В excel выбрать значение из списка

Департамент ИТ

При работе с таблицами Excel иногда возникает потребность заполнить большое количество ячеек определенными значениями, список которых заранее известен. Иногда для этого достаточного использовать функцию автозаполнения ячеек в excel. Но в случаях, когда количество возможных значений ячейки заметно меньше количества заполняемых ячеек, ввод каждого значения будет не оптимальным решением. Заметно быстрее будет создать выпадающий список и выбирать значение одним кликом мышки.

Для того, чтобы создать выпадающий список нужно создать источник данных со значениями для списка. Для этого на отдельном листе книги Excel создаем столбец с всеми нужными вариантами значений (Рис.1).

Теперь нужно выделить список значений (без заголовка) и на вкладке «Формулы», нажать кнопку «Присвоить имя» (Рис.2).

В появившемся окне заполняем поле «Имя» и жмем Ok (Рис.3).

Далее возвращаемся на лист с основными данными и выделяем ячейки, значения которых будут выбираться из выпадающего списка (Рис.4).

Теперь на вкладке «Данные» жмем кнопку «Проверка данных» (Рис.5).

В появившемся окне в поле «Тип данных» выбираем значение «Список», в поле «Источник:» вводим знак “=” (равно) и набираем имя списка назначенного нами на Рис.3. Далее жмем Ok (Рис.6).

Теперь, если вы выделите одну из ячеек, для которых создавался список, то справа от ячейки появится кнопка с маленьким треугольником. Нажав на этот треугольник вы увидите список значений для этой ячейки и сможете быстро выбрать нужное значение (Рис.7).

В excel выбрать значение из списка

Чтобы значение ячейки в листе Excel можно было выбрать из списка, нужно в каком-то разделе книги задать список возможных вариантов для выбора.

Рис.1. Возможные варианты для выбора значений ячейки

Так, если таблица для заполнения будет на Листе 1, то варианты для выбора можно разместить на Листе 2.

1. Переключитесь на Лист 1 и установите курсов в ту ячейку, где нужно сделать возможность выбора значения.

2. В верхней панели перейти в раздел «Данные» и нажать на кнопку «Проверка данных» (Рис.2)

Рис.2. Проверка данных

3. В открывшемся окне во вкладке «Параметры» выберите тип данных «Список», после чего появится поле для выбора источника данных. Выберите диапазон данных и нажмите «Ок» (Рис.3)

Рис.3. Изменение параметров для ячейки (Gif)

4. Теперь при наведении курсора мыши на ячейку справа от нее появится стрелка вниз, при нажатии на которую откроется наш список значений (Рис.4)

Рис.4. Ячейка с возможностью выбора значения

5. Свойства ячеек можно распространить на соседние (Рис.5)

Рис.5. Столбец с ячейками с выпадающим выбором значений

3 способа как в экселе сделать выпадающий список

Для таблиц, которые используют постоянные и повторяющиеся данные (например фамилии сотрудников, номенклатура товара или процент скидки для клиента) чтобы не держать в голове и не ошибиться при наборе, существует возможность один раз создать стандартный список и при подстановке данных делать выборку из него. Данная статья позволит вам использовать 4 разных способа как в экселе сделать выпадающий список.

Способ 1 — горячие клавиши и раскрывающийся список в excel

Данный способ использования выпадающего списка по сути не является инструментом таблицы, который надо как либо настраивать или заполнять. Это встроенная функция (горячие клавиши) которая работает всегда. При заполнении какого либо столбца, вы можете нажать правой кнопкой мыши на пустой ячейке и в выпадающем списке выбрать пункт меню «Выбрать из раскрывающегося списка».

Этот же пункт меню можно запустить сочетанием клавиш Alt+»Стрелка вниз» и программа автоматически предложит в выпадающем списке значения ячеек, которые вы ранее заполняли данными. На изображении ниже программа предложила 4 варианта заполнения (дублирующиеся данные Excel не показывает). Единственное условие работы данного инструмента — это между ячейкой, в которую вы вводите данные из списка и самим списком не должно быть пустых ячеек.

Использование горячих клавиш для раскрытия выпадающего списка данных

При чем список для заполнения таким способом работает как в ячейке снизу, так и в ячейке сверху. Для верхней ячейки программа возьмет содержание списка из нижних значений. И опять же не должно быть пустой ячейки между данными и ячейкой для ввода.

Выпадающий список может работать и в верхней части с данными, которые ниже ячейки

Способ 2 — самый удобный, простой и наиболее гибкий

Данный способ предполагает создание отдельных данных для списка. При чем данные могут находится как на листе с таблицей, так и на другом листе файла Excel.

Сперва необходимо создать список данных, который будет источником данных для подстановки в выпадающий список в excel. Выделите данные и нажмите правой кнопкой мыши. В выпадающем списке выберите пункт «Присвоить имя…».

Создание набора данных для списка

Введите имя для набора данных

Создать выпадающий список можно сразу для нескольких ячеек

Для создания проверки вводимых значений введите имя ранее созданного списка

При попытке ввести значение, которого нет в заданном списке, эксель выдаст ошибку.

Кроме списка можно вводить данные вручную. Если введенные данные не совпадут с одним из данных — программа выдаст ошибку

А при нажатии на кнопку выпадающего списка в ячейке вы увидите перечень значений из созданного ранее.

Способ 3 — как в excel сделать выпадающий список с использованием ActiveX

Чтобы воспользоваться этим способом, необходимо чтобы у вас была включена вкладка «РАЗРАБОТЧИК». По умолчанию эта вкладка отсутствует. Чтобы ее включить:

1. Нажмите на «Файл» в левом верхнем углу приложения.
2. Выберите пункт «Параметры» и нажмите на него.
3. В окне настройки параметров Excel во вкладке «Настроить ленту» поставьте галочку напротив вкладки «Разработчик».

Включение вкладки «РАЗРАБОТЧИК»

Теперь вы сможете воспользоваться инструментом «Поле со списком (Элемент ActiveX)». Во вкладке «РАЗРАБОТЧИК» нажмите на кнопку «Вставить» и найдите в элементах ActiveX кнопку «Поле со списком (Элемент ActiveX)». Нажмите на нее.

Нарисуйте данный объект в excel выпадающий список в ячейке, где вам необходим выпадающий список.

Теперь необходимо настроить данный элемент. Чтобы это сделать, необходимо включить «Режим конструктора» и нажать на кнопку «Свойства». У вас должно открыться окно свойств (Properties).

С открытым окном свойств нажмите на ранее созданный элемент «Поле со списком». В списке свойств очень много параметров для настройки и вы сможете изучив их, настроить очень много начиная от отображения списка до специальных свойств данного объекта.

Но нас на этапе создания интересуют только три основных:

1. ListFillRange — указывает диапазон ячеек, из которых будут браться значения для выпадающего списка. В моем примере я указал два столбца (A2:B7 — дальше покажу как это использовать). Если необходимо только одни значения указывается A2:A7.
2. ListRows — количество данных в выпадающем списке. Элемент ActiveX отличается от первого способа тем, что можно указать большое количество данных.
3. ColumnCount — указывает сколько столбцов данных указывать в выпадающем списке.

В строке ColumnCount я указал значение 2 и теперь в списке выпадающие данные выглядят вот так:

Как видите получился выпадающий список в excel с подстановкой данных из второго столбца с данными «Поставщик».

Поделиться «3 способа как в экселе сделать выпадающий список»

6 способов создать список уникальных значений в Excel

Здравствуй уважаемый пользователь!

В этой статье я хочу рассказать о возможности создать список уникальных значений в таблицах Excel. Эта возможность очень часто используется при работе с таблицами, так как часто возникает потребность с большого массива данных выбрать уникальные данные, которые не повторяются. Это может быть нужно для разнообразных целей, и уже вам решать каким способом и как произвести отбор нужных вам уникальных значений.

Список уникальных значений возможно создать 6-ю способами:

Создать список уникальных значений с помощью специальной функции

Это очень простой способ для владельцев Excel выше 2007 версии как произвести отбор уникальных значений. Вам нужно на вкладке «Данные», в разделе «Работа с данными», использовать специальную команду «Удалить дубликаты».

В появившемся диалоговом окне «Удалить дубликаты», вы выделяете те столбики, где необходимо произвести отсев уникальных значений и нажимаете «Ок». В случае, когда в выделенном диапазоне размещается и заголовок таблицы, то поставьте галочку на пункте «Мои данные содержат заголовки», что бы вы случайно не удалили данные. Внимание! Когда вы будете производить отсев уникальных значений в таблице, где столбиков больше 2 и они взаимосвязаны информацией, Excel предложит вам расширить диапазон выбора, с чем вы должны, согласится, иначе будет нарушена логическая связь с другими столбиками.

Создать список уникальных значений с помощью расширенного фильтра

Это также не сложный способ произвести отбор уникальных значений в таблице. Использовать этот инструмент возможно на вкладке «Данные», потом выбрать «Фильтр», и наконец «Расширенный фильтр», этот путь подходит для Excel 2003, а вот владельцы более юных версий, от 2007 и выше стоит пройти по пути: «Данные» — «Сортировка и фильтр» — «Дополнительно». Огромный плюс этого способа в том, что вы можете создать новый список уникальных значений в другом месте. После появления диалогового окна «Расширенный фильтр», устанавливаем галочку напротив пункта «Скопировать результат в другое место», потом указываем диапазон с вашими данными в поле «Исходный диапазон», при необходимости указываем критерий отбора, но для общего отсева поле оставляем пустым «Диапазон критериев», в третьем поле «Поместить результат в диапазон» указываем первую ячейку куда будут помещаться наши данные, отмечаем галочкой пункт «Только уникальные записи» и нажимаем «Ок». Если же вам не нужно никуда переносить ваши данные, то просто установите флажок для пункта «Фильтровать список на месте», данные не пострадают, произойдет наложение обыкновенного фильтра.

Внимание! Если программа запрещает вам переносить отфильтрованные данные на другой лист, вы просто запустите «Расширенный фильтр» на том листе, куда вам надо перенести отобранные уникальные значения.

Создать список уникальных значений с помощью формул

Этот способ более сложен, нежели те, что мы рассматривали ранее, но его преимущество в том, что он более динамичен и работает на постоянной основе. В разных случаях вам будут нужны разные формулы, вот и рассмотрим несколько вариантов и примеров.

Пример 1. Вам нужно пронумеровать, уникальные, значение в списке значений, для этого нужно использовать функцию ЕСЛИ в формуле следующего вида:

=ЕСЛИ(СЧЁТЕСЛИ(B$1:B2;B2)=1;МАКС(A$1:A1)+1;»«)

Суть формулы в том, что она проверяет сколько раз, текущее значение встречается в вашем диапазоне (начиная с начала), и если это значение равно 1, то есть это первое уникальное значение, формула ставит последовательно возвращающий номер по порядку. Теперь можно произвести отбор уникальных значений, которые были ранее пронумерованы. Сделать это возможно в любом из соседних столбиков используя функцию ВПР и копируя ее вниз:

=ЕСЛИ(МАКС(A1:A100)

С ростом богатства растут и заботы. Гораций

Создание раскрывающегося списка

Чтобы упростить работу пользователей с листом, добавьте в ячейки раскрывающиеся списки. Раскрывающиеся списки позволяют пользователям выбирать элементы из созданного вами списка.

На новом листе введите данные, которые должны отображаться в раскрывающемся списке. Желательно, чтобы элементы списка содержались в таблице Excel. Если это не так, список можно быстро преобразовать в таблицу, выделив любую ячейку диапазона и нажав клавиши CTRL+T.

Почему данные следует поместить в таблицу? Потому что в этом случае при добавлении и удалении элементов все раскрывающиеся списки, созданные на основе этой таблицы, будут обновляться автоматически. Дополнительные действия не требуются.

Выделите на листе ячейку, в которую требуется поместить раскрывающийся список.

На ленте откройте вкладку Данные и нажмите кнопку Проверка данных.

Примечание: Если кнопка Проверка данных недоступна, возможно, лист защищен или является общим. Разблокируйте определенные области защищенной книги или отмените общий доступ к листу, а затем повторите шаг 3.

На вкладке Параметры в поле Тип данных выберите пункт Список.

Щелкните поле Источник и выделите диапазон списка. В примере данные находятся на листе «Города» в диапазоне A2:A9. Обратите внимание на то, что строка заголовков отсутствует в диапазоне, так как она не является одним из вариантов, доступных для выбора.

Если можно оставить ячейку пустой, установите флажок Игнорировать пустые ячейки.

Установите флажок Список допустимых значений

Откройте вкладку Подсказка по вводу.

Если вы хотите, чтобы при выборе ячейки появлялось всплывающее сообщение, установите флажок Отображать подсказку, если ячейка является текущей и введите заголовок и сообщение в соответствующие поля (до 225 символов). Если вы не хотите, чтобы сообщение отображалось, снимите этот флажок.

Откройте вкладку Сообщение об ошибке.

Если вы хотите, чтобы при вводе значения, которого нет в списке, появлялось всплывающее сообщение, установите флажок Выводить сообщение об ошибке, выберите параметр в поле Вид и введите заголовок и сообщение. Если вы не хотите, чтобы сообщение отображалось, снимите этот флажок.

Не знаете, какой параметр выбрать в поле Вид?

Чтобы отобразить сообщение, не препятствующее вводу данных, которые не содержатся в раскрывающемся списке, выберите вариант Сообщение или «Предупреждение». Если выбрать вариант «Сообщение», сообщение будет отображаться со значком , а если «Предупреждение» — со значком .

Чтобы заблокировать пользователям ввод данных, которые не содержатся в раскрывающемся списке, выберите вариант Остановка.

Примечание: Если вы не добавили заголовок и текст, по умолчанию выводится заголовок «Microsoft Excel» и сообщение «Введенное значение неверно. Набор значений, которые могут быть введены в ячейку, ограничен».

Читать еще:  Подстановка значений в excel из списка

После создания раскрывающегося списка убедитесь, что он работает правильно. Например, рекомендуется проверить, изменяется ли ширина столбцов и высота строк при отображении всех ваших записей.

Если список элементов для раскрывающегося списка находится на другом листе и вы хотите запретить пользователям его просмотр и изменение, скройте и защитите этот лист. Подробнее о защите листов см. в статье Блокировка ячеек.

Если вы решили изменить элементы раскрывающегося списка, см. статью Добавление и удаление элементов раскрывающегося списка.

Чтобы удалить раскрывающийся список, см. статью Удаление раскрывающегося списка.

Предлагаем скачать образец книги с несколькими примерами проверки данных, аналогичными примеру в этой статье. Вы можете воспользоваться ими или создать собственные сценарии проверки данных. Скачать примеры проверки данных Excel.

Ввод данных станет быстрее и точнее, если ограничить значения в ячейке вариантами из раскрывающегося списка.

Сначала создайте на листе список допустимых элементов, а затем выполните сортировку или расположите их в нужном порядке. В дальнейшем эти элементы могут служить источником для раскрывающегося списка данных. Если список небольшой, на него можно легко ссылаться и вводить элементы прямо в средстве проверки данных.

Создайте список допустимых элементов для раскрывающегося списка. Для этого введите элементы на листе в одном столбце или строке без пустых ячеек.

Выделите ячейки, для которых нужно ограничить ввод данных.

На вкладке Данные в группе Инструменты нажмите кнопку Проверка данных или Проверить.

Примечание: Если команда проверки недоступна, возможно, лист защищен или книга является общей. Если книга является общей или лист защищен, изменить параметры проверки данных невозможно. Дополнительные сведения о защите книги см. в статье Защита книги.

Откройте вкладку Параметры и во всплывающем меню Разрешить выберите пункт Список.

Щелкните поле Источник и выделите на листе список допустимых элементов.

Диалоговое окно свернется, чтобы было видно весь лист.

Нажмите клавишу ВВОД или кнопку Развернуть , чтобы развернуть диалоговое окно, а затем нажмите кнопку ОК.

Значения также можно ввести непосредственно в поле Источник через запятую.

Чтобы изменить список допустимых элементов, просто измените значения в списке-источнике или диапазон в поле Источник.

Можно указать собственное сообщение об ошибке, которое будет отображаться при вводе недопустимых данных. На вкладке Данные нажмите кнопку Проверка данных или Проверить, а затем откройте вкладку Сообщение об ошибке.

На новом листе введите данные, которые должны отображаться в раскрывающемся списке. Желательно, чтобы элементы списка содержались в таблице Excel.

Почему данные следует поместить в таблицу? Потому что в этом случае при добавлении и удалении элементов все раскрывающиеся списки, созданные на основе этой таблицы, будут обновляться автоматически. Дополнительные действия не требуются.

Выделите на листе ячейку, в которую требуется поместить раскрывающийся список.

На ленте откройте вкладку Данные и нажмите кнопку Проверка данных.

На вкладке Параметры в поле Разрешить выберите пункт Список.

Если вы уже создали таблицу с элементами раскрывающегося списка, щелкните поле Источник и выделите ячейки, содержащие эти элементы. Однако не включайте в него ячейку заголовка. Добавьте только ячейки, которые должны отображаться в раскрывающемся списке. Список элементов также можно ввести непосредственно в поле Источник через запятую. Например:

Фрукты;Овощи;Зерновые культуры;Молочные продукты;Перекусы

Если можно оставить ячейку пустой, установите флажок Игнорировать пустые ячейки.

Установите флажок Список допустимых значений

Откройте вкладку Сообщение для ввода.

Если вы хотите, чтобы при выборе ячейки появлялось всплывающее сообщение, установите флажок Показывать сообщения и введите заголовок и сообщение в соответствующие поля (до 225 символов). Если вы не хотите, чтобы сообщение отображалось, снимите этот флажок.

Откройте вкладку Сообщение об ошибке.

Если вы хотите, чтобы при вводе значения, которого нет в списке, появлялось всплывающее сообщение, установите флажок Показывать оповещения, выберите параметр в поле Тип и введите заголовок и сообщение. Если вы не хотите, чтобы сообщение отображалось, снимите этот флажок.

Нажмите кнопку ОК.

После создания раскрывающегося списка убедитесь, что он работает правильно. Например, рекомендуется проверить, изменяется ли ширина столбцов и высота строк при отображении всех ваших записей. Если вы решили изменить элементы раскрывающегося списка, см. статью Добавление и удаление элементов раскрывающегося списка. Чтобы удалить раскрывающийся список, см. статью Удаление раскрывающегося списка.

Дополнительные сведения

Вы всегда можете задать вопрос специалисту Excel Tech Community, попросить помощи в сообществе Answers community, а также предложить новую функцию или улучшение на веб-сайте Excel User Voice.