В excel функция сводная таблица

Сводная таблица в Excel. Как сделать?

Сводная таблица – это один из наиболее полезных инструментов в Excel. С ее помощью появляются широкие возможности для анализа больших массивов данных и быстрых вычислений.

Видеоурок: Как создать сводную таблицу в Excel

Что такое сводные таблицы в Excel? Пошаговая инструкция

Сводные таблицы это инструмент Excel для суммирования и анализа больших объемов данных.

Представим, что у нас есть таблица с данными продаж по клиентам за год размером в 1000 строчек:

Она содержит данные:

Даты заказов;
Регион в котором расположен клиент;
Тип клиента;
Клиент;
Количество продаж;
Выручка;
Прибыль.

Теперь, представим, что наш руководитель поставил задачу вычислить:

Какой объем выручки у региона Север за 2017 год?;
ТОП пять клиентов по выручке;
Какое место по выручке занимает клиент Лудников ИП в регионе Восток?

Для поиска ответа на эти вопросы вы можете использовать различные функции и формулы. Но что, если задач по этим данным будет не три, а тридцать? Каждый раз вам придется менять формулы и функции и подстраивать под каждый тип расчета.

Ниже мы разберем, как в решении этих задач нам поможет сводная таблица.

Как сделать сводную таблицу в Excel

Для создания таблицы выполните следующие действия:

Выделите любую ячейку в таблице с данными;
Нажмите на вкладку “Вставка” => “Сводная таблица”:

Во всплывающем диалоговом окне система автоматически определит границы данных, на основе которых вы сможете создать сводную таблицу. Рекомендую при каждом создании убеждаться в том, что система правильно определила границы диапазона данных:
- Таблица или диапазон: Система автоматически определяет границы данных. Они будут корректными при том условии, что в таблице нет пробелов в заголовках и строках. При необходимости вы можете скорректировать диапазон данных.
Система по умолчанию создает таблицу в новой вкладке файла Excel. Если вы хотите создать её в конкретном месте на определенном листе, то вы можете указать границы для создания в графе “На существующий лист”.

После нажатия кнопки “ОК” таблица будет создана.

После формирования таблицы, вы не увидите на листе никаких данных. Все что будет доступно, это ее имя и меню для выбора данных к отображению.

Теперь, прежде чем мы приступи к анализу данных, предлагаю разобраться что значит каждое поле и область сводной таблицы.

Области сводной таблицы в Excel

Для эффективной работы со сводными таблицами, важно знать принцип их работы.

Ниже вы узнаете подробней об областях:

Кэш
Область “Значения”
Область “Строки”
Область “Столбцы”
Область “Фильтры”

Что такое кэш сводной таблицы

При создании сводной таблицы, Excel создает кэш данных, на основе которых будет построена таблица.

Когда вы осуществляете вычисления, Excel не обращается каждый раз к исходным данным, а использует информацию из кэша. Эта особенность значительно сокращает количество ресурсов системы, затрачиваемых на обработку и вычисления данных.

Кэш данных увеличивает размер Excel-файла.

Область “Значения”

Область “Значения” включает в себя числовые элементы таблицы. Представим, что мы хотим отразить объем продаж регионов по месяцам (из примера в начале статьи). Область закрашенная желтым цветом, на изображении ниже, отражает значения размещенные в области “Значения”.

На примере выше создана таблица, в которой отражены данные продаж по регионам с разбивкой по месяцам.

Область “Строки”

Заголовки таблицы, размещенные слева от значений, называются строками. В нашем примере это названия регионов. На скриншоте ниже, строки выделены красным цветом:

Область”Столбцы”

Заголовки вверху значений таблицы называются “Столбцы”.

На примере ниже красным выделены поля “Столбцы”, в нашем случае это значения месяцев.

Область “Фильтры”

Область “Фильтры” используется опционально и позволяет задать уровень детализации данных. Например, мы можем в качестве фильтра указать данные “Тип клиента” – “Продуктовый магазин” и Excel отобразит данные в таблице касающиеся только продуктовых магазинов.

Сводные таблицы в Excel. Примеры

На примерах ниже мы рассмотрим, как с помощью сводных таблиц ответить на три вопроса:

Какой объем выручки у региона Север за 2017 год?;
ТОП пять клиентов по выручке;
Какое место по выручке занимает клиент Лудников ИП в регионе Восток?

Прежде чем анализировать данные, важно решить каким образом должны выглядеть данные таблицы (какие данные разметить в колонки, строки, значения, фильтры). Например, если нам нужно отобразить данные продаж клиентов по регионам, то следует поместить названия регионов в строки, месяцы в колонки, значения продаж в поле “Значения”. Как только вы представили каким образом вы видите итоговую таблицу – начинайте её создание.

В окне “Поля сводной таблицы” размещены области и поля со значениями для размещения:

Поля создаются на основе значений исходного диапазона данных. Раздел «Области» – это место, где вы размещаете элементы таблицы.

Перенос полей из области в область представляет собой удобный интерфейс, в котором, при перемещении, данные автоматически обновляются.

Теперь, попробуем ответить на вопросы руководителя из начала этой статьи на примерах ниже.

Пример 1. Какой объем выручки у региона Север?

Для вычисления объема продаж региона Север, рекомендую разместить в таблице данные продаж по всем регионам. Для этого нам потребуется:

создать сводную таблицу и поле “Регион” перенести в область “Строки”;
поле “Выручка” разместить в области “Значения”
задать финансовый числовой формат ячейкам со значениями.

Получим ответ: продажи региона Север составляют 1 233 006 966 ₽:

Пример 2. ТОП пять клиентов по продажам

Для того чтобы вычислить рейтинг ТОП пяти клиентов, нам нужно:

переместить поле “Клиент” в область “Строки”;
поле “Выручка” разместить в области “Значения”;
задать финансовый числовой формат ячейкам со значениями.

У нас получится следующая таблица:

По-умолчанию, система Excel сортирует данные в таблице в алфавитном порядке. Для сортировки данных по объему продаж выполните следующие действия:

кликните правой кнопкой на любой из строчек с данными выручки;
перейдите в меню “Сортировка” => “Сортировка по убыванию”:

Как результат мы получим отсортированный список клиентов по объему выручки.

Пример 3. Какое место по выручке занимает клиент Лудников ИП в регионе Восток?

Для расчета места по объему выручки клиента Лудников ИП в регионе Восток рекомендую сформировать сводную таблицу, в которой будут отображены данные выручки по регионам и клиентам внутри этого региона.

поместим поле “Регион” в область “Строки”;
поместим поле “Клиент” в область “Строки” под поле “Регион”;
зададим финансовый числовой формат ячейкам со значениями.

После перемещения элемента “Регион” и “Клиент” в области “Строки” друг под другом , система поймет каким образом вы хотите отобразить данные и предложит подходящий вариант.

поле “Выручка” разместим в область “Значения”.

В итоге мы получили таблицу, в которой отражены данные выручки клиентов в рамках каждого региона.

Для сортировки данных выполните следующие шаги:

кликните правой кнопкой на любой из строчек с данными выручки;
перейдите в меню “Сортировка” => “Сортировка по убыванию”:

В полученной таблице мы можем определить какое место занимает клиент Лудников ИП среди всех клиентов региона Восток.

Существует несколько вариантов для решения этой задачи. Вы можете перенести поле “Регион” в область “Фильтры” и в строчках разместить данные продаж клиентов, таким образом отразив данные по выручке только клиентов региона Восток.

Создание сводной таблицы для анализа данных листа

В этом курсе:

Сводная таблица — это эффективный инструмент для вычисления, сведения и анализа данных, который упрощает поиск сравнений, закономерностей и тенденций.

Создание сводной таблицы

Выделите ячейки, на основе которых вы хотите создать сводную таблицу.

Примечание: Ваши данные не должны содержать пустых строк или столбцов. Они должны иметь только однострочный заголовок.

На вкладке Вставка нажмите кнопку Сводная таблица.

В разделе Выберите данные для анализа установите переключатель Выбрать таблицу или диапазон.

В поле Таблица или диапазон проверьте диапазон ячеек.

В разделе Укажите, куда следует поместить отчет сводной таблицы установите переключатель На новый лист, чтобы поместить сводную таблицу на новый лист. Можно также выбрать вариант На существующий лист, а затем указать место для отображения сводной таблицы.

Нажмите кнопку ОК.

Настройка сводной таблицы

Чтобы добавить поле в сводную таблицу, установите флажок рядом с именем поля в области Поля сводной таблицы.

Примечание: Выбранные поля будут добавлены в области по умолчанию: нечисловые поля — в область строк, иерархии значений дат и времени — в область столбцов, а числовые поля — в область значений.

Чтобы переместить поле из одной области в другую, перетащите его в целевую область.

Данные должны быть представлены в виде таблицы, в которой нет пустых строк или столбцов. Рекомендуется использовать таблицу Excel, как в примере выше.

Таблицы — это отличный источник данных для сводных таблиц, так как строки, добавляемые в таблицу, автоматически включаются в сводную таблицу при обновлении данных, а все новые столбцы добавляются в список Поля сводной таблицы. В противном случае необходимо либо изменить исходные данные для сводной таблицы, либо использовать динамический диапазон с именованной формулой.

Все данные в столбце должны иметь один и тот же тип. Например, не следует вводить даты и текст в одном столбце.

Сводные таблицы применяются к моментальному снимку данных, который называется кэшем, а фактические данные не изменяются.

Создание сводной таблицы

Если у вас недостаточно опыта работы со сводными таблицами или вы не знаете, с чего начать, лучше воспользоваться рекомендуемой сводной таблицей. При этом Excel определяет подходящий макет, сопоставляя данные с наиболее подходящими областями в сводной таблице. Это позволяет получить отправную точку для дальнейших экспериментов. После создания рекомендуемой сводной таблицы вы можете изучить различные ориентации и изменить порядок полей для получения нужных результатов.

Читать еще: Функция смещение в excel

Вы также можете скачать интерактивный учебник Создание первой сводной таблицы.

Рекомендуемые сводные таблицы

Создание сводной таблицы вручную

Щелкните ячейку в диапазоне исходных данных и таблицы.

На вкладке Вставка нажмите кнопку Рекомендуемые сводные таблицы.

«Рекомендуемые сводные таблицы» для автоматического создания сводной таблицы» />

Excel проанализирует данные и предоставит несколько вариантов, как в этом примере:

Выберите сводную таблицу, которая вам понравилась, и нажмите кнопку ОК. Excel создаст сводную таблицу на новом листе и выведет список Поля сводной таблицы.

Щелкните ячейку в диапазоне исходных данных и таблицы.

На вкладке Вставка нажмите кнопку Сводная таблица.

Если вы используете Excel для Mac 2011 или более ранней версии, кнопка «Сводная таблица» находится на вкладке Данные в группе Анализ.

Появится диалоговое окно Создание сводной таблицы, в котором указан ваш диапазон или имя таблицы. В этом случае мы используем таблицу «таблица_СемейныеРасходы».

В разделе Укажите, куда следует поместить отчет сводной таблицы установите переключатель На новый лист или На существующий лист. При выборе варианта На существующий лист вам потребуется указать ячейку для вставки сводной таблицы.

Нажмите кнопку ОК. Excel создаст пустую сводную таблицу и выведет список Поля сводной таблицы.

В верхней части области имя поля установите флажок для поля, которое вы хотите добавить в сводную таблицу. По умолчанию нечисловые поля добавляются в область строк , поля даты и времени добавляются в область столбцов , а числовые поля добавляются в область значений . Вы также можете вручную перетащить любой доступный элемент в любое поле сводной таблицы или если вы больше не хотите использовать элемент в сводной таблице, просто перетащите его из списка полей или снимите флажок. Возможность изменить порядок элементов полей — это одна из функций сводной таблицы, которая делает ее более удобной для быстрого изменения внешнего вида.

Список полей сводной таблицы

Соответствующие поля в сводной таблице

По умолчанию поля сводной таблицы, помещаемые в область значений , будут отображаться в виде суммы. Если приложение Excel интерпретирует данные как текст, оно будет отображаться как количество. Поэтому важно убедиться, что вы не намерены смешивать типы данных для полей значений. Чтобы изменить вычисление по умолчанию, сначала щелкните стрелку справа от имени поля и выберите параметр Параметры поля .

Затем измените функцию в разделе Суммировать по. Обратите внимание на то, что при изменении метода вычисления Excel автоматически добавляет его название в раздел Пользовательское имя (например, «Сумма по полю имя_поля»), но вы можете изменить это имя. Чтобы изменить числовой формат для всего поля, нажмите кнопку Число. .

Совет: Так как при изменении способа вычисления в разделе Суммировать по обновляется имя поля сводной таблицы, не рекомендуется переименовывать поля сводной таблицы до завершения ее настройки. Вместо того чтобы вручную изменять имена, можно выбрать пункт Найти (в меню «Изменить»), в поле Найти ввести Сумма по полю, а поле Заменить оставить пустым.

Значения также можно выводить в процентах от значения поля. В приведенном ниже примере мы изменили сумму расходов на % от общей суммы.

Вы можете настроить такие параметры в диалоговом окне Параметры поля на вкладке Дополнительные вычисления.

Отображение значения как результата вычисления и как процента

Просто перетащите элемент в раздел Значения дважды, щелкните значение правой кнопкой мыши и выберите команду Параметры поля, а затем настройте параметры Суммировать по и Дополнительные вычисления для каждой из копий.

При добавлении новых данных в источник необходимо обновить все основанные на нем сводные таблицы. Чтобы обновить одну сводную таблицу, можно щелкнуть правой кнопкой мыши в любом месте ее диапазона и выбрать команду Обновить. При наличии нескольких сводных таблиц сначала выберите любую ячейку в любой сводной таблице, а затем на ленте откройте вкладку Анализ сводной таблицы, щелкните стрелку под кнопкой Обновить и выберите команду Обновить все.

Если вы создали сводную таблицу и решили, что она больше не нужна, можно просто выделить весь диапазон сводной таблицы, а затем нажать клавишу Delete. Это не повлияет на другие данные, сводные таблицы и диаграммы вокруг него. Если сводная таблица находится на отдельном листе, где больше нет нужных данных, вы можете просто удалить этот лист. Так проще всего избавиться от сводной таблицы.

Теперь вы можете вставить сводную таблицу в электронную таблицу в Excel Online.

Важно: Не рекомендуется создавать сводные таблицы и работать над ними в электронной таблице одновременно с другими пользователями.

Выделите таблицу или диапазон в электронной таблице.

На вкладке Вставка нажмите кнопку Сводная таблица.

В Excel появится диалоговое окно Создание сводной таблицы, в котором будет указан ваш диапазон или имя таблицы.

Примечание: Указанная ячейка должна находиться за пределами таблицы или диапазона.

Нажмите кнопку ОК. Excel создаст пустую сводную таблицу и выведет список Поля сводной таблицы.

В верхней части области поля сводной таблицы установите флажок для поля, которое вы хотите добавить в сводную таблицу. По умолчанию нечисловые поля добавляются в область » строки «, поля даты и времени добавляются в область столбцов , а числовые поля — в область » значения «. Вы также можете вручную перетащить любой доступный элемент в любое поле сводной таблицы или если вы больше не хотите использовать элемент в сводной таблице, просто перетащите его из списка полей или снимите флажок. Возможность изменить порядок элементов полей — это одна из функций сводной таблицы, которая делает ее более удобной для быстрого изменения внешнего вида.

Список полей сводной таблицы

Соответствующие поля в сводной таблице

По умолчанию поля сводной таблицы, помещаемые в область значений , будут отображаться в виде суммы. Если приложение Excel интерпретирует данные как текст, оно будет отображаться как количество. Поэтому важно убедиться, что вы не намерены смешивать типы данных для полей значений. Вы можете изменить вычисление по умолчанию, щелкнув стрелку справа от имени поля, а затем выбрав параметр Параметры поля значения .

Затем измените функцию в разделе Операция. Обратите внимание на то, что при изменении метода вычисления Excel автоматически добавляет его название в раздел Пользовательское имя (например, «Сумма по полю имя_поля»), но вы можете изменить имя. Чтобы изменить числовой формат для всего поля, нажмите кнопку Числовой формат.

Совет: Так как при изменении способа вычисления в разделе Операция обновляется имя поля сводной таблицы, не рекомендуется переименовывать поля сводной таблицы до завершения ее настройки. Вместо того чтобы вручную изменять имена, можно нажать кнопку Найти и заменить (CTRL+H), в поле Найти ввести Сумма по полю, а поле Заменить оставить пустым.

Значения можно также выводить в процентах от значения поля. В приведенном ниже примере мы изменили сумму расходов на % от общей суммы.

Вы можете настроить такие параметры в диалоговом окне Параметры поля значений на вкладке Дополнительные вычисления.

диалоговое окно «Дополнительные вычисления»» />

Отображение значения как результата вычисления и как процента

Просто перетащите элемент в раздел Значения дважды, а затем настройте параметры Операция и Дополнительные вычисления для каждой из копий.

При добавлении новых данных в источник необходимо обновить все основанные на нем сводные таблицы. Чтобы обновить сводную таблицу, можно щелкнуть правой кнопкой мыши в любом месте ее диапазона и выбрать команду Обновить

Если вы создали сводную таблицу и решили, что она больше не нужна, можно просто выделить весь диапазон сводной таблицы, а затем нажать клавишу DELETE. Это не повлияет на другие данные, сводные таблицы и диаграммы вокруг него. Если сводная таблица находится на отдельном листе, где больше нет нужных данных, вы можете просто удалить этот лист. Так проще всего избавиться от сводной таблицы.

Дополнительные сведения

Вы всегда можете задать вопрос специалисту Excel Tech Community, попросить помощи в сообществе Answers community, а также предложить новую функцию или улучшение на веб-сайте Excel User Voice.

Примечание: Эта страница переведена автоматически, поэтому ее текст может содержать неточности и грамматические ошибки. Для нас важно, чтобы эта статья была вам полезна. Была ли информация полезной? Для удобства также приводим ссылку на оригинал (на английском языке).

Примеры работы функции ПОЛУЧИТЬ.ДАННЫЕ.СВОДНОЙ.ТАБЛИЦЫ в Excel

Функция ПОЛУЧИТЬ.ДАННЫЕ.СВОДНОЙ.ТАБЛИЦЫ в Excel предназначена для получения доступа к полям данных сводных таблиц и возвращает данные в соответствии с запросом (формируется на основе переданных в данную функцию аргументов).

Пример как использовать функцию ПОЛУЧИТЬ.ДАННЫЕ.СВОДНОЙ.ТАБЛИЦЫ в Excel

Пример 1. В таблице Excel содержатся данные о поступлениях бытовой техники различного типа и от разных производителей на склад интернет-магазина по номеру дня. Создать сводную таблицу на основе существующей, получить данные о количестве полученных ноутбуках фирмы Samsung и их общей стоимости с помощью функции ПОЛУЧИТЬ.ДАННЫЕ.СВОДНОЙ.ТАБЛИЦЫ.

Создадим сводную таблицу на новом листе, которая категорирует данные по типу техники и фирме-производителе, и содержит данные о количестве поступивших товаров и их общей сумме:

Для получения искомых данных можно вручную ввести следующую функцию:

«Количество» – поле сводной таблицы, данные из которого требуется получить;
A4:C15 – диапазон ячеек, в которых находится сводная таблица;
«Наименование»;»Ноутбук»;»Фирма»;»Samsung» – характеристика получаемых данных, на основании которой производится поиск требуемых данных.

Читать еще: Как в excel пользоваться формулами в

Как видно, результат совпадает со значением, хранящимся в сводной таблице. Для получения значения поля «Сумма» воспользуемся более удобным способом получения данных, когда рассматриваемая функция генерируется автоматически. Для этого выделим ячейку G8, вставим символ «=» и выделим ячейку B7:

Данная формула была сгенерирована автоматически. Полученный результат:

С помощью данной формулы мы имеем возможность получить доступ к любым значениям полей сводной таблицы Excel.

Выборка данных из сводной таблицы с помощью формулы Excel

Пример 2. На основании данных из первого примера необходимо определить, насколько количество привезенных на склад телевизоров Samsung превышает количество телевизоров LG, а также разницу их общей стоимости.

При работе с исходной таблицей нужно было бы отыскать данные для каждого поступления требуемой техники, что потребовало бы огромные временные затраты, если таблица содержала, например, данные за последний год. Благодаря использованию сводной таблицы и рассматриваемой функции расчет сводится к простым формулам:

Формула 1 для разницы количества:

Формула 2 для разницы общей суммы:

К числу достоинств данной функции относится не только возможность получения результатов в любом удобном представлении. Все полученные значения находятся в динамической зависимости с исходной таблицей, то есть будут обновляться при внесении изменений в исходную таблицу.

Формула для анализа данных полученных из сводной таблицы Excel

Пример 3. В таблицу Excel выгружены статистические данные сайта в виде таблицы с полями «День», «Логин», «Страна» и «Время активности». Определить среднее время активности на сайте за исследуемый период для пользователей из каждой страны, вычислить наибольшее среди полученных значений.

Создадим сводную таблицу на новом листе и добавим поля для отображения среднего значения времени активности на сайте:

Произведем расчет для пользователя из GB (Великобритания):

Формула выглядит очень громоздкой, однако ее аргументы генерируются автоматически при выборе соответствующих ячеек. Итоговые результаты расчета:

Определим наибольшее значение с помощью соответствующей формулы:

Как видно, на сайте в среднем больше времени проводили пользователи из UA (Украины).

Особенности использования функции ПОЛУЧИТЬ.ДАННЫЕ.СВОДНОЙ.ТАБЛИЦЫ в Excel

Рассматриваемая функция имеет следующий синтаксис:

ПОЛУЧИТЬ.ДАННЫЕ.СВОДНОЙ.ТАБЛИЦЫ( поле_данных; сводная_таблица ; [поле1; элем1; поле2; элем2]; …)

Описание аргументов (первые два являются обязательными для заполнения):

поле_данных – аргумент, характеризующий имя поля данных, в котором содержатся данные для извлечения. Должен быть представлен текстовой строкой, например «Покупки».
сводная_таблица – аргумент, принимающий ссылку на всю сводную таблицу, либо на некоторый диапазон ячеек, содержащийся в ней. Необходим для определения сводной таблицы, данные из которой требуется получить.
[поле1; элем1; поле2; элем2]; … — необязательные аргументы, характеризующие данные, которые необходимо получить. Функция принимает до 126 пар имен полей и элементов. Имена элементов необходимо заключать в кавычки (исключением являются данные числового типа и даты).

В качестве аргумента сводная_таблица может быть передан диапазон ячеек, который включает сразу несколько сводных таблиц. В этом случае функция ПОЛУЧИТЬ.ДАННЫЕ.СВОДНОЙ.ТАБЛИЦЫ будет извлекать данные из созданной последней таблицы.
Если аргумент сводная_таблица принимает диапазон пустых ячеек, рассматриваемая функция вернет код ошибки #REF!.
Пара поле1; элем1, ссылающаяся на одну и ту же ячейку, вернут данные из данной ячейки, которые могут быть любого типа, включая код ошибки.
Код ошибки #ССЫЛКА! Будет возвращен в случае, если аргументы функции указывают на невидимое поле или содержат фильтр, не отображающий данные согласно установленным им условиям.
Для корректного отображения данных в формате Время и Дата необходимо выполнять прямое преобразование (использовать функции ДАТА, ДАТАЗНАЧ и ВРЕМЯ).

Сводные таблицы используются для создания удобочитаемого отчета на основе данных из имеющейся громоздкой таблицы с большим количеством полей данных.
В Excel реализован визуальный интерфейс создания сводных таблиц, который делает данный процесс простым и наглядным. Однако алгоритм форматирования таких таблиц не является достаточно гибким, поэтому зачастую не удается достичь ожидаемого результата.
Один из специалистов Microsoft предложил новый метод, согласно которому созданная сводная таблица является не окончательным действием, а лишь промежуточным этапом при создании отчетов. Требуется самостоятельно создать оболочку итогового отчета, которая затем будет заполнена данными из сводной таблицы с использованием рассматриваемой функции. При этом сводная таблица может иметь примитивный вид, не требует форматирования и может находиться на скрытом листе в качестве невидимой базы данных.
При необходимости можно отключить функционал автоматического генерирования рассматриваемой функции. Для этого в параметрах сводных таблиц необходимо снять флажок перед «Создать GetPivotData».
Синтаксис функции достаточно сложный, поэтому чтобы упростить работу с ней, можно выполнить следующие действия:

выделить пустую ячейку и ввести символ «=»;
выделить поле данных с требуемой информацией в сводной таблице;
функция с требуемыми аргументами сгенерируется автоматически.

Общие сведения о сводных таблицах

БД.xlsx (30,9 KiB, 1 306 скачиваний)

Несмотря на то, что первая возможность создания сводных таблица появилась еще в Excel 5.0(аж в 1993 году), даже сейчас лишь немногие из пользователей Excel используют сводные таблицы для решения задач. Кто-то считает, что сводные таблицы это нечто слишком сложное, кто-то про них даже не слышал. В данном разделе (Сводные таблицы) я постараюсь убедить читателей в том, что это не так. На самом деле ничего сложного в сводных таблицах нет. А вот польза при анализе информации просто неоценима.

Для чего же нужны сводные? В Excel работу можно разделить на две категории: анализ(вычисление) и форматирование данных. Под вычислениями и анализом я понимаю получение неких показателей на основании имеющихся данных. А форматирование — не закраска ячеек цветом, а вид представления таблиц данных. Все это можно сделать и формулами. Предположим, есть исходные ежедневные данные по продажам всех филиалов за полгода. Из этих данных необходимо построить отчет в разрезе каждого филиала и для филиала в разрезе месяца. Плюс сводные отчеты по каждому филиалу за все полгода. А теперь представим как это будет выглядеть формулами:
-сначала надо получить список месяцев;
-затем список уникальных наименований филиалов;
-далее создать листы с рыбой таблиц, в которые надо будет собрать данные из исходной таблицы при помощи СУММЕСЛИ, СУММПРОИЗВ и им подобным.
При должном опыте можно уложиться минут в 15-20. С использованием сводных это можно сделать за две минуты.

Сводная таблица (Pivot Table) – инструмент Excel, используемый для создания уникального представления данных и последующего анализа. Сводная таблица может быть построена на основе правильно сформированной исходной таблицы данных:

таблица данных не должна содержать объединенных ячеек
не должна содержать полностью пустых строк и пустых столбцов
в каждом столбце должны содержаться данные одного типа (либо текст, либо дата, либо числа)
каждый столбец должен иметь уникальный, краткий и информативный заголовок
столбцы должны идти одной строкой и не должны содержать пустых и объединенных ячеек

Данные сводных таблиц можно группировать, сортировать, фильтровать и менять местами с целью получения различных аналитических отчетов. Что немаловажно — сводные таблицы никоим образом не меняет исходные данные, на основе которых построена сводная. Можно как угодно менять и данные местами в сводной и исключать из отчета — исходные данные останутся такими, какими и были.
Но если изменить исходные данные, то изменение данных не будет автоматически отражено внутри сводных таблиц — для этого надо будет принудительно обновить отчет сводной таблицы:

Выделить любую ячейку сводной таблицы→Правая кнопка мыши→Обновить (Refresh) или вкладка Данные (Data) →Обновить все (Refresh all) →Обновить (Refresh) .

СОЗДАНИЕ СВОДНОЙ ТАБЛИЦЫ

Выделить любую ячейку исходной таблицы
Вкладка Вставка (Insert) →группа Таблица (Table) →Сводная таблица (PivotTable)
В диалоговом окне Создание сводной таблицы (Create PivotTable) проверить правильность выделения диапазона данных (или установить новый источник данных), определить место размещения Сводной таблицы:
- На новый лист (New Worksheet)
- На существующий лист (Existing Worksheet)
нажать OK

СВОДНАЯ ТАБЛИЦА СОСТОИТ ИЗ ЧЕТЫРЕХ ОБЛАСТЕЙ:
Область данных – основная область сводной таблицы, в которой производятся расчеты. Содержит основные итоговые данные по числовым полям. В область данных можно поместить одно и тоже поле, но с разными вычислениями (например одно Сумма по полю, другое Количество по полю).
Основные вычислительные функции области данных:

 Сумма (Sum)
 Количество (Count)
 Среднее (Average)
 Максимум (Max)
 Минимум (Min)
 Произведение (Product)

Область строк – состоит из заголовков в левой части сводной таблицы и отображает уникальные значения вставленного поля.
Область столбцов – состоит из заголовков столбцов сводной таблицы.
Область страниц и фильтров – необязательная область. Расположена в верхней части сводной таблицы и выполняет функции фильтрации по вставленным в неё полям.

При использовании сводной таблицы следует учитывать, что она не обновляет свои значения автоматически при изменении значений в исходных данных. Для выполнения обновления необходимо выделить любую ячейку сводной таблицы→Правая кнопка мыши→Обновить (Refresh) или вкладка Данные (Data) →Обновить (Refresh) . Это связано с тем, что сводная не содержит прямой ссылки на исходные данные, а хранит их в кэше, что позволяет сводной достаточно быстро обрабатывать данные.

Статья помогла? Поделись ссылкой с друзьями!

Поиск по меткам

Поделитесь своим мнением

Комментарии, не имеющие отношения к комментируемой статье, могут быть удалены без уведомления и объяснения причин. Если есть вопрос по личной проблеме — добро пожаловать на Форум

Создание сводной таблицы в Excel

Сводные таблицы в программе Excel предназначены для быстрой группировки больших объемов данных для дальнейшей аналитики и формирования отчетности. Инструмент работает по принципу конструктора, когда из имеющейся таблицы могут быть получены те же данные под альтернативным углом зрения и в разных “разрезах” в другой таблице. Итак, давайте разберемся, каким образом строятся сводные таблицы в Эксель.

Читать еще: Формула условия в excel

Классический способ составления сводной таблицы

В качестве примера рассмотрим алгоритм действий для составления сводных таблиц в Microsoft Excel 2019. Эта же логика может применяться и в более ранних версиях программы.

В качестве исходной (базовой) таблицы возьмем данные по продажам по продажам. В таблице присутствует информация о наименовании товара, поле, виде спорта, а также, основных экономических показателях, таких как количество проданных единиц, цена и сумма в руб. При этом, если по одному и тому же наименованию товара было несколько продаж, то и строчек будет несколько.

Для корректного формирования сводной таблицы всегда очень важно представлять себе, как должен выглядеть конечный результат. Другими словами, нужно понимать, какую информацию мы хотим видеть в обработанном виде.

В рассматриваемом нами примере цель сводной таблицы – понять, сколько женской обуви для тенниса с детализацией по наименованиям товара мы продали. Также сводная таблица должна отражать общую сумму по тому или иному наименованию. Причем если, например, кроссовки того или иного размера продавались не раз и данные по ним разбросаны по нескольким строкам, в итоге нам необходимо увидеть общую сумму одной строке.

Шаг 1. Создаем “умную таблицу”

Как только мы сделаем нашу базовую таблицу “умной” (или динамической, то есть способной автоматически изменяться), при добавлении в нее новых строк с данными, они в автоматическом режиме будут отображаться и в сводной таблице.

Сперва кликаем по любой ячейке внутри таблицы. Далее переключаемся во вкладку “Главная”, находим раздел “Стили” и нажимаем в нем на функцию “Форматировать как таблицу”. В раскрывшемся перечне определяемся с нужным стилем (цветовая гамма, наличие или отсутствие прорисованных границ) и щелкаем по нему.
Откроется окно, в котором необходимо указать координаты таблицы. Чаще всего, область уже выбрана и от нас требуется только нажать на кнопку ОК. Но будет нелишним убедиться в том, что все указано верно. Также у нас есть возможность изменить диапазон таблицы (если это требуется). И не забываем ставить галочку напротив опции “Таблица с заголовками”.
Мы получили “умную таблицу”, которая будет “растягиваться” при добавлении в нее новой информации. Программа автоматически присвоит ей имя и переключится во вкладку “Конструктор”, где мы можем вносить изменения в созданную таблицу, в т.ч. изменить ее имя.

Примечание: Преобразование простой таблицы в “умную” не является обязательным требованием, и этот шаг, при желании, можно пропустить. В этом случае, после каждой корректировки исходной таблицы сводную придется формировать заново либо обновлять, пользуясь методом, который описан в конце статьи.

Шаг 2. Формируем сводную таблицу

Переключаемся во вкладку “Вставка”, в левом углу нажимаем на кнопку “Таблицы” и в появившемся перечне вариантов выбираем “Сводная таблица”.
Откроется окно создания сводной таблицы, в котором уже указан диапазон исходных значений (в нашем случае – автоматически выбрана “Таблица2”, которую мы создали в шаге 1). В случае необходимости диапазон можно скорректировать или же указать Имя таблицы, из которой нужно собрать сводную.
В этом же окне выбираем, где следует разместить новую таблицу. Варианта два – на новом листе или существующем. При прочих равных условиях приоритетнее первый вариант, но конечный выбор остается за пользователем. После того, как мы определились с выбором и поставили нужную отметку (в нашем примере – на новом листе), нажимаем ОК.
После проделанных действий будет создана форма сводной таблицы на отдельном листе. Справа представлено окно “Поля сводной таблицы”. В верхней половине располагается, непосредственно, перечень самих полей (соответствует названиям столбцов в исходной таблице), в нижней – доступные области для настроек:
- Фильтр
- Столбцы
- Строки
- Значения
Перемещаем с помощью левой кнопки мыши необходимые поля из верхней части в области внизу, таким образом, конфигурируя подходящую под наши задачи таблицу. Здесь нет единого правила, как именно правильно выполнить все настройки, так как у всех пользователей разные исходные табличные данные и конечные цели. В нашем случае выполняем следующие перемещения:
- “Пол” и “Вид спорта” – в “Фильтр”
- “Столбцы” в нашем случае оставляем пустыми
- “Наименование” – в “Строки”
- “Сумма, руб.” – в “Значения”.
По мере выполнения перемещений можно наблюдать, как формируется структура таблицы и в ней заполняются данные. В итоге мы получаем финальную таблицу, над которой располагается выбранные нами фильтры по “Полу” и “Виду спорта”.

Шаг 3. Применяем фильтры и другие настройки

Теперь вернемся к нашей задаче. Нам нужно отфильтровать данные по полу (женский) и оставить только строки, которые относятся к виду спорта “теннис”.

Кликаем по текущему значения фильтра “Пол”, выбираем из списка “женский” и нажимаем кнопку OK.
Аналогичным образом настраиваем фильтр по “Виду спорта”, оставив только “теннис”.
Таким образом, мы получили финальную таблицу с нужно нам информацией.

Различные варианты сводной таблицы

В рассмотренном примере был показан только один вариант построения сводной таблицы.

Чтобы сконструировать отличную от предыдущей форму, снова воспользуемся окном списка полей (справа). Если вы специально или случайно закрыли это окно, чтобы вернуть его, кликаем правой кнопкой мыши по любой ячейке внутри таблицы и в открывшемся контекстном меню выбираем пункт “Показать список полей”.

Давайте теперь попробуем перетащить в пустую область “Столбцы” поле “Цена, руб.”, предварительно убрав ранее заданные фильтры, чтобы увидеть, как именно преобразится таблица в ее начальном виде.

Благодаря нашим стараниям таблица изменила свой вид. Теперь есть возможность увидеть разбивку суммы по ценам за единицу товара. При желании и необходимости снова можно задействовать фильтры по полу или виду спорта.

Также можно попробовать добавить в таблицу еще больше информации. Для этого снова открываем список полей и перетаскиваем поле “Продано, шт.” в область “Строки”.

Данное действие позволит выявить, встречались ли в базовой таблице продажи под одинаковому наименованию товара в разных строках. Как видим, для беговых кроссовок 35 размера так и есть.

Помимо этого, в программе есть возможность представить числовые данные в виде гистограммы. Отмечаем необходимую ячейку, переключаемся в главную вкладку, нажимаем на функцию “Условное форматирование”, далее в открывшемся перечне кликаем по кнопке “Гистограммы” и щелкаем по варианту, который понравился больше всего.

Гистограмма настроена для выделенной ячейки. Осталось только нажать на кнопку справа от ячейки и выбирать одну из опций “Применить правило форматирования ко всем ячейкам…”.

Видоизмененная таблица стала более наглядной и привлекательной.

Использование Мастера сводных таблиц

Сводная таблица может быть создана с помощью инструмента под названием “Мастер сводных таблиц”. Но предварительно нужно вынести значок Мастера на Панель быстрого доступа. Для этого выполняем следующую цепочку действий:

Открываем меню Файл, кликаем по строке “Параметры”, далее – “Панель быстрого доступа”. Выбрав “Команды не на ленте” в предлагаемом перечне нам нужен пункт “Мастер сводных таблиц и диаграмм”. Отмечаем его курсором, нажимаем “Добавить >>” и завершаем настройки кликом по кнопке OK.
В самом верхнем левом углу окна программы появится значок, нажав на который, запускаем Мастер сводных таблиц.
В открывшемся окне необходимо выбрать источник данных, и на выбор может предлагаться до четырех опций. В нашем случае останавливаемся на первом варианте, т.е. создаем таблицу из списка или базы данных Excel. В нижней части окна выбираем пункт “сводная таблица” и нажимаем “Далее”.
Появится следующее окно, где нужно указать координаты исходной таблицы, из которой будет сформирована сводная таблица. Если мы согласны с диапазоном, присвоенным программой автоматически, кликаем по кнопке “Далее”, либо сначала выделяем нужную область и затем уже двигаемся дальше.
Аналогично ранее рассмотренному примеру выбираем место для размещения сводной таблицы и кликаем “Готово”. На выбор предлагаются две опции.
- на новом листе
- на существующем листе (нужно выбрать конкретный лист).
Будет создана уже знакомая нам форма для конструирования сводной таблицы. Далее приступаем к ее настройке согласно нашим пожеланиям и задачам.

Важные моменты, которые нужно учитывать при формировании сводных таблиц

Если в исходной таблице данные не совсем корректны, они в таком же виде перенесутся и в сводную. То есть, если, например, в исходной таблицы в одной строке написано “Кроссовки беговые, размер 35″, а в другой “Кросовки беговые, размер 35″, то в сводной таблице оба этих варианта будут отображены как две отдельные строки, и никакой консолидации данных по ним не будет.
Если первоначальная таблица не была преобразована в “умную” на первоначальном этапе, и сводная таблица создана из простой, необходимо проверить, чтобы все заголовки в шапке таблицы были заполнены. В противном случае, программа может выдать ошибку.
Если сводная таблица построена на базе простой (не “умной”), то после любых изменений исходной таблицы нужно обновлять данные сводной с помощью кнопки “Обновить все” во вкладке “Данные”. Однако, при этом нужно учитывать, что обновление не удастся сделать, если были добавлены строки или столбцы за пределами ранее указанных границ.

Заключение

Итак, сводную таблицу в Excel можно создать, пользуясь двумя методами: классическим и с помощью Мастера сводных таблиц. Последний охватывает более широкий спектр альтернатив на этапе выбора источников данных, однако, в большинстве случаев первый способ более чем достаточен для для конструирования сводной таблицы.