Связанные таблицы в excel

Формула для создания связи ВПР между двумя таблицами в Excel

Иногда данные, которые нужно найти, могут находится на разных таблицах. Часто приходится делать выборку данных по нескольким таблицам Excel. Пользователь должен иметь возможность определять из какой таблицы делать выборку по критериям условий для того или иного типа данных. Для этого можно создать специальную формулу.

Как связать две таблицы одной формулой для выборки ВПР по условию

Ниже на рисунке представлена таблица для вычисления налоговой суммы. Пользователь имеет возможность определять семейное положение сотрудника (женат или Неженат). Если пользователь выберет условие «Неженат», выборка должна выполнятся по таблице «Неженатые сотрудники». Если будет выбран критерий «Женат» выборка будет произведена по таблице «Женатые сотрудники». Формула для расчета налогов при условии женат или Неженат сотрудник фирмы:

Чтобы создать переключатель между таблицами можно использовать имена диапазонов ячеек и функцию ДВССЫЛ. После чего нужно составить формулу. Необходимо сначала создать два именных диапазона:

1. Женат – для таблицы «Женатые сотрудники».
2. Неженат – для таблицы «Неженатые сотрудники».



Чтобы присвоить отдельные имена для каждого из диапазонов этих двух таблиц сделайте следующее:

1. Выделите диапазон ячеек A3:D10.
2. Выберите инструмент: «ФОРМУЛЫ»-«Определенные имена»-«Присвоить имя». Появится окно «Создание имени» как показано на рисунке:
3. В поле «Имя:» введите значение – Женат. И нажмите ОК.
4. Выделите диапазон ячеек из второй таблицы F3:I10.
5. Снова выберите инструмент «Присвоить имя» на вкладке «ФОРМУЛЫ» и заполните поле «Имя:» значением – Неженат, как на рисунке:
6. Нажмите Ок.

Для точности и удобства ввода входных значений в ячейке… используется выпадающий список создан инструментом: «ДАННЫЕ»-«Работа с данными»-«Проверка данных»-«Тип данных:»-«Список».

Выпадающий список состоит только из двух значений: «Женат» «Неженат». Точно такие же как названия имен диапазонов ячеек, созданных ранее. Значение ячейки E12 будет использовано для переключения между таблицами при поиске по условию. Поэтому значения и имена диапазонов должны быть идентичны.

В основе данной формулы лежит функция ВПР. Ее второй аргумент где указывается исходная таблица содержит функцию ДВССЫЛ. Данная функция имеет первый аргумент «Ссылка на ячейку», который преобразует входящий текст в ссылку на ячейку или диапазон. На самом первом рисунке ячейка E12 содержит значение «Неженат». Функция ДВССЫЛ пытается преобразовать этот текст в ссылку на ячейку или в имя диапазона. Если текст не преобразовывается в ссылку на ячейку (как в данном примере), тогда функция ДВССЫЛ проверяет нет ли в данной рабочей книге имен диапазонов ячеек с таким же названием. Если небыли бы созданы такие имена диапазонов, тогда функция вернула бы ошибку с кодом #ССЫЛКА!

В синтаксисе функции ДВССЫЛ имеется второй необязательный для заполнения аргумент – называется «A1». Значение ИСТИНА в данном аргументе значит, что ссылка на ячейку записана в формате A1, а значение ЛОЖЬ – формате R1C1. В случае названых имен диапазонов ячеек функция ДВССЫЛ вернет правильный результат в независимости от того, что указано во втором опциональном ее аргументе «A1»: ИСТИНА или ЛОЖЬ.

Функция ДВССЫЛ может также возвращать внешние ссылки на другие листы и даже другие рабочие книги Excel. Но при условии, что рабочая книга, на которую ссылается функция будет открыта. Иначе будет возвращена ошибка с кодом #ССЫЛКА!

Связанные таблицы в excel

Если вы ещё не знакомы со сводными таблицами, то начните с этой статьи.

Бывает так, что анализируемые данные попадают к нам в виде отдельных таблиц, которые, тем не менее, нужно связать. Это легко может сделать MS Access, а в Excel для этого приходилось всегда использовать формулы типа ВПР (VLOOKUP). Однако, начиная с Excel 2013, у нас появилась возможность при построении сводной таблицы в качестве источника использовать несколько таблиц, связанных между собой по ключевым полям.

В нашем примере мы располагаем 4-мя таблицами: Заказы , Строки заказов , Товары , Клиенты .

Таблица Строк заказов:

Исходные таблицы оформлены в виде умных таблиц: Orders , OrderLines , Goods и Clients .

Вполне очевидно, что таблицы Orders и OrderLines могут быть связаны по полю ID_Заказа , таблицы Orders и Clients — по полю ID_клиента , таблицы OrderLines и Goods — по полю ID_товара .

Скачать пример

Создание модели данных

Создадим сводную таблицу на основе любой из имеющихся таблиц.

Выбираем в меню Вставка пункт Сводная таблица . В указанном диалоговом окне мы видим опцию Добавить эти данные в модель данных . Мы могли бы её выбрать, но я рекомендую другой, более удобный способ. Просто нажмите OK .

В появившейся панеле Поля сводной таблицы вы видите надпись ДРУГИЕ ТАБЛИЦЫ.

Нажмём её. Появится такой вопрос:

Отвечаем Да и видим, что в список полей добавились все наши таблицы:

Если вы начнёте выбирать поля, то через некоторое время в списке полей появится кнопка СОЗДАТЬ.

Нажмём её и создадим связи между нашими таблицами. Так создаётся связь между таблицей Orders и OrderLines . Обратите внимание, что Excel умеет создавать связь типа » один к одному » или » один ко многим «. Причём первой надо указывать таблицу, где «много», в противном случае Excel ругается и предлагает поменять их местами.

Аналогично создаём другие связи.

В диалоговое окно Управление связями можно попасть через ленту АНАЛИЗ команда Отношения

Чтобы видеть больше полей на панеле Поля сводной таблицы , можно через кнопку Сервис (в виде шестерёнки) выбрать это представление:

Результат будет таким:

В результате все наши таблицы теперь связаны и вы можете сформировать, к примеру, такой отчёт:

Создание связи между двумя таблицами в Excel

Вы применяли функцию ВПР, чтобы переместить данные столбца из одной таблицы в другой? Так как в Excel теперь есть встроенная модель данных, функция ВПР устарела. Вы можете создать связь между двумя таблицами на основе совпадающих данных в них. Затем можно создать листы Power View или сводные таблицы и другие отчеты с полями из каждой таблицы, даже если они получены из различных источников. Например, если у вас есть данные о продажах клиентам, вам может потребоваться импортировать и связать данные логики операций со временем, чтобы проанализировать тенденции продаж по годам и месяцам.

Все таблицы в книге указываются в списках полей сводной таблицы и Power View.

При импорте связанных таблиц из реляционной базы данных Excel часто может создавать эти связи в модели данных, формируемой в фоновом режиме. В других случаях необходимо создавать связи вручную.

Убедитесь, что книга содержит хотя бы две таблицы и в каждой из них есть столбец, который можно сопоставить со столбцом из другой таблицы.

Присвойте каждой из таблиц понятное имя: На вкладке Работа с таблицами щелкните Конструктор > Имя таблицы и введите имя.

Убедитесь, что столбец в одной из таблиц имеет уникальные значения без дубликатов. Excel может создавать связи только в том случае, если один столбец содержит уникальные значения.

Например, чтобы связать продажи клиента с логикой операций со временем, обе таблицы должны включать дату в одинаковом формате (например, 01.01.2012) и по крайней мере в одной таблице (логика операций со временем) должны быть перечислены все даты только один раз в столбце.

Щелкните Данные> Отношения.

Если команда Отношения недоступна, значит книга содержит только одну таблицу.

В окне Управление связями нажмите кнопку Создать.

В окне Создание связи щелкните стрелку рядом с полем Таблица и выберите таблицу из раскрывающегося списка. В связи «один ко многим» эта таблица должна быть частью с несколькими элементами. В примере с клиентами и логикой операций со временем необходимо сначала выбрать таблицу продаж клиентов, потому что каждый день, скорее всего, происходит множество продаж.

Для элемента Столбец (чужой) выберите столбец, который содержит данные, относящиеся к элементу Связанный столбец (первичный ключ). Например, при наличии столбца даты в обеих таблицах необходимо выбрать этот столбец именно сейчас.

В поле Связанная таблица выберите таблицу, содержащую хотя бы один столбец данных, которые связаны с таблицей, выбранной в поле Таблица.

В поле Связанный столбец (первичный ключ) выберите столбец, содержащий уникальные значения, которые соответствуют значениям в столбце, выбранном в поле Столбец.

Нажмите кнопку ОК.

Дополнительные сведения о связях между таблицами в Excel

Примечания о связях

Вы узнаете, существуют ли связи, при перетаскивании полей из разных таблиц в список полей сводной таблицы. Если вам не будет предложено создать связь, то в Excel уже есть сведения, необходимые для связи данных.

Создание связей похоже на использование Влукупс: вам понадобятся столбцы с соответствующими данными, чтобы приложение Excel могло перекрестно ссылаться на строки в одной таблице с помощью других таблиц. В примере логики операций со временем в таблице клиента должны быть указаны значения даты, которые также есть в таблице операций со временем.

В модели данных связи таблиц могут быть типа «один к одному» (у каждого пассажира есть один посадочный талон) или «один ко многим» (в каждом рейсе много пассажиров), но не «многие ко многим». Связи «многие ко многим» приводят к ошибкам циклической зависимости, таким как «Обнаружена циклическая зависимость». Эта ошибка может произойти, если вы создаете прямое подключение между двумя таблицами со связью «многие ко многим» или непрямые подключения (цепочку связей таблиц, в которой каждая таблица связана со следующей отношением «один ко многим», но между первой и последней образуется отношение «многие ко многим»). Дополнительные сведения см. в статье Связи между таблицами в модели данных.

Типы данных в двух столбцах должны быть совместимы. Подробные сведения см. в статье Типы данных в моделях данных.

Другие способы создания связей могут оказаться более понятными, особенно если неизвестно, какие столбцы использовать. Дополнительные сведения см. в статье Создание связи в представлении диаграммы в Power Pivot.

Пример. Связывание данных логики операций со временем с данными по рейсам авиакомпании

Вы можете узнать о связях обеих таблиц и логики операций со временем с помощью свободных данных на Microsoft Azure Marketplace. Некоторые из этих наборов данных очень велики, и для их загрузки за разумное время необходимо быстрое подключение к Интернету.

Нажмите Получение внешних данных > Из службы данных > Из Microsoft Azure Marketplace. В мастере импорта таблиц откроется домашняя страница Microsoft Azure Marketplace.

В разделе Price (Цена) нажмите Free (Бесплатно).

В разделе Category (Категория) нажмите Science & Statistics (Наука и статистика).

Найдите DateStream и нажмите кнопку Subscribe (Подписаться).

Введите свои учетные данные Майкрософт и нажмите Sign in (Вход). Откроется окно предварительного просмотра данных.

Прокрутите вниз и нажмите Select Query (Запрос на выборку).

Нажмите кнопку Далее.

Чтобы импортировать данные, выберите BasicCalendarUS и нажмите Готово. При быстром подключении к Интернету импорт займет около минуты. После выполнения вы увидите отчет о состоянии перемещения 73 414 строк. Нажмите кнопку Закрыть.

Чтобы импортировать второй набор данных, нажмите Получение внешних данных > Из службы данных > Из Microsoft Azure Marketplace.

В разделе Type (Тип) нажмите Data Данные).

В разделе Price (Цена) нажмите Free (Бесплатно).

Найдите US Air Carrier Flight Delays и нажмите Select (Выбрать).

Прокрутите вниз и нажмите Select Query (Запрос на выборку).

Нажмите кнопку Далее.

Нажмите Готово для импорта данных. При быстром подключении к Интернету импорт займет около 15 минут. После выполнения вы увидите отчет о состоянии перемещения 2 427 284 строк. Нажмите Закрыть. Теперь у вас есть две таблицы в модели данных. Чтобы связать их, нужны совместимые столбцы в каждой таблице.

Убедитесь, что значения в столбце DateKey в таблице BasicCalendarUS указаны в формате 01.01.2012 00:00:00. В таблице On_Time_Performance также есть столбец даты и времени FlightDate, значения которого указаны в том же формате: 01.01.2012 00:00:00. Два столбца содержат совпадающие данные одинакового типа и по крайней мере один из столбцов (DateKey) содержит только уникальные значения. В следующих действиях вы будете использовать эти столбцы, чтобы связать таблицы.

В окне Power Pivot нажмите Сводная таблица, чтобы создать сводную таблицу на новом или существующем листе.

В списке полей разверните таблицу On_Time_Performance и нажмите ArrDelayMinutes, чтобы добавить их в область значений. В сводной таблице вы увидите общее время задержанных рейсов в минутах.

Разверните таблицу BasicCalendarUS и нажмите MonthInCalendar, чтобы добавить его в область строк.

Обратите внимание, что теперь в сводной таблице перечислены месяцы, но количество минут одинаковое для каждого месяца. Нужны одинаковые значения, указывающие на связь.

В списке полей, в разделе «Могут потребоваться связи между таблицами» нажмите Создать.

В поле «Связанная таблица» выберите On_Time_Performance, а в поле «Связанный столбец (первичный ключ)» — FlightDate.

В поле «Таблица» выберитеBasicCalendarUS, а в поле «Столбец (чужой)» — DateKey. Нажмите ОК для создания связи.

Обратите внимание, что время задержки в настоящее время отличается для каждого месяца.

В таблице BasicCalendarUS перетащите YearKey в область строк над пунктом MonthInCalendar.

Теперь вы можете разделить задержки прибытия по годам и месяцам, а также другим значениям в календаре.

Советы: По умолчанию месяцы перечислены в алфавитном порядке. С помощью надстройки Power Pivot вы можете изменить порядок сортировки так, чтобы они отображались в хронологическом порядке.

Таблица BasicCalendarUS должна быть открыта в окне Power Pivot.

В главной таблице нажмите Сортировка по столбцу.

В поле «Сортировать» выберите MonthInCalendar.

В поле «По» выберите MonthOfYear.

Сводная таблица теперь сортирует каждую комбинацию «месяц и год» (октябрь 2011, ноябрь 2011) по номеру месяца в году (10, 11). Изменить порядок сортировки несложно, потому что канал DateStream предоставляет все необходимые столбцы для работы этого сценария. Если вы используете другую таблицу логики операций со временем, ваши действия будут другими.

«Могут потребоваться связи между таблицами»

По мере добавления полей в сводную таблицу вы получите уведомление о необходимости связи между таблицами, чтобы разобраться с полями, выбранными в сводной таблице.

Хотя Excel может подсказать вам, когда необходима связь, он не может подсказать, какие таблицы и столбцы использовать, а также возможна ли связь между таблицами. Чтобы получить ответы на свои вопросы, попробуйте сделать следующее.

Шаг 1. Определите, какие таблицы указать в связи

Если ваша модель содержит всего лишь несколько таблиц, понятно, какие из них нужно использовать. Но для больших моделей вам может понадобиться помощь. Один из способов заключается в том, чтобы использовать представление диаграммы в надстройке Power Pivot. Представление диаграммы обеспечивает визуализацию всех таблиц в модели данных. С помощью него вы можете быстро определить, какие таблицы отделены от остальной части модели.

Примечание: Можно создавать неоднозначные связи, которые являются недопустимыми при использовании в сводной таблице или отчете Power View. Пусть все ваши таблицы связаны каким-то образом с другими таблицами в модели, но при попытке объединения полей из разных таблиц вы получите сообщение «Могут потребоваться связи между таблицами». Наиболее вероятной причиной является то, что вы столкнулись со связью «многие ко многим». Если вы будете следовать цепочке связей между таблицами, которые подключаются к необходимым для вас таблицам, то вы, вероятно, обнаружите наличие двух или более связей «один ко многим» между таблицами. Не существует простого обходного пути, который бы работал в любой ситуации, но вы можете попробоватьсоздать вычисляемые столбцы, чтобы консолидировать столбцы, которые вы хотите использовать в одной таблице.

Шаг 2. Найдите столбцы, которые могут быть использованы для создания пути от одной таблице к другой

После того как вы определили, какая таблица не связана с остальной частью модели, пересмотрите столбцы в ней, чтобы определить содержит ли другой столбец в другом месте модели соответствующие значения.

Предположим, у вас есть модель, которая содержит продажи продукции по территории, и вы впоследствии импортируете демографические данные, чтобы узнать, есть ли корреляция между продажами и демографическими тенденциями на каждой территории. Так как демографические данные поступают из различных источников, то их таблицы первоначально изолированы от остальной части модели. Для интеграции демографических данных с остальной частью своей модели вам нужно будет найти столбец в одной из демографических таблиц, соответствующий тому, который вы уже используете. Например, если демографические данные организованы по регионам и ваши данные о продажах определяют область продажи, то вы могли бы связать два набора данных, найдя общие столбцы, такие как государство, почтовый индекс или регион, чтобы обеспечить подстановку.

Кроме совпадающих значений есть несколько дополнительных требований для создания связей.

Значения данных в столбце подстановки должны быть уникальными. Другими словами, столбец не может содержать дубликаты. В модели данных нули и пустые строки эквивалентны пустому полю, которое является самостоятельным значением данных. Это означает, что не может быть несколько нулей в столбце подстановок.

Типы данных столбца подстановок и исходного столбца должны быть совместимы. Подробнее о типах данных см. в статье Типы данных в моделях данных.

Подробнее о связях таблиц см. в статье Связи между таблицами в модели данных.

Примечание: Эта страница переведена автоматически, поэтому ее текст может содержать неточности и грамматические ошибки. Для нас важно, чтобы эта статья была вам полезна. Была ли информация полезной? Для удобства также приводим ссылку на оригинал (на английском языке).

Блог о программе Microsoft Excel: приемы, хитрости, секреты, трюки

Создание связи между таблицами Excel

Связь между таблицами Excel – это формула, которая возвращает данные с ячейки другой рабочей книги. Когда вы открываете книгу, содержащую связи, Excel считывает последнюю информацию с книги-источника (обновление связей)

Межтабличные связи в Excel используются для получения данных как с других листов рабочей книги, так и с других рабочих книг Excel. К примеру, у вас имеется таблица с расчетом итоговой суммы продаж. В расчете используются цены на продукт и объем продаж. В таком случае имеет смысл создать отдельную таблицу с данными по ценам, которые будут подтягиваться с помощью связей первой таблицы.

Когда вы создаете связь между таблицами, Excel создает формулу, которая включает в себя имя исходной книги, заключенную в скобки [], имя листа с восклицательным знаком на конце и ссылку на ячейку.

Создание связей между рабочими книгами

1. Открываем обе рабочие книги в Excel
2. В исходной книге выбираем ячейку, которую необходимо связать, и копируем ее (сочетание клавиш Ctrl+С)
3. Переходим в конечную книгу, щелкаем правой кнопкой мыши по ячейке, куда мы хотим поместить связь. Из выпадающего меню выбираем Специальная вставка
4. В появившемся диалоговом окне Специальная вставка выбираем Вставить связь.

Есть еще один, более простой, вариант создания связи между таблицами. В ячейку, куда мы хотим вставить связь, ставим знак равенства (так же как и для обычной формулы), переходим в исходную книгу, выбираем ячейку, которую хотим связать, щелкаем Enter.

Вы можете использовать инструменты копирования и автозаполнения для формул связи так же, как и для обычных формул.

Прежде чем создавать связи между таблицами

Прежде чем вы начнете распространять знания на свои грандиозные идеи, прочитайте несколько советов по работе со связями в Excel:

Делайте легко отслеживаемые связи. Не существует автоматического поиска всех ячеек, содержащих ссылки. Поэтому, используйте определенный формат, чтобы быстро идентифицировать связи с другими таблицами, в противном случае, документ, содержащий ссылки, может разрастись до такой степени, что его будет трудно поддерживать.

Автоматические вычисления. Исходная книга должна работать в режиме автоматического вычисления (установлено по умолчанию). Для переключения параметра вычисления перейдите по вкладке Формулы в группу Вычисление. Выберите Параметры вычислений –> Автоматически.

Избегайте циклические ссылки. Циклические связи – когда две рабочие книги содержат ссылки друг на друга – могут быть причиной медленного открытия и работы файла.

Обновление связей

Для ручного обновления связи между таблицами, перейдите по вкладке Данные в группу Подключения. Щелкните по кнопке Изменить связи.

В появившемся диалоговом окне Изменение связей, выберите интересующую вас связь и щелкните по кнопке Обновить.

Разорвать связи в книгах Excel

Разрыв связи с источником приведет к замене существующих формул связи на значения, которые они возвращают. Например, связь =[Источник.xlsx]Цены!$B$4 будет заменена на 16. Разрыв связи нельзя отменить, поэтому прежде чем совершить операцию, рекомендую сохранить книгу.

Перейдите по вкладке Данные в группу Подключения. Щелкните по кнопке Изменить связи. В появившемся диалоговом окне Изменение связей, выберите интересующую вас связь и щелкните по кнопке Разорвать связь.

Вам также могут быть интересны следующие статьи

5 комментариев

Спасибо! очень полезный материал!

Пожалуйста, исправьте опечатку:
«В исходной книге выбираем ячейку, которую необходимо связать, и копируем ее (сочетание клавиш Ctrl+V)»
Думаю должно быть «Ctrl+С»

Связанные таблицы

Связанная таблица — это набор данных, которыми можно управлять как единым целым.

Для создания связанной таблицы предназначена кнопка «Форматировать как таблицу» на панели «Стили» ленты «Главная».

Выберите нужный стиль будущей таблицы и задайте диапазон ячеек, на основе которого будет создана связанная таблица.

После настройки всех параметров мы получим связанную таблицу. Рядом с заголовками столбцов появятся кнопки со стрелочками (по аналогии с фильтрацией), а в окне программы появится контекстный инструмент «Работа с таблицами», содержащий ленту «Конструктор».

Каждой связанной таблице дается уникальное имя. По умолчанию — «Таблица_номер». Изменить название таблицы можно на панели «Свойства».

На панели «Стили таблиц» можно, при необходимости, изменить или настроить стиль связанной таблицы.

Связанную таблицу можно обратно превратить в обычный диапазон ячеек. Для этого предназначена кнопка «Преобразовать в диапазон» на панели «Сервис» контекстной ленты «Конструктор».

Как уже упоминалось ранее, рядом с заголовками столбцов расположены кнопки сортировки и фильтрации, при помощи которых можно сортировать данные и применять фильтры.

В связанной таблице можно подсчитывать итоговые значения в столбцах. Для этого надо установить флажок «Строка итогов» на панели «Параметры стилей таблиц».

При помощи выпадающего списка можно выбрать нужное значение итоговой функции.

В связанную таблицу можно добавлять/удалять строки и столбцы.

Это можно делать несколькими способами.

1. Воспользоваться кнопкой «Изменить размер таблицы» на панели «Свойства».

2. Установите курсор в ячейке связанной таблицы, рядом с которой надо добавить новый столбец (строку) и на панели «Ячейки» ленты «Главная» воспользуйтесь кнопкой «Вставить».

3. Не забывайте также о контекстном меню.

В начало страницы

В начало страницы