Формулы в сводной таблице в excel

Excel works!

Excel работает за вас

Excel works!

Thanks for Visiting

Формулы в сводной таблице. Как сделать?

Кто не любит сводные таблицы? Кто-то не любит? Срочно восполняем пробел в этих статьях 1 и 2 . Сегодня постараюсь подробно рассказать, как сделать формуkы в сводной таблице, без дополнительных в соседних ячейках. Запись формулы в сводной таблице подойдет, если вам необходимо держать все расчеты в одном месте и при добавлении новых параметров в анализ, формулы сохраняются. Удобно, если вы ищете лучший вариант сводной или анализируете данные!

Хочется отметить, что формулы в сводной таблице можно довольно примитивные, но при этом это не уменьшает их пользу. *Я рассматриваю случай пока только для Excel 2007 и выше.

Как записать формулы в сводной таблице?

Все, как обычно, проще чем кажется. Предположим у нас есть список показателей выручка и затраты по городам. Нам необходимо посчитать прибыль. Создаем сводную таблицу:

Теперь необходимо задать формулу прибыли, можно конечно это сделать рядом, но если например вы добавите детализацию по товару, то формулу придется дополнять — удобнее сделать внутри сводной.

Нажав курсором на сводную таблицу появиться раздел Работа со сводными таблицами в панели инструментов

Выбираем Параметры — раздел Сервис — Формулы

Нажимаем, формулы — Вычисляемое поле, в открывшемся окне вводим нужную формулу. Создать формулу можно кликая на реквизиты в таблице внизу, знаки действий ставим с клавиатуры. Вводим нужное имя вместо Поле1, например Прибыль.

Ссылка на сводную таблицу

Если вам все таки нужно сослаться на сводную таблицу, то ссылка в большинстве случае будет иметь вид = ПОЛУЧИТЬ.ДАННЫЕ(…

Чтобы записать обычную формулу самый простой способ такой, как показано ниже

Если есть вопросы пишите нам в комментарии!

Вычисляемое поле сводной таблицы «Excel». ( формулы в сводной таблице )

По умолчанию сводная таблица отображает поля, которые вычисляют сумму или количество значений из источника данных.

Как правило, этого хватает, чтобы обработать данные и провести простую аналитику полученной информации.

Иногда случается так, что суммы и количества из полей сводной таблицы недостаточно. В таких случаях на помощь приходят вычисляемые поля.

в этих полях можно прописать формулу, которая будет обрабатывать информацию сводной таблицы так, как Вам требуется.

О том, как записать формулу в вычисляемые поля сводной таблицы «Эксель» расскажу далее.

На основании таблицы, в которой изображены продажи товаров за несколько лет,

Таблица на листе в Excel

построена сводная таблица.

Сводная таблица в Эксель

В сводную таблицу нужно добавить вычисляемые ячейки с формулами.

Рассмотрим, как это можно сделать.

Выделяем сводную таблицу кликом левой кнопки мыши.

Перейти во вкладку «Параметры»

Кликнуть по ярлыку «Поля, элементы, наборы»

Вставить вычесляемое поле

Выбрать пункт «Вычисляемое поле»

В открывшемся окне указать имя нового поля.

Имя поля

Вставка формулы в поле сводной таблицы

Если в формуле следует использовать поля сводной таблицы, их можно внести в формулу кнопкой добавить.

Вычисляемое поле в Сводных таблицах в MS Excel

Научимся добавлять и редактировать Вычисляемое поле в Сводной таблице MS EXCEL 2010.

Простые Сводные таблицы мы научились строить в статье Сводные таблицы в MS Excel. Теперь научимся создавать и изменять Вычисляемое поле в Сводной таблице.

В качестве исходной таблицы возьмем таблицу продаж товара по месяцам. В этой таблице также содержится план продаж. Подробности можно посмотреть в файле примера .

Нашей задачей будет:

• вычислить % выполнения плана
• представить полученные данные по годам для каждого месяца (каждый год — отдельный столбец)

В итоге у нас должна получиться вот такая сводная таблица.

Исходная таблица

Исходную таблицу подготовим в специальном формате таблиц MS EXCEL (см. статью Таблицы в формате EXCEL 2007).

На основе даты продажи в столбце А, в таблице рассчитываются 2 столбца: Номер месяца =МЕСЯЦ() и Год =ГОД() . Для форматирования ячеек столбца А в виде окт11 использован пользовательский формат Даты [$-419]МММГГ;@.

Столбец План представляет собой линейный тренд (это не важно для целей данной статьи), столбец Продано — фактический объем продаж.

Сводная таблица

Для создания сводной таблицы выделите любую ее ячейку и в меню Вставка/ Таблицы нажмите кнопку Сводная таблица. В результате появится диалоговое окно.

Нажав ОК, сводная таблица автоматически создастся на новом листе.

В окне Список полей будут отражены названия всех столбцов исходной таблицы. Таким образом, поле — это просто столбец. Вычисляемое поле — это, по сути, вычисляемый столбец.

Перед тем как создать Вычисляемое поле перетащите поле Номер месяца в Названия строк.

Создаем вычисляемое поле

Для решения задачи нам потребуется вычислить % выполнения плана по формуле =’Продано, руб.’/’План, руб.’

Это можно сделать непосредственно в Сводной таблице, создав Вычисляемое поле ПроцентВыполнения.

Для этого выделите ячейку в Сводной таблице, в появившемся меню Работа со сводными таблицами выберите Параметры/ Вычисления/ Поля, элементы и наборы/ Вычисляемое поле :

Появится диалоговое окно:

Интерфейс этого окна не относится к интуитивно понятным вещам, поэтому требует дополнительного пояснения:

• Вместо Поле1 введите название Вычисляемого поля, например, ПроцентВыполнения
• В списке полей выделите поле Продано, руб. и нажмите кнопку Добавить поле или дважды кликните на него. Название поля будет введено в поле Формула
• Введите символ деления / в поле Формула
• В списке полей выделите поле План, руб. и нажмите кнопку Добавить поле
• Нажмите ОК

После проведенных манипуляций в списке поле Сводной таблицы появится еще одно поле. Завершите формирование Сводной таблицы как показано на рисунке ниже, разместив Вычисляемое поле в область Значения.

После несложного форматирования Сводная таблица приобретет законченный вид (необходимо убрать ошибку #ДЕЛ/0!, изменить названия столбцов и изменить формат ячеек на процентный).

Обратите внимание, что Сводная таблица содержит Общий итог как по столбцам, так и по строкам.

Теперь разберемся, что Вычисляемое поле нам насчитало.

Вычисляемое поле. Алгоритм расчета

Для каждого месяца у нас есть только одно значение фактических продаж (столбец Продажи) и плана. Вычисляемое поле ПроцентВыполнения возвращает значение равное их отношению. Например, для января 2012 года — это 50,19% (продано было 36992,22, а план был 73697,76). 36992,22/73697,76=0,5019 (см. строку 10 на листе Исходная таблица).

Теперь проверим итоги по месяцам. За январь итоговым значением является 93,00%. Как это значение получилось?

Сначала программа вычислила СУММУ продаж за январь по всем годам, затем, вычислила СУММУ всех плановых значений. Разделив одно на другое, было получено 93,00%. В этом можно убедиться проделав вычисления самостоятельно (см. строку 10 на листе Сводная таблица, столбцы H:J).

В этом состоит одно из ограничений Вычисляемого поля — итоговые значения вычисляются только на основании суммирования.

Аналогично расчет ведется и для итогов по столбцам: находится сумма продаж и плана по годам, затем вычисляется их отношение.

Если бы для каждого месяца в исходной таблице было бы несколько сумм продаж и плановых значений, то расчет был бы аналогичен подсчету итоговых значений.

Чтобы обойти данное ограничение и вычислить, например, средний % выполнения плана для всех январских месяцев, придется отказаться от Вычисляемого поля. Создайте в исходной таблице новый столбец — отношение продажи к плану для каждого месяца (см. лист Исходная таблица2). Затем, создайте на ее основе другую сводную таблицу. В окне параметров полей значений установите Среднее.

В итоговом столбце теперь будет отображаться средний процент выполнения плана.

Изменяем и удаляем Вычисляемое поле

Вызовите тоже диалоговое окно, которое мы использовали для создания Вычисляемого поля. В выпадающем списке выберите нужное поле. Появится его формула, которую можно отредактировать, также как и название этого Вычисляемого поля.

Там же можно удалить это поле.

Еще одно ограничение

Еще одно ограничение Вычисляемого поля проявляется при попытке использовать его в качестве названия Строк или Столбцов Сводной таблицы. Этого сделать нельзя. Покажем это на нашем примере.

Изначально в исходной таблице номер месяца и года вычислялись в отдельных столбцах. Попробуем сделать эти вычисления в Вычисляемом поле.

Создать само Вычисляемое поле для номера месяца — не проблема:

Однако, перенести его в качестве строк сводной таблицы не получается.

Управление сводными таблицами в Excel

Сводная таблица – мощный инструмент Microsoft Excel. С ее помощью пользователь анализирует большие по объему диапазоны, подводит итоги всего в несколько кликов, выводит на экран только нужную в данный момент информацию.

Фильтр в сводной таблице Excel

В сводную таблицу можно преобразовать практически любой диапазон данных: итоги финансовых операций, сведения о поставщиках и покупателях, каталог домашней библиотеки и т.д.

Для примера возьмем следующую таблицу:

Создадим сводную таблицу: «Вставка» — «Сводная таблица». Поместим ее на новый лист.

Мы добавили в сводный отчет данные по поставщикам, количеству и стоимости.

Напомним, как выглядит диалоговое окно сводного отчета:

Перетаскивая заголовки, мы задаем программе инструкции для формирования сводного отчета. Если случайно допустим ошибку, из нижней области можно удалить заголовок, заменить его другим.

По данным, которые помещены в поле «Значения», подводятся итоги. В автоматическом режиме – сумма. Но можно задать «среднее», «максимум» и т.д. Если сделать это нужно для значений всего поля, то щелкаем по названию столбца и меняем способ представления итогов:

Например, среднее количество заказов по каждому поставщику:

Итоги можно менять не во всем столбце, а только в отдельной ячейке. Тогда щелкаем правой кнопкой мыши именно по этой ячейке.

Установим фильтр в сводном отчете:

1. В перечне полей для добавления в таблицу ставим галочку напротив заголовка «Склад».
2. Перетащим это поле в область «Фильтр отчета».
3. Таблица стала трехмерной – признак «Склад» оказался вверху.

Теперь мы можем отфильтровать значения в отчете по номеру склада. Нажимаем на стрелочку в правом углу ячейки и выбираем интересующие нас позиции:

В отчете отображается информация только по первому складу. Вверху видим значение и значок фильтра.

Отфильтровать отчет можно также по значениям в первом столбце.

Сортировка в сводной таблице Excel

Немного преобразуем наш сводный отчет: уберем значение по «Поставщикам», добавим «Дату».

Сделаем таблицу более полезной – сгруппируем даты по кварталам. Для этого щелкнем правой кнопкой мыши по любой ячейке с датой. В выпадающем меню выберем «Группировать». Заполним параметры группировки:

После нажатия ОК сводная таблица приобретает следующий вид:

Отсортируем данные в отчете по значению столбца «Стоимость». Кликнем правой кнопкой мыши по любой ячейке или названию столбца. Выбираем «Сортировка» и способ сортировки.

Значения в сводном отчете поменяются в соответствии с отсортированными данными:

Теперь выполним сортировку данных по дате. Правая кнопка мыши – «Сортировка». Можно выбрать способ сортировки и на этом остановиться. Но мы пойдем по другому пути. Нажмем «Дополнительные параметры сортировки». Откроется окно вида:

Установим параметры сортировки: «Дата по убыванию». Кликнем по кнопке «Дополнительно». Поставим галочку напротив «Автоматической сортировки при каждом обновлении отчета».

Теперь при появлении в сводной таблице новых дат программа Excel будет сортировать их по убыванию (от новых к старым):

Формулы в сводных таблицах Excel

Сначала составим сводный отчет, где итоги будут представлены не только суммой. Начнем работу с нуля, с пустой таблицы. За одно узнаем как в сводной таблице добавить столбец.

1. Добавим в отчет заголовок «Поставщик». Заголовок «Стоимость» три раза перетащим в поле «Значения» — в сводную таблицу добавятся три одинаковых столбца.
2. Для первого столбца оставим значение «Сумма» для итогов. Для второго – «Среднее». Для третьего – «Количество».
3. Поменяем местами значения столбцов и значения строк. «Поставщик» — в названия столбцов. «Σ значения» — в названия строк.

Сводный отчет стал более удобным для восприятия:

Научимся прописывать формулы в сводной таблице. Щелкаем по любой ячейке отчета, чтобы активизировать инструмент «Работа со сводными таблицами». На вкладке «Параметры» выбираем «Формулы» — «Вычисляемое поле».

Жмем – открывается диалоговое окно. Вводим имя вычисляемого поля и формулу для нахождения значений.

Получаем добавленный дополнительный столбец с результатом вычислений по формуле.

Экспериментируйте: инструменты сводной таблицы – благодатная почва. Если что-то не получится, всегда можно удалить неудачный вариант и переделать.

Формулы в сводной таблице в Excel

Пожалуй, самым запутанным вопросом в отношении сводных таблиц является создание в них вычисляемых полей и вычисляемых элементов. Большинство пользователей стараются избегать использования в сводных таблицах вычисляемых полей и элементов. В то же время данная функция может оказаться достаточно полезным подспорьем в работе; к тому же, если вы поймете ее работу, то увидите, что она не такая уж и сложная.

Прежде всего, приведем основные понятия.

• Вычисляемое поле. Это новое поле, создаваемое на основе других полей сводной таблицы. Если источником данных сводной таблицы является база данных рабочего листа, лучшей альтернативой будет добавить вычисляемое поле в саму эту базу и ввести в него соответствующую формулу. Вычисляемое поле может находиться только в области Значения сводной таблицы — его нельзя помещать в области Названия строк, Названия столбцов и Фильтр таблицы.

• Вычисляемый элемент. Такой элемент использует содержимое других элементов в пределах поля сводной таблицы. Если источником данных сводной таблицы является база данных рабочего листа, в качестве альтернативы в ней можно создать дополнительные строки и вставить в них формулы, основанные на существующих строках. Вычисляемый элемент может находиться в областях Названия строк, Названия столбцов и Фильтр таблицы — в области Значения его использовать нельзя.

Формулы, применяемые для создания вычисляемых полей и элементов, не являются стандартными формулами Excel. Другими словами, эти формулы не вводятся в ячейки — для их ввода используется специальное диалоговое окно. Эти формулы хранятся вместе с другими данными сводной таблицы.

В примерах, приведенных ниже, используется таблица базы данных рабочего листа, показанная на рисунке. Таблица содержит 5 полей и 48 записей. Каждая запись представляет информацию о месячных продажах некоторого торгового представителя. Например, Эльза, торговый представитель в северном регионе, продала за январь 239 единиц продукции на общую сумму 23049 долларов.

На рисунке ниже показана простая сводная таблица, созданная на основе этих данных. В ней показаны объемы продаж (область Значения), сгруппированные по месяцам (область Названия строк) и торговым представителям (область Названия столбцов).

В представленных далее примерах продемонстрировано следующее:

• создание вычисляемого поля для определения средней стоимости единицы продукции; • создание вычисляемого элемента для нахождения общей суммы по кварталам.

Создание вычисляемого поля

Поскольку сводная таблица является особым типом диапазона данных, в нее нельзя вставлять строки или столбцы. Это означает, что нельзя вставить формулы, которые бы производили расчеты на основе данных, содержащихся в сводной таблице. Для этой цели следует создавать специальные вычисляемые поля. Вычисляемое поле содержит вычисления, в которых задействованы другие поля.

Вычисляемое поле обычно используется в качестве средства отображения в сводной таблице новой информации. По существу, оно выступает альтернативой создания нового столбца в исходной базе данных. В большинстве случаев проще вставить новый вычисляемый столбец в источник данных, однако при этом источник данных должен быть доступен. Как правило, вычисляемые поля сводных таблиц используют, когда доступ к источнику данных ограничен, — например, когда источником является внешняя база данных.

Примечание

Вычисляемые поля можно использовать только в области Значения сводной таблицы. В областях Названия столбцов, Названия строк и Фильтр отчета использовать их нельзя.

Для примера предположим, что требуется вычислить среднюю стоимость единицы продукции. Данная величина может быть найдена путем деления значения поля Продажи на значение поля Единиц продано. Результат должен находиться в новом поле сводной таблицы (в вычисляемом поле).

Чтобы создать вычисляемое поле, содержащее результат деления значений поля Продажи на значения поля Единиц продано, используйте следующую процедуру.

1. Выделите любую ячейку сводной таблицы.

2. Выберите команду Работа со сводными таблицами→Параметры→Вычисления→Поля, элементы и наборы→Вычисляемое поле.

3. В открывшемся диалоговом окне введите описательное имя поля и нужную формулу. Формула может содержать функции рабочего листа и другие поля источника данных. В примере мы назовем поле Средняя цена и введем следующую формулу:

4. Щелкните на кнопке Добавить, и новое поле будет добавлено в список.

5. Щелкните на кнопке ОК, чтобы закрыть диалоговое окно.

Примечание

Формулу можно записать вручную, воспользовавшись клавиатурой или дважды щелкнув на элементе списка Поля. При двойном щелчке элемент переносится в поле Формула. Так как в имени поля Единиц продано есть пробел, Excel заключает его в одиночные кавычки.

Программа Excel добавляет созданное вычисляемое поле в область Значения сводной таблицы (оно также появится на панели списка полей). С ним можно обращаться так же, как и с любым другим полем, за одним исключением: его нельзя переместить в область Фильтр таблицы, Названия строк или Названия столбца — оно должно оставаться в области Значения.

На рисунке показана часть сводной таблицы после добавления в нее вычисляемого поля. В новом поле отображается средняя стоимость единицы продукции для каждого торгового представителя.

Используемые формулы могут содержать функции рабочего листа, однако последние не должны ссылаться на ячейки или именованные диапазоны.

Вставка в сводную таблицу вычисляемого элемента

В предыдущем разделе был описан процесс создания вычисляемого поля. Excel также позволяет создать для поля сводной таблицы вычисляемый элемент. Напомним, что создание вычисляемого поля сводной таблицы является альтернативой вставке в источник данных нового поля. С другой стороны, вычисляемый элемент сводной таблицы является альтернативой добавления в источник данных новой строки, содержащей формулы, ссылающиеся на другие строки.

В рассматриваемом примере созданы четыре вычисляемых элемента, содержащие комиссионные за квартальные объемы продаж согласно следующей схеме:

• квартал 1 — 10% от объема продаж за январь, февраль и март; • квартал 2 — 11% от объема продаж за апрель, май и июнь; • квартал 3 — 12% от объема продаж за июль, август и сентябрь; • квартал 4 — 12,5% от объема продаж за октябрь, ноябрь и декабрь.

Примечание

Модификация источника данных для получения этой информации потребовала бы вставки шестнадцати новых строк, содержащих формулы. Таким образом, в данном примере создание вычисляемых элементов представляет собой значительно более легкую задачу.

Для создания вычисляемого элемента комиссионных за первый квартал выполните следующие действия.

1. Переместите курсор ячейки в область Названия строк или Названия столбцов сводной таблицы и выберите команду Работа со сводными таблицами→Параметры→Вычисления→Поля, элементы и наборы→Вычисляемый объект.

2. В открывшемся окне в соответствующих полях введите имя элемента и формулу. В формуле можно использовать элементы других полей, но не функции рабочего листа. В нашем примере именем элемента является Комиссия 1 кв., а формула имеет следующий вид:

3. Щелкните на кнопке Добавить.

4. Повторите пп. 2-3 для создания трех остальных вычисляемых элементов, используя следующие формулы:

• комиссия 2 кв.=11%*(Апр+Май+Июн); • комиссия 3 кв.=12%*(Июл+Авг+Сен); • комиссия 4 кв.=12,5%*(Окт+Ноя+Дек).

5. Щелкните на кнопке ОК, чтобы закрыть диалоговое окно.

Примечание

Вычисляемые элементы, в отличие от вычисляемых полей, не отображаются на панели списка полей.

Предупреждение

При использовании в сводной таблице вычисляемых элементов лучше отключить строку итогов, чтобы избежать двойного суммирования. В представленном примере комиссионные также включаются в общий итог продаж (что не логично), так что для их отключения выберите команду Работа со сводными таблицами→Конструктор→Макет→Общие итоги→Включить только для строк.

После создания вычисляемых элементов они будут отображаться в сводной таблице. На рисунке показана сводная таблица после добавления вычисляемых элементов.

Обратите внимание, что по умолчанию вычисляемые элементы добавляются в конец списка. Однако при желании можно перетащить вычисляемые строки и заголовки в другое место. Альтернативой является создание для вычисляемых элементов отдельных групп. На рисунке ниже показаны две группы: одна — для объемов продаж и другая — для комиссионных вознаграждений. Это позволяет вычислять промежуточные итоги по каждой группе.