Что нужно уметь делать в excel

Секреты Excel, 10 лучших и полезных!

Здравствуйте!

В этой статье мы рассмотрим комплекс знаний, о Excel который должен знать каждый уважающий себя пользователь Excel, особенно это касается бухгалтеров и экономистов. Быть многие скажут, какие же это хитрости, секреты и фишки в Excel, а вот и не так, если же большущая часть пользователей о них «ни слухом не духом», так и есть что это секрет. А поскольку я могу судить о знаниях пользователей Excel с личного опыта, значить и выводы сделал соответствующие.

И вот для тех, кто не знает как же можно облегчить себе работу с табличным редактором Excel и хочет для себя расширить свой горизонт познаний, предлагаю ознакомиться с теми функциями которые не вынесены на всеобщее обозревание, но от их использования вам станет легче и удобнее работать:

Итак, что же это за возможности:

1. Зафиксированная ячейка – позволит создать абсолютную ссылку и при сдвиге формулы обеспечит стабильный и точный результат.
2. Нумерованный список – быстрое создание автоматической и динамической нумерации вашего списка для удобства в работе.
3. Транспонация значений – это возможность перекидывать ваши данные со строки в столбец и наоборот.
4. Скрыть или свернуть столбцы и строки – возможность скрыть или свернуть данные вашей таблицы для удобства использования их в работе.
5. Выпадающий фиксированный список – возможность закрепления за ячейкой или диапазоном ячеек чётко определённые значение и их количество.
6. Горячи клавши в Excel – список комбинаций клавиш, позволяющие вам производить вам мгновенные операции в программе Excel.
7. Печать выделенного диапазона – это возможность, которая позволяет в один клик мышки задать вам необходимую область таблицы которую необходимо распечатать.
8. Настройка панели быстрого доступа – позволит вам создать то меню функций, которые идеально вам подходит для работы с Excel и создаётся вами исключительно для вас.
9. Сводная таблица – создание интеллектуальной и полуавтоматической таблицы для упорядочивания данных, удобства визуализации информации и вычисления согласно заданных критериев.
10. Сцепить/отцепить значения в ячейках – позволит вам соединять и разъединять значения и аргументы в том объёме который вам необходим для работы.

А на этом у меня всё! Я очень надеюсь, что все 10 секретов Excel вам пригодятся в работе и станут незаменимыми и удобными. Буду очень благодарен за оставленные комментарии, так как это показатель читаемости и вдохновляет на написание новых статей! Делитесь с друзьями прочитанным и ставьте лайк!

Не забудьте поблагодарить автора!

Деньги — общее достояние. Каждому позволено брать столько, сколько он хочет, — при условии, что он это может
Вильгельм Швебель, ученый

Как научиться работать в Excel самостоятельно

Microsoft Excel – чрезвычайно полезная программка в разных областях. Готовая таблица с возможностью автозаполнения, быстрых расчетов и вычислений, построения графиков, диаграмм, создания отчетов или анализов и т.д.

Инструменты табличного процессора могут значительно облегчить труд специалистов из многих отраслей. Представленная ниже информация – азы работы в Эксель для чайников. Освоив данную статью, Вы приобретете базовые навыки, с которых начинается любая работа в Excel.

Инструкция по работе в Excel

Книга Excel состоит из листов. Лист – рабочая область в окне. Его элементы:

Чтобы добавить значение в ячейку, щелкаем по ней левой кнопкой мыши. Вводим с клавиатуры текст или цифры. Жмем Enter.

Значения могут быть числовыми, текстовыми, денежными, процентными и т.д. Чтобы установить/сменить формат, щелкаем по ячейке правой кнопкой мыши, выбираем «Формат ячеек». Или жмем комбинацию горячих клавиш CTRL+1.

Для числовых форматов можно назначить количество десятичных знаков.

Примечание. Чтобы быстро установить числовой формат для ячейки — нажмите комбинацию горячих клавиш CTRL+SHIFT+1.

Для форматов «Дата» и «Время» Excel предлагает несколько вариантов изображения значений.

Отредактируем значение ячеек:

1. Щелкнем по ячейке со словом левой кнопкой мыши и введем число, например. Нажимаем ВВОД. Слово удаляется, а число остается.
2. Чтобы прежнее значение осталось, просто изменилось, нужно щелкнуть по ячейке два раза. Замигает курсор. Меняем значение: удаляем часть текста, добавляем.
3. Отредактировать значения можно и через строку формул. Выделяем ячейку, ставим курсор в строку формул, редактируем текст (число) – нажимаем Enter.

Для удаления значения ячейки используется кнопка Delete.

Чтобы переместить ячейку со значением, выделяем ее, нажимаем кнопку с ножницами («вырезать»). Или жмем комбинацию CTRL+X. Вокруг ячейки появляется пунктирная линия. Выделенный фрагмент остается в буфере обмена.

Ставим курсор в другом месте рабочего поля и нажимаем «Вставить» или комбинацию CTRL+V.

Таким же способом можно перемещать несколько ячеек сразу. На этот же лист, на другой лист, в другую книгу.

Чтобы переместить несколько ячеек, их нужно выделить:

1. Ставим курсор в крайнюю верхнюю ячейку слева.
2. Нажимаем Shift, удерживаем и с помощью стрелок на клавиатуре добиваемся выделения всего диапазона.

Чтобы выделить столбец, нажимаем на его имя (латинскую букву). Для выделения строки – на цифру.

Для изменения размеров строк или столбцов передвигаем границы (курсор в этом случае принимает вид крестика, поперечная перекладина которого имеет на концах стрелочки).

Чтобы значение поместилось в ячейке, столбец можно расширить автоматически: щелкнуть по правой границе 2 раза.

Чтобы сохранить ширину столбца, но увеличить высоту строки, нажимаем на ленте кнопок «Перенос текста».

Чтобы стало красивее, границу столбца Е немного подвинем, текст выровняем по центру относительно вертикали и горизонтали.

Объединим несколько ячеек: выделим их и нажмем кнопку «Объединить и поместить в центре».

В Excel доступна функция автозаполнения. Вводим в ячейку А2 слово «январь». Программа распознает формат даты – остальные месяцы заполнит автоматически.

Цепляем правый нижний угол ячейки со значением «январь» и тянем по строке.

Апробируем функцию автозаполнения на числовых значениях. Ставим в ячейку А3 «1», в А4 – «2». Выделяем две ячейки, «цепляем» мышью маркер автозаполнения и тянем вниз.

Если мы выделим только одну ячейку с числом и протянем ее вниз, то это число «размножиться».

Чтобы скопировать столбец на соседний, выделяем этот столбец, «цепляем» маркер автозаполнения и тянем в сторону.

Таким же способом можно копировать строки.

Удалим столбец: выделим его – правой кнопкой мыши – «Удалить». Или нажав комбинацию горячих клавиш: CTRL+»-«(минус).

Чтобы вставить столбец, выделяем соседний справа (столбец всегда вставляется слева), нажимаем правую кнопку мыши – «Вставить» — «Столбец». Комбинация: CTRL+SHIFT+»=»

Чтобы вставить строку, выделяем соседнюю снизу. Комбинация клавиш: SHIFT+ПРОБЕЛ чтобы выделить строку и нажимаем правую кнопку мыши – «Вставить» — «Строку» (CTRL+SHIFT+»=»)(строка всегда вставляется сверху).

Как работать в Excel: формулы и функции для чайников

Чтобы программа воспринимала вводимую в ячейку информацию как формулу, ставим знак «=». Например, = (2+3)*5. После нажатия «ВВОД» Excel считает результат.

Последовательность вычисления такая же, как в математике.

Формула может содержать не только числовые значения, но и ссылки на ячейки со значениями. К примеру, =(A1+B1)*5, где А1 и В1 – ссылки на ячейки.

Чтобы скопировать формулу на другие ячейки, необходимо «зацепить» маркер автозаполнения в ячейке с формулой и протянуть вниз (в сторону – если копируем в ячейки строки).

При копировании формулы с относительными ссылками на ячейки Excel меняет константы в зависимости от адреса текущей ячейки (столбца).

Чтобы сделать ссылку абсолютной (постоянной) и запретить изменения относительно нового адреса, ставится знак доллара ($).

В каждой ячейке столбца С второе слагаемое в скобках – 3 (ссылка на ячейку В1 постоянна, неизменна).

Значительно расширяют функционал программы встроенные функции. Чтобы вставить функцию, нужно нажать кнопку fx (или комбинацию клавиш SHIFT+F3). Откроется окно вида:

Чтобы не листать большой список функций, нужно сначала выбрать категорию.

Когда функция выбрана, нажимаем ОК. Откроется окно «Аргументы функции».

Функции распознают и числовые значения, и ссылки на ячейки. Чтобы поставить в поле аргумента ссылку, нужно щелкнуть по ячейке.

Excel распознает и другой способ введения функции. Ставим в ячейку знак «=» и начинаем вводить название функции. Уже после первых символов появится список возможных вариантов. Если навести курсор на какой-либо из них, раскроется подсказка.

Дважды щелкаем по нужной функции – становится доступным порядок заполнения аргументов. Чтобы завершить введение аргументов, нужно закрыть скобку и нажать Enter.

Аргумент функции КОРЕНЬ – ссылка на ячейку A1:

ВВОД – программа нашла квадратный корень из числа 40.

15 простых приемов для эффективной работы в Excel

Microsoft Excel — программа, без которой не обойтись в современном мире. Но многие люди, работающие в ней далеко не первый год, даже не догадываются о некоторых ее полезных возможностях.

AdMe.ru собрал 15 приемов, которые упростят вам работу и откроют новые перспективы.

Мгновенное заполнение

Отличная функция, благодаря которой можно избавить себя от долгого заполнения одинаковых по своей сути форм. Например, у нас есть список из десятка фамилий и имен, который мы хотим сократить. И вот, чтобы не заполнять все поля заново, Excel (начиная с версии 2013) предлагает заполнить их сам.

Как перемещаться по файлам Excel

Очень часто при работе с программой приходится открывать огромное количество самых разных файлов. Чтобы быстро перемещаться между ними, достаточно нажать одновременно клавиши Ctrl + Tab. Это, ко всему прочему, работает и в браузерах.

Как быстро перенести информацию

Если вам нужно быстро перенести ячейку или столбец, выделите их и наведите мышку на границу. Ждите, пока указатель сменится на другой. После этого можно смело перетаскивать их куда угодно. Для копирования ячейки или столбца нужно проделать то же самое, только с зажатой кнопкой Ctrl.

Как удалить пустые ячейки

Сделать это довольно просто: выделите нужный столбец, нажмите на вкладку Данные и воспользуйтесь функцией Фильтр. Теперь вы можете выбрать любой столбец и избавиться от пустых полей.

Как скрыть информацию

Эта функция будет полезна всем, кто хочет временно спрятать нужную информацию. С помощью этой опции можно также оставлять какие-то комментарии и заметки, которые не будут перемешиваться с основным текстом. Выделите интересующую вас ячейку, перейдите в меню Формат и нажмите Скрыть и отобразить. Так вам откроются доступные функции.

Как быстро объединить текст из нескольких ячеек

Нажмите на ячейку, в которой вы хотите увидеть результат, и вбейте туда знак «=». После этого выделите ячейки, которые хотите сложить, ставя перед каждой символ «&».

Как изменить регистр всех слов

Вы легко можете поменять регистр всей текстовой информации, выбрав необходимую функцию. ПРОПИСН — сделать все буквы прописными, ПРОПНАЧ — сделать прописной первую букву в каждом слове. Функция СТРОЧН, соответственно, делает все буквы строчными.

Как перейти к нужному листу

Все, кто работает с Excel ежедневно, знают, как трудно бывает найти нужный лист, особенно если их количество перевалило за 10. Для быстрого перемещения кликните правой кнопкой по кнопке прокрутки (она находится в нижней левой части экрана). Теперь вы можете перейти на любой нужный лист мгновенно.

Как быстро переименовать лист

Очень простая, но такая необходимая функция. Просто кликните 2 раза по названию листа и впишите новое имя.

Как создать маленькие диаграммы (спарклайны)

В Excel есть прикольная функция, которая позволяет вывести в столбце маленькую диаграмму, отображающую положение дел в других ячейках. Благодаря этой штуке вы наглядно можете показать клиенту или руководителю, что все ваши труды не напрасны и за этот год видны улучшения. Нажмите Вставка, перейдите в группу Спарклайны и выберите опцию График или Гистограмма (что больше нравится).

Как превратить строки в столбцы и наоборот

Бывает, что в самом начале работы с таблицей вы еще не можете представить, как лучше подать информацию — в ячейках или в столбцах. Функция транспонирования облегчит эту задачу. Выделите нужное количество ячеек и скопируйте их, зажав Ctrl + C. Теперь нужно выбрать нужный столбец и вставить данные с опцией Транспонировать.

Как выделить все ячейки

Чтобы выделить все ячейки, не нужно долго прокручивать мышкой. Достаточно будет нажать Ctrl + A или специальную кнопку в углу листа.

Быстрый ввод данных в несколько ячеек

Выделите ячейки, даже несмежные, введите то, что вам нужно, и нажмите Ctrl + Enter. Такой подход работает с датами, строками, числами и даже формулами. Этот способ позволяет сэкономить время как при вводе новых данных, так и при замене уже существующих.

Как восстановить файл, который вы не сохранили

Как же часто случается, что по забывчивости на вопрос: «Сохранить изменения?» — нажимаешь «Нет»! И вот вы уже думаете, что последняя пара часов ушла вникуда. Однако есть отличный шанс восстановить утраченное. В Excel 2010 нажмите на Файл, выберите Последние. В правом нижнем углу экрана появится опция Восстановить несохраненные книги. В версии 2013 года путь такой: Файл — Сведения — Управление версиями.

Изучаем Excel с нуля. Шаг #1 — Базовые понятия

Этой заметкой я бы хотел начать серию, в которой изложу пять простых шагов, которые позволят вам начать использовать Эксель в своей работе. По сути, это будет база для последующих шагов к освоению программы.

Возможно вы знаете, что программа Excel входит в пакет офисных программ Microsoft Office и является, пожалуй, самой известной и популярной программой из категории электронных таблиц. Excel стал своеобразным стандартом в индустрии и одним из основных преимуществ программы является ее универсальность.

Хоть и есть некоторые общепринятые сферы, в которых используется Excel, тем не менее, возможности программы если и не безграничны, то очень широки.

Вот основные сферы, в которых применяется Excel:

• произведение расчетов практически любой сложности;
• автоматизация однотипных расчетов;
• создание отчетов;
• организация списков и перечней;
• анализ и обработка числовых данных;
• создание диаграмм и графиков на основе данных;
• создание рисунков и схем.

И еще много чего другого, ведь Excel поддерживает язык программирования VBA (Visual Basic for Applications), а это означает, что на базе Excel можно создавать свои программы под какие-то узко специализированные задачи.

И все эти возможности доступны каждому!

В среде обычных пользователей бытует мнение, что Excel — это сложная и трудно осваиваемая программа… Но это совсем не так и мы с вами сделаем в этом курсе пять простых шагов, которые, как я надеюсь, развеют миф о «сложности Эксель».

Я считаю, что практика — лучший учитель и все новое следует осваивать именно на конкретных примерах, а не в теории. Поэтому данный мини-курс будет практическим. Все нужные нам инструменты мы будем осваивать по мере необходимости.

Но как бы мне не хотелось миновать теорию, все же есть некоторые базовые вещи, о которых необходимо рассказать в самом начале, так как в дальнейшем мы будем к ним постоянно обращаться. Я имею в виду интерфейс (внешний вид) программы, а также некоторые ее ключевые элементы.

В данном курсе мы будем рассматривать Excel из пакета Microsoft Office 2016, но курс можно использовать для изучения более ранних версий программы, а именно Excel 2007, 2010 и 2013, так как внешние и функциональные отличия между этими версиями непринципиальны.

Все документы, созданные в программе Excel, называются книгами и файлы рабочих книг имеют расширение .xlsx (в более старых версиях Excel расширение было .xls).

Каждая книга открывается в отдельном окне программы.

При запуске программы следует создать новую книгу и приступить к созданию нужной нам электронной таблицы.

Поскольку книга в обычном понимании состоит из листов, то и в книге Excel мы их также сможем найти.

По умолчанию в новой книге уже есть лист (Лист1). В версии Excel 2016 он только один, но мы можем создать столько листов, сколько будет необходимо. Для этого необходимо нажать соответствующую кнопку рядом с ярлычком листа.

Переключаться между ними можно с помощью специальных ярлычков в нижней части окна программы.

Каждый лист представляет собой таблицу, ну а любая таблица состоит из строк и столбцов. При этом строки пронумерованы от 1 до 1 048 576, а столбцы обозначаются буквами латинского алфавита — от А до XFD.

При этом, если проследить обозначение столбцов, то мы увидим, что когда алфавит заканчивается к букве прибавляется следующая по алфавиту буква, например, АА, АВ, АС и т.д.

Логично, что на пересечении строк и столбцов располагается ячейка.

Ячейка — это главная «рабочая лошадка» Экселя. Каждая ячейка таблицы может хранить число, текст или формулу. Именно формулы делают электронные таблицы такими удобными, но к формулам мы вернемся несколько позже.

Каждая ячейка имеет свой уникальный адрес. Если вы имеете представление, каким образом в шахматах или на поле игры «Морской бой» отмечается положение объектов, то вам будет легко понять и принцип адресов в Эксель.

В Экселе верхняя левая ячейка имеет адрес A1, а это означает, что она находится на пересечении столбца А и строки 1. Щелкая мышью по ячейкам на листе, мы сможем увидеть их адрес в поле Имени.

В любой момент времени только одна ячейка на листе может быть активной, то есть готовой к вводу данных. Об этом свидетельствует рамка, обрамляющая выделенную ячейку, а также ее адрес в поле Имени.

Обрамление называется табличным курсором и мы можем его перемещать либо мышью, щелчком по нужной ячейки таблицы, либо воспользоваться клавишами управления курсором (стрелками вправо-влево, вверх-вниз).

Также можно увидеть, что заголовки строки и столбца, на пересечении которых находится активная ячейка, подсвечиваются цветом, что также может быть полезно для быстрого определения местоположения выбранной ячейки.

Итак, суть работы в Excel сводится к вводу и форматированию данных в таблице на рабочем листе. Чтобы начать ввод данных в ячейку или изменить ее внешний вид, мы должны сначала эту ячейку выбрать (активировать). Для этого можно использовать либо мышь, либо клавиши управления курсором.

Все операции с ячейками производятся с помощью инструментов, которые сгруппированы по назначению и вынесены на панели инструментов (1, см. рис. ниже).

Сами панели инструментов также сгруппированы и располагаются на тематических вкладках (2) — Главная, Вставка, Разметка страницы и т.д.

Щелчком мыши по вкладке мы переключаемся на нужную вкладку и видим расположенные на ней панели инструментов, которые в свою очередь подписаны в нижней части (3). Это дает нам представление о том, для каких целей используются инструменты конкретной панели.

Область, где размещаются панели инструментов, называют Лентой (4). Ее можно скрыть, чтобы расширить рабочую область программы. Делается это двойным щелчком мыши по активной вкладке.

При этом если лента скрыта, то она будет временно появляться после щелчка мышью по любой из ее вкладок, а затем она будет снова исчезать, когда мы переключимся в рабочую область программы. Это может быть удобным при работе с Эксель на компьютерах с небольшой диагональю экрана, например, на нетбуках.

Ну а с теорией пора заканчивать и переходить к практике. На следующем шаге создадим простую электронную таблицу.

Excel — курс молодого бойца, что же нужно знать, чтобы эффективно работать в Excel?

Excel — курс молодого бойца, что же нужно знать, чтобы эффективно работать в Excel?

Что же нужно знать, чтобы эффективно работать в Excel?

Далее расскажем о некоторых базовых возможностях Excel, которые обязательно необходимо знать и применять.

Итак, Excel, это некий «табличный процессор» (такое определение, возможно, несколько устарело, но суть остается та же), который позволяет работать с таблицами (данные в них всегда имеют структуру) состоящими из цифр, текста и других значений.

Основные понятия: книга (собственно, файл Excel), рабочий лист (или просто «лист»), ячейка, диапазон ячеек, формулы, форматы. Для начала нужно иметь представление о некоторых свойствах перечисленных понятий. В рамках этой статьи будет рассмотрена лишь некоторая часть этих свойств.

Наименьший элемент в Excel — это ячейка, в нее можно вносить вручную или копировать цифры и текст (также и другие значения, но числа и текстовая информация — это основной вид данных). Также ячейка может содержать формулы.

Формулы в Excel — мощнейший инструмент в умелых руках. С помощью формул можно производить огромное разнообразие различных подсчетов, вычислений (то есть цифровое значение), также результатом выполнения формулы может быть и текст. Формула всегда начинается со знака = (знак «равно»).

Среди формул по статистике самая востребованная — эта формула суммирования. Получение суммы чисел — наиболее распространенное действие, которое мы делаем в Excel. Поэтому, если знать, как быстро ввести формулу суммы, то это существенно повысить скорость работы.

Прием 1 – быстрый ввод формулы суммы

Шаг 1 – станьте в ячейку ниже суммируемых цифр. Шаг 2 – нажмите одновременно клавиши Alt и =, а потом Enter (Ввод). В результате Вы получите формулу суммы.

Пример: данные находятся в диапазоне B2:B502, становимся в ячейку B503, нажимаем Alt =, нажимаем клавишу «Ввод». После этого в ячейке B503 появится формула =СУММ(B2:B502) и будет произведено суммирование всех чисел из этого диапазона.

Применение приема 1 существенно (в разы) сокращает время ввода формулы для нахождения суммы чисел (в примере специально был показан «длинный» диапазон, для выделения которого нужно потратить определенное время).

Прием 2 – закрепление «шапки»

Культура работы в Excel обязательно подразумевает знание этого приема. Закрепление «шапки» таблицы, чтобы при прокрутке или листании вниз она всегда оставалась сверху – это своего рода правило хорошего тона.

В зависимости от версии Excel меню в котором это делается немного отличается. Рассмотрим на примере Excel 2010.

Шаг 1 – станьте в ячейку на одну строку ниже, чем закрепляемая «шапка» (заголовки). Шаг 2 – главное меню: Вид –Закрепить области – Закрепить верхнюю строку (там есть еще и другие варианты, они работают похоже)

Пример: у нас есть таблица, заголовки которой располагаются в первой строке. Для того, чтобы закрепить строки (заголовки) – становимся в ячейку A2 и идем в меню «Вид –Закрепить области – Закрепить верхнюю строку». После этого, при прокрутке вниз строка 1 всегда будет на виду.

Прием 3 – абсолютная адресация и ее изменение одной клавишей

Чтобы изменить адрес ячейки внутри формулы – нажмите на F4. Первое нажатие приведет к появлению абсолютной ссылки вида $A$1, второе и третье – смешанной (A$1 и $A1), а четвертое нажатие – возвращает к относительному адресу — A1.

Пример: необходимо посчитать структуру продаж по регионам в процентах. В ячейках D2:D10 идут суммы продаж по каждому региону, а в ячейке D11 – общая сумма. Чтобы получить структур в процентах необходимо разделить значение из каждой ячейки (диапазона D2:D10) на общую сумму.

Формула очень простая =D2/D11, но. Если мы захотим растянуть эту формулу вниз, то получим =D3/D12, =D4/D113 и тд. В результате – ошибка. Выход из ситуации – фиксация абсолютного адреса ячейки с общей суммой. Как раз тут нам и пригодится F4.

Шаг 1 – пишем формулу =D2/D11; Шаг 2 – сразу после создания этой формулы – жмем F4 и получаем: =D2/$D$11. Теперь формулу можно смело распространить вниз, ячейка $D$11 уже «закреплена» с помощью абсолютного адреса.

Три описанных приема можно условно считать обязательным минимумом, который позволяет начать работать с Excel более профессионально. На самом деле, конечно, количество таких приемов достаточно велико, а их применение полностью зависит от особенностей чисто Вашей специфики работы в Excel.