Выпадающий список в excel как удалить

Как убрать в экселе выпадающий список?

Выпадающий список часто используется в программе эксель, но бывает случаи, когда требуется его удалить. В этой статье рассмотрим пошаговые действия, как правильно убрать в программе экселе выпадающий список.

Перед нами рабочая книга в программе эксель, в ячейки «А2» присутствует выпадающий список, который необходимо удалить.

Чтобы это сделать, выделяем ячейку «А2», на панели настроек активируем закладку «Данные», нас интересует блок, называющийся «Работа данный», где необходимо нажать на кнопку «Проверка данных».

Появиться дополнительная таблица, в которой происходит настройка выпадающего списка. Чтобы его удалить, в ячейки «Тип данный» нужно выбрать «Любое значение».

Когда вы выберите закладку «Любое значение» и нажмете кнопку «Ок». Из ячейки «А2» исчезнет выпадающий список, таким образом мы выполнили поставленную задачу.

Видео как удалить выпадающий список в excel.

Как работать с выпадающим списком в Excel

Работа в Excel с таблицами и данными в них выстроена таким образом, чтобы пользователь мог комфортно обрабатывать и анализировать их. Для этого в программу встроены различные инструменты. Их использование предполагает наличие у пользователя некоторых знаний, но с ними Excel превращается в мощнейшее средство анализа. Разработчик Office старается большинство своих программ упростить так, чтобы ими мог полноценно пользоваться любой человек.

Электронную таблицу можно превратить в инструмент для анализа данных

Иногда перед автором документа возникает необходимость ограничения ввода. Например, в определённую ячейку должны быть введены данные только из заранее заданного набора. Эксель даёт такую возможность.

Создание раскрывающихся списков

Одной из самых распространённых причин для создания всплывающего списка является использование данных из ячейки в формуле Excel. Предусмотреть конечное количество вариантов проще, поэтому целесообразно будет дать выбор из нескольких значений, чтобы пользователь мог выбрать из готового набора. Кроме того, может быть ещё и другая причина: заранее заданный стиль документа. Например, для отчётов или других официальных документов. Одно и то же название отдела можно написать по-разному. Если этот документ позже будет обрабатываться машиной, более правильно будет использовать единый стиль заполнения, а не ставить перед ней задачу распознавания, к примеру, по ключевым словам. Это может внести элемент неточности в её работу.

Техническая сторона вопроса

Перед тем, как сделать выпадающий список в Excel, сформируйте на листе в диапазоне ячеек необходимые варианты. Проследите за тем, чтобы в этом перечне не было пустых строк, иначе Эксель не сможет создать нужный объект на листе. Введённые значения в строках можно отсортировать по алфавиту. Для этого найдите в Ленте настроек вкладку данные и нажмите на «Сортировку». Когда работа с данными у вас закончится, выделите нужный диапазон. В нём не должно быть пустых строк, это важно! Программа не сможет создать список с пустым элементом внутри себя, потому что пустая строка не будет восприниматься в качестве данных для выбора. При этом перечень данных вы можете сформировать и на другом листе, не только на том, где будет располагаться поле ввода. Допустим, вы не хотите, чтобы они были доступны для редактирования другим пользователям. Тогда имеет смысл расположить их на скрытом листе.

Читать еще: Эксель не печатает часть таблицы

После того, как вы сформировали перечень данных, выделите ячейку, в которой должен быть создан выпадающий список. В Ленте настроек Excel на вкладке «Данные» найдите кнопку «Проверка». При нажатии на неё откроется диалоговое окно. В нём вам нужно выбрать пункт «Разрешить» и установить его значение на «Список». Так в этой ячейке способ ввода будет изменён на выбор из доступных вариантов. Но пока что эти варианты не определены. Для того, чтобы добавить их в созданный объект, в поле «Источник» введите диапазон данных. Чтобы не впечатывать их вручную, нажмите на значок ввода в правой части поля, тогда окно свернётся, и вы привычным выделением мышкой сможете выбрать нужные ячейки. Как только вы отпустите левую кнопку мыши, окно откроется снова. Осталось нажать ОК, и в выделенной ячейке появится треугольник, значок выпадающего списка. Нажав на него, вы получите перечень вариантов, введённых вами ранее. После этого, если варианты расположены на отдельном листе, его можно скрыть, кликнув правой кнопкой мыши на его название внизу рабочего окна и выбрав одноимённый пункт в контекстном меню.

При выделении этой ячейки рядом с ней появятся несколько кнопок. Чтобы упростить пользователю задачу ввода, вы можете с помощью этой кнопки задать имя ячейки. То же самое вы можете сделать выше, рядом с окном ввода формул есть соответствующий пункт. Так список будет понятнее, ведь пользователю не придётся гадать по его значениям, что именно тут нужно выбрать. Кроме того, в диалоговом окне можно внести сообщение-подсказку, которое будет отображено при наведении курсора на ячейку. Если ячейка не должна оставаться пустой, уберите галочку «Игнорировать пустые значения». Флажок «Список допустимых значений» должен быть установлен в любом случае.

Удаление списка

Когда выпадающий список больше не нужен, его можно удалить из документа. Для этого выделите ячейку на листе Excel, содержащую его, и перейдите в Ленте настроек на вкладку «Данные» — «Проверка данных». Там во вкладке параметров нажмите на кнопку «Очистить всё». Объект будет удалён, но при этом диапазон данных останется без изменений, то есть значения не будут удалены.

Заключение

Алгоритм создания таких объектов прост. Перед тем, как создать в Excel раскрывающийся список, сформируйте перечень значений, при необходимости отформатируйте так, как вам удобно. Обратите внимание на 2 нюанса. Первый: длина диапазона данных ограничена, пороговое значение 32767 элементов, второй: длина всплывающего окна будет определена длиной пунктов из перечня. Располагая этот объект на странице, вы упростите ввод данных от других пользователей. Их использование положительно влияет на скорость и точность работы, помогает упростить формулы, работающие в документе, и разрешает проблему неодинакового форматирования текстовых данных. Но если вы используете в книге Экселя Microsoft Share Point, создать выпадающий список будет невозможно, что связано с ограничениями в работе публикующей программы.

Удаление раскрывающегося списка

Ненужный раскрывающийся список на листе можно удалить.

Выделите ячейку, в которой есть раскрывающийся список.

Читать еще: Как в excel совместить две таблицы в excel

Если вы хотите удалить несколько таких ячеек, выделите их, удерживая нажатой клавишу CTRL.

Щелкните Данные > Проверка данных.

На вкладке Параметры нажмите кнопку Очистить все.

Нажмите кнопку ОК.

Если вам нужно удалить все проверки данных с листа, включая раскрывающиеся списки, но вы не знаете, где они находятся, воспользуйтесь диалоговым окном Выделить группу ячеек. Для этого нажмите клавиши CTRL+G, в открывшемся диалоговом окне нажмите кнопку Выделить, выберите пункт Проверка данных, а затем — Всех или Этих же. Далее повторите действия, описанные выше.

Если вместо удаления раскрывающегося списка вы решили изменить параметры в нем, читайте статью Добавление и удаление элементов раскрывающегося списка.

Выделите ячейку, в которой есть раскрывающийся список.

Если вы хотите удалить несколько таких ячеек, выделите их, удерживая нажатой клавишу CTRL.

Щелкните Данные > Проверка данных.

На вкладке Параметры нажмите кнопку Очистить все.

Нажмите кнопку ОК.

Выделите ячейки, в которых есть раскрывающиеся списки.

Щелкните Данные > Проверка данных.

На вкладке Параметры нажмите кнопку Очистить все.

Нажмите кнопку ОК.

Если вместо удаления раскрывающегося списка вы решили изменить параметры в нем, см. статью Добавление и удаление элементов раскрывающегося списка.

Дополнительные сведения

Вы всегда можете задать вопрос специалисту Excel Tech Community, попросить помощи в сообществе Answers community, а также предложить новую функцию или улучшение на веб-сайте Excel User Voice.

Выпадающий список с удалением использованных элементов

Я знаю, что делать, но не знаю
куда потом девать тела.

Постановка задачи

Имеем в качестве примера недельный график дежурств, который надо заполнить именами сотрудников, причем для каждого сотрудника максимальное количество рабочих дней (смен) ограничено. Идеальным вариантом было бы организовать в ячейках B2:B8 выпадающий список, но при этом сделать так, чтобы уже занятые сотрудники автоматически убирались из выпадающего списка, оставляя только свободных:

Чтобы реализовать подобный вариант выпадающего списка выполним несколько простых шагов.

Шаг 1. Кто сколько работает?

Сначала давайте подсчитаем кто из наших сотрудников уже назначен на дежурство и на сколько смен. Для этого добавим к зеленой таблице еще один столбец, введем в него следующую формулу:

=СЧЁТЕСЛИ($B$2:$B$8;E2) или в англоязычной версии =COUNTIF($B$2:$B$8;E2)

Фактически, формула просто вычисляет сколько раз имя сотрудника встречалось в диапазоне с именами.

Шаг 2. Кто еще свободен?

Теперь выясним, кто из наших сотрудников еще свободен, т.е. не исчерпал запас допустимых смен. Добавим еще один столбец и введем в него формулу, которая будет выводить номера свободных сотрудников:

При всей внешней жуткости вида, эта формула делает одну простую вещь — выводит очередное по номеру имя сотрудника (используя функцию НАИМЕНЬШИЙ) из списка или пустую ячейку, если имена свободных сотрудников уже кончились.

Читать еще: Как сделать выборку в excel из списка

Шаг 4. Создаем именованный диапазон свободных сотрудников

в Excel 2003 и старше идем в меню Вставка — Имя — Присвоить (Insert — Name — Define)
в Excel 2007 и новее — жмем кнопку Диспетчер Имен (Name Manager) на вкладке Формулы (Formulas)

и создаем новый именованный диапазон Имена по следующей формуле:

в англоязычной версии =OFFSET(Лист1!$I$2;0;0;COUNTA(Лист1!$I$2:$I$10)-COUNTBLANK(Лист1!I$2:I$10))

Фактически, мы просто даем диапазону занятых ячеек в синем столбце собственное название Имена.

Шаг 5. Создаем выпадающий список в ячейках

Осталось выделить ячейки B2:B8 нашего графика и добавить в них выпадающий список с элементами диапазона Имена. Для этого

в Excel 2003 и старше — откроем меню Данные — Проверка (Data — Validation),
в Excel 2007 и новее — жмем кнопку Проверка данных (Data Validation) на вкладке Данные (Data)

В открывшемся окне выберем в списке допустимых значений вариант Список (List) и укажем Источник (Source) данных:

Вот и все! Теперь при назначении сотрудников на дежурство их имена будут автоматически удаляться из выпадающего списка, оставляя только тех, кто еще свободен.

Выпадающий список в excel как удалить

Выпадающий список в ячейке с удалением использованных элементов

Рассмотрим для определенности следующий пример. Имеем недельный график дежурств, который надо заполнить именами сотрудников, причем для каждого сотрудника максимальное количество рабочих дней (смен) ограничено:

Идеальным вариантом было бы организовать в ячейках B2:B8 выпадающий список, но при этом сделать так, чтобы уже занятые сотрудники автоматически убирались из выпадающего списка, оставляя только свободных.

Шаг 1. Кто сколько работает?

Шаг 2. Кто еще свободен?

Шаг 4. Создаем именованный диапазон свободных сотрудников

Теперь идем в меню Вставка — Имя — Присвоить (Insert — Name — Define) и создаем новый именованный диапазон Имена по следующей формуле:

Фактически, мы просто даем диапазону занятых ячеек в синем столбце собственное название Имена .

Шаг 5. Создаем выпадающий список в ячейках

Осталось выделить ячейки B2:B8 нашего графика и добавить в них выпадающий список с элементами диапазона Имена . Для этого откроем меню Данные — Проверка (Data — Validation) , выберем в списке допустимых значений вариант Список и укажем Источник данных: