улучшаем функцию ВПР (VLOOKUP)

«Как правильно уложить парашют?»
Пособие. Издание 2-е, исправленное.

Допустим, у нас имеется вот такая таблица заказов:

Нам необходимо узнать, например, какова была сумма третьего заказа Иванова или когда Петров оформил свою вторую сделку. Встроенная функция ВПР (VLOOKUP) умеет искать только первое вхождение фамилии в таблицу и нам не поможет. Вопросы типа «Кто был менеджером заказа с номером 10256?» тоже останутся без ответа, т.к. встроенная ВПР не умеет выдавать значения из столбцов левее поискового.

Обе эти проблемы решаются одним махом — напишем свою функцию, которая будет искать не только первое, а, в общем случае, N-ое вхождение. Причем и искать и выдавать результаты она сможет в любых столбцах. Назовем ее, допустим, VLOOKUP2.

Откройте редактор Visual Basic, нажав ALT+F11 или выбрав в меню Сервис — Макрос — Редактор Visual Basic (Tools — Macro — Visual Basic Editor) , вставьте новый модуль (меню Insert — Module) и скопируйте туда текст этой функции:

Закройте редактор Visual Basic и вернитесь в Excel.

Теперь через Вставка — Функция (Insert — Function) в категории Определенные пользователем (User Defined) можно найти нашу функцию VLOOKUP2 и воспользоваться ей. Синтаксис функции следующий:

=VLOOKUP2(таблица; номер_столбца_где_ищем; искомое_значение; N; номер_столбца_из_которого_берем_значение)

Теперь ограничения стандартной функции нам не помеха:

Поиск значений с помощью функций ВПР, ИНДЕКС и ПОИСКПОЗ

Примечание: Мы стараемся как можно оперативнее обеспечивать вас актуальными справочными материалами на вашем языке. Эта страница переведена автоматически, поэтому ее текст может содержать неточности и грамматические ошибки. Для нас важно, чтобы эта статья была вам полезна. Просим вас уделить пару секунд и сообщить, помогла ли она вам, с помощью кнопок внизу страницы. Для удобства также приводим ссылку на оригинал (на английском языке).

Предположим, что у вас есть список номеров расположений Office, и вам нужно знать, какие сотрудники входят в каждый из них. Электронная таблица огромна, поэтому вы можете предположить, что она является сложной задачей. Это довольно просто сделать с помощью функции Просмотр.

Функции ВПР и ГПР вместе с функцией индекс и ПОИСКПОЗявляются наиболее полезными функциями в Excel.

Примечание: Функция «Мастер подСтановок» больше не доступна в Excel.

Вот пример того, как использовать функцию ВПР.

В этом примере ячейка B2 является первым аргументом— элементом данных, для работы которого необходима функция. Для функции ВПР первым аргументом является значение, которое нужно найти. Этим аргументом может быть ссылка на ячейку или фиксированное значение, например «Иванов» или «21 000». Второй аргумент — это диапазон ячеек с ячейкой C2: E7, в которой нужно найти искомое значение. Третьим аргументом является столбец в этом диапазоне ячеек, который содержит искомое значение.

Четвертый аргумент является необязательным. Введите значение истина или ложь. Если ввести значение TRUE или оставить аргумент пустым, функция возвращает приблизительное совпадение значения, указанного в первом аргументе. Если введено значение ложь, функция будет соответствовать значению, предоставленному первым аргументом. Другими словами, если оставить четвертый аргумент пустым — или ввести значение TRUE, вы получите большую гибкость.

В этом примере показано, как работает функция. При вводе значения в ячейке B2 (первый аргумент) функция ВПР ищет ячейки в диапазоне C2: E7 (второй аргумент) и возвращает ближайшее приблизительное совпадение из третьего столбца в диапазоне, столбец E (Третий аргумент).

Четвертый аргумент пустой, поэтому функция возвращает приблизительное совпадение. Если это не так, необходимо было бы ввести одно из значений в столбцах C или D, чтобы получить результат.

Когда вы хорошо знакомы с функцией ВПР, функция ГПР очень проста в использовании. При вводе одних и тех же аргументов выполняется поиск в строках, а не в столбцах.

Использование функции индекс и СОВПАДЕНИе вместо функции ВПР

Существуют определенные ограничения с использованием функции ВПР — функция ВПР может искать значение слева направо. Это означает, что столбец, содержащий искомое значение, всегда должен располагаться слева от столбца, содержащего возвращаемое значение. Теперь, если электронная таблица не построена таким образом, не используйте функцию ВПР. Вместо этого используйте сочетание функций индекс и ПОИСКПОЗ.

В данном примере представлен небольшой список, в котором искомое значение (Воронеж) не находится в крайнем левом столбце. Поэтому мы не можем использовать функцию ВПР. Для поиска значения «Воронеж» в диапазоне B1:B11 будет использоваться функция ПОИСКПОЗ. Оно найдено в строке 4. Затем функция ИНДЕКС использует это значение в качестве аргумента поиска и находит численность населения Воронежа в четвертом столбце (столбец D). Использованная формула показана в ячейке A14.

Дополнительные примеры использования функции индекс и MATCH вместо ВПР см. в статье https://www.MrExcel.com/Excel-Tips/Excel-VLOOKUP-index-Match/ Билл Джилена, Microsoft MVP.

Попробуйте попрактиковаться

Если вы хотите поэкспериментировать с функциями подстановок до их последующей работы с данными, воспользуйтесь приведенными ниже примерами данных.

Пример функции ВПР на работе

Скопируйте следующие данные в пустую электронную таблицу.

Совет: Прежде чем вставлять данные в Excel, задайте ширину столбцов для столбцов от A до 250 пикселей и нажмите кнопку Перенос текста (вкладка «Главная «, Группа » Выравнивание «).

Все секреты Excel-функции ВПР (VLOOKUP) для поиска данных в таблице и извлечения их в другую

Прочитав статью, вы не только узнаете, как найти данные в таблице Excel и извлечь их в другую, но и приёмы, которые можно применять вместе с функцией ВПР.

Батьянов Денис на правах гостевого автора рассказывает в этом посте о том, как найти данные в одной таблице Excel и извлечь их в другую, а также открывает все секреты функции вертикального просмотра.

При работе в Excel очень часто возникает потребность найти данные в одной таблице и извлечь их в другую. Если вы ещё не умеете это делать, то, прочитав статью, вы не только научитесь этому, но и узнаете, при каких условиях вы сможете выжать из системы максимум быстродействия. Рассмотрено большинство весьма эффективных приёмов, которые стоит применять совместно с функцией ВПР.

Даже если вы годами используете функцию ВПР, то с высокой долей вероятности эта статья будет вам полезна и не оставит равнодушным. Я, например, будучи IT-специалистом, а потом и руководителем в IT, пользовался VLOOKUP 15 лет, но разобраться со всеми нюансами довелось только сейчас, когда я на профессиональной основе стал обучать людей Excel.

ВПР — это аббревиатура от вертикального просмотра. Аналогично и VLOOKUP — Vertical LOOKUP. Уже само название функции намекает нам, что она производит поиск в строках таблицы (по вертикали — перебирая строки и фиксируя столбец), а не в столбцах (по горизонтали — перебирая столбцы и фиксируя строку). Надо заметить, что у ВПР есть сестра — гадкий утёнок, которая никогда не станет лебедем, — это функция ГПР (HLOOKUP). ГПР, в противоположность ВПР, производит горизонтальный поиск, однако концепция Excel (да и вообще концепция организации данных) подразумевает, что ваши таблицы имеют небольшое количество столбцов и гораздо большее количество строк. Именно поэтому поиск по строкам нам требуется во много раз чаще, чем по столбцам. Если вы в Excel слишком часто пользуетесь функцией ГПР, то, вполне вероятно, что вы чего-то не поняли в этой жизни.

Функция ВПР имеет четыре параметра:

=ВПР( ; ; [; ] ), тут:

— искомое значение (редко) или ссылка на ячейку, содержащую искомое значение (подавляющее большинство случаев);

— ссылка на диапазон ячеек (двумерный массив), в ПЕРВОМ (!) столбце которого будет осуществляться поиск значения параметра ;

— номер столбца в диапазоне, из которого будет возвращено значение;

— это очень важный параметр, который отвечает на вопрос, а отсортирован ли по возрастанию первый столбец диапазона . В случае, если массив отсортирован, мы указываем значение ИСТИНА (TRUE) или 1, в противном случае — ЛОЖЬ (FALSE) или 0. В случае, если данный параметр опущен, он по умолчанию становится равным 1.

Держу пари, что многие из тех, кто знает функцию ВПР как облупленную, прочитав описание четвёртого параметра, могут почувствовать себя неуютно, так как они привыкли видеть его в несколько ином виде: обычно там идёт речь о точном соответствии при поиске (ЛОЖЬ или 0) либо же о диапазонном просмотре (ИСТИНА или 1).

Вот сейчас надо напрячься и читать следующий абзац несколько раз, пока не прочувствуете смысл сказанного до конца. Там важно каждое слово. Примеры помогут разобраться.

Как же конкретно работает формула ВПР

• Вид формулы I. Если последний параметр опущен или указан равным 1, то ВПР предполагает, что первый столбец отсортирован по возрастанию, поэтому поиск останавливается на той строке, которая непосредственно предшествует строке, в которой находится значение, превышающее искомое. Если такой строки не найдено, то возвращается последняя строка диапазона.
  
• Вид формулы II. Если последний параметр указан равным 0, то ВПР последовательно просматривает первый столбец массива и сразу останавливает поиск, когда найдено первое точное соответствие с параметром , в противном случае возвращается код ошибки #Н/Д (#N/A).
  

Схемы работы формул

ВПР тип II

Следствия для формул вида I

1. Формулы можно использовать для распределения значений по диапазонам.
2. Если первый столбец содержит повторяющиеся значения и правильно отсортирован, то будет возвращена последняя из строк с повторяющимися значениями.
3. Если искать значение заведомо большее, чем может содержать первый столбец, то можно легко находить последнюю строку таблицы, что бывает довольно ценно.
4. Данный вид вернёт ошибку #Н/Д, только если не найдёт значения меньше или равное искомому.
5. Понять, что формула возвращает неправильные значения, в случае если ваш массив не отсортирован, довольно затруднительно.

Следствия для формул вида II

Если искомое значение встречается в первом столбце массива несколько раз, то формула выберет первую строку для последующего извлечения данных.

Производительность работы функции ВПР

Вы добрались до кульминационного места статьи. Казалось бы, ну какая разница, укажу ли я в качестве последнего параметра ноль или единицу? В основном все указывают, конечно же, ноль, так как это довольно практично: не надо заботиться о сортировке первого столбца массива, сразу видно, найдено значение или нет. Но если у вас на листе несколько тысяч формул ВПР (VLOOKUP), то вы заметите, что ВПР вида II работает медленно. При этом обычно все начинают думать:

• мне нужен более мощный компьютер;
• мне нужна более быстрая формула, например, многие знают про ИНДЕКС+ПОИСКПОЗ (INDEX+MATCH), которая якобы быстрее на жалкие 5–10%.

И мало кто думает, что стоит только начать использовать ВПР вида I и обеспечить любыми способами сортировку первого столбца, как скорость работы ВПР возрастёт в 57 раз. Пишу прописью — В ПЯТЬДЕСЯТ СЕМЬ РАЗ! Не на 57%, а на 5 700%. Данный факт я проверил вполне надёжно.

Секрет такой быстрой работы кроется в том, что на отсортированном массиве можно применять чрезвычайно эффективный алгоритм поиска, который носит название бинарного поиска (метод деления пополам, метод дихотомии). Так вот ВПР вида I его применяет, а ВПР вида II ищет без какой-либо оптимизации вообще. То же самое относится и к функции ПОИСКПОЗ (MATCH), которая включает в себя аналогичный параметр, а также и к функции ПРОСМОТР (LOOKUP), которая работает только на отсортированных массивах и включена в Excel ради совместимости с Lotus 1-2-3.

Недостатки формулы

Недостатки ВПР очевидны: во-первых, она ищет только в первом столбце указанного массива, а во-вторых, только справа от данного столбца. А как вы понимаете, вполне может случиться так, что столбец, содержащий необходимую информацию, окажется слева от столбца, в котором мы будем искать. Этого недостатка лишена уже упомянутая связка формул ИНДЕКС+ПОИСКПОЗ (INDEX+MATCH), что делает её наиболее гибким решением по извлечению данных из таблиц в сравнении с ВПР (VLOOKUP).

Некоторые аспекты применения формулы в реальной жизни

Диапазонный поиск

Классическая иллюстрация к диапазонному поиску — задача определения скидки по размеру заказа.

Поиск текстовых строк

Безусловно, ВПР ищет не только числа, но и текст. При этом надо принимать во внимание, что регистр символов формула не различает. Если использовать символы подстановки, то можно организовать нечёткий поиск. Есть два символа подстановки: «?» — заменяет один любой символ в текстовой строке, «*» — заменяет любое количество любых символов.

Борьба с пробелами

Часто поднимается вопрос, как решить проблему лишних пробелов при поиске. Если справочную таблицу ещё можно вычистить от них, то первый параметр формулы ВПР не всегда зависит от вас. Поэтому если риск засорения ячеек лишними пробелами присутствует, то можно применять для очистки функции СЖПРОБЕЛЫ (TRIM).

Разный формат данных

Если первый параметр функции ВПР ссылается на ячейку, которая содержит число, но которое хранится в ячейке в текстовом виде, а первый столбец массива содержит числа в правильном формате, то поиск будет неудачным. Возможна и обратная ситуация. Проблема легко решается переводом параметра 1 в необходимый формат:

=ВПР(−−D7; Продукты!$A$2:$C$5; 3; 0) — если D7 содержит текст, а таблица — числа;

=ВПР(D7 & «»); Продукты!$A$2:$C$5; 3; 0) — и наоборот.

Кстати, перевести текст в число можно сразу несколькими способами, выбирайте:

• Двойное отрицание —D7.
• Умножение на единицу D7*1.
• Сложение с нулём D7+0.
• Возведение в первую степень D7^1.

Перевод числа в текст производится через сцепку с пустой строкой, которая заставляет Excel преобразовать тип данных.

Как подавить выдачу #Н/Д

Это очень удобно делать при помощи функции ЕСЛИОШИБКА (IFERROR).

Например: =ЕСЛИОШИБКА( ВПР(D7; Продукты!$A$2:$C$5; 3; 0); «»).

Если ВПР вернёт код ошибки #Н/Д, то ЕСЛИОШИБКА его перехватит и подставит параметр 2 (в данном случае пустая строка), а если ошибки не произошло, то эта функция сделает вид, что её вообще нет, а есть только ВПР, вернувший нормальный результат.

Часто забывают ссылку массива сделать абсолютной, и при протягивании массив «плывёт». Помните, что вместо A2:C5 следует использовать $A$2:$C$5.

Хорошей идеей является размещение справочного массива на отдельном листе рабочей книги. Не путается под ногами, да и сохраннее будет.

Ещё более хорошей идеей будет объявление этого массива в виде именованного диапазона.

Многие пользователи при указании массива используют конструкцию вида A:C, указывая столбцы целиком. Этот подход имеет право на существование, так как вы избавлены от необходимости отслеживать тот факт, что ваш массив включает все необходимые строки. Если вы добавите строки на лист с первоначальным массивом, то диапазон, указанный как A:C, не придётся корректировать. Безусловно, эта синтаксическая конструкция заставляет Excel проводить несколько большую работу, чем при точном указании диапазона, но данными накладными расходами можно пренебречь. Речь идёт о сотых долях секунды.

Ну и на грани гениальности — оформить массив в виде умной таблицы.

Использование функции СТОЛБЕЦ для указания колонки извлечения

Если таблица, в которую вы извлекаете данные при помощи ВПР, имеет ту же самую структуру, что и справочная таблица, но просто содержит меньшее количество строк, то в ВПР можно использовать функцию СТОЛБЕЦ() для автоматического расчёта номеров извлекаемых столбцов. При этом все ВПР-формулы будут одинаковыми (с поправкой на первый параметр, который меняется автоматически)! Обратите внимание, что у первого параметра координата столбца абсолютная.

Создание составного ключа через &»|»&

Если возникает необходимость искать по нескольким столбцам одновременно, то необходимо делать составной ключ для поиска. Если бы возвращаемое значение было не текстовым (как тут в случае с полем «Код»), а числовым, то для этого подошла бы более удобная формула СУММЕСЛИМН (SUMIFS) и составной ключ столбца не потребовался бы вовсе.

Это моя первая статья для Лайфхакера. Если вам понравилось, то приглашаю вас посетить мой сайт, а также с удовольствием прочту в комментариях о ваших секретах использования функции ВПР и ей подобных. Спасибо. 🙂