Основы работы в эксель

Как работать в эксель. Основные приемы и функции — основы от курсов эксель

Microsoft Excel — это удобная, многофункциональная программа, которая входит в состав офисного пакета Microsoft Office. Основное предназначение программы заключается в составлении таблиц, проведении расчетов, систематизации и анализе данных, построении диаграмм, графиков. У некоторых сразу возникает вопрос: «как работать на экселе?». Все очень просто, для начала достаточно изучить основные базовые возможности, а потом перейти к более сложным функциям.

Существует множество профессии, для которых умение работать в xl облегчает и ускоряет выполнение поставленных задач, например: секретари, менеджеры, логисты, бухгалтеры, экономисты и т.д.

Как работает excel

В целом работу данной программы можно охарактеризовать как унифицированный математический аппарат, способный осуществлять разнообразные вычисления на основе заданных данных и указанных формул.

На сегодняшний день выпущено много версий данной программы. Последняя — Microsoft Excel 2019. При этом основная специфика табличного редактора не меняется, а только совершенствуется. Например, в последней версии добавлено 6 новых видов диаграмм, функций ПРЕДСКАЗ.ETS, CONCAT, IFS, MAXIFS, SWITCH, TEXTJOIN, обновлен режим совместного редактирования и т.д.

Интерфейса Excel

Сам документ Excel состоит из рабочих листов, каждый из которых представляет собой электронную таблицу. Их можно удалять, вставлять, указывать названия. Интерфейс содержит большое количество различных элементов: вкладок, ячеек, различных функций, встроенных шаблонов и т.д.

Панель вкладок

Этот набор команд, расположенных на горизонтальной ленте в верхней части окна. Курсором можно выбрать, необходимый раздел вкладки. Например, «Главная» — отвечает за текст в документе — шрифт, расположение в ячейке, форматирование и т.д.

Над вкладками меню во многих вариантах программы находится панель быстрого доступа. Под панелью вкладок находится еще одна строка, состоящая из двух частей:

• Левая сторона, называется строка имени ячейки. На рис.1 в ней указано «R1C1» —это название ячейки, которая выделена черным цветом. Следует обратить внимание на то, что многие меняют стиль ссылок четырехзначный (в данном случае «R1C1») на двухзначный. Для этого необходимо зайти в раздел «Параметры Excel» и убрать галочку. На рис.2 можно увидеть, как это осуществить (выделено красным цветом) и какой будет результат (выделено синим цветом). Благодаря строке имени ячейки, при большом объеме информации можно легко определить, в каком месте документа находитесь курсор.
• Правая половина называется строка формул. На рис.1 – «fx» В этой строке можно увидеть содержимое любой ячейки, для этого достаточно курсором «встать в ячейку».

Таблицы могут быть заполнены числовыми значениями, текстом, обозначениями дат, формулами. Вводимые данные отображаются в строке формул, как описано выше и в самой ячейке, в которой стоит курсор мышки. После завершения ввода необходимо нажать клавишу «Enter» на клавиатуре, чтобы сохранить значение в нужном месте.

Есть определенные тонкости при занесении десятичных чисел, дробных, даты и времени. Что касается объема текста, ограничение заключается в ширине ячейки, но ее можно увеличить. После ввода нужной информации необходимо подвести курсор между заголовками столбцов, два раза нажать мышкой и автоматически ширина ячейки настроится.

Формулы и функции

Перед указанием формулы надо поставить знак равенства. Например, становимся в нужную ячейку и указываем: «=8+9», затем нажимаем «Enter», в результате в ячейке мы увидим цифру «17», а в строке формул «fx» действие «=8+9». Можно использовать различные математические операции: умножение, деление, вычитание, использовать скобки.

Помимо цифр в формуле можно указывать номера ячеек, тогда в математическом действии будут участвовать данные указанные в них. Например, в ячейке «А1» стоит «4», в «В1» — «3», а в «С1» зафиксирована формула: «=А1+В1», в результате в ячейке «С1» появится цифра «7», а в строке формул «fx» — действие «=А1+В1» (Рис.3).

Для подсчета сводных итогов предусмотрена отдельная операция. Необходимо «встать в ячейку», в которой должен отобразиться результат и нажать на панели вкладок, в разделе «Главная» значок « » или комбинацию клавиш на клавиатуре (ALT + =).

Это самые легкие и простые формулы, после их изучения, можно переходить к более сложным вычислениям.

В Excel предусмотрено много различных функций. Для их описания следует выделить отдельную статью. Если вас заинтересовала данная тема, то при желании вы сможете узнать подробнее на курсах эксель https://spbshb.ru/secretarial-school/excel-courses. Самая простая функция, которую чаще всего используют –это маркер автозаполнения. Для того чтобы воспользоваться маркером необходимо выделить нужную ячейку, подвести курсор в правый нижний угол и дождаться появления тонкого черного крестика.

После его «протягивания» (левой кнопкой мыши) по нужным ячейкам в них отобразится значение, следующее за предыдущим. Например, в первой ячейке указан месяц «январь». После «протягивания» курсора в соответствующих ячейках появится: «февраль, март, апрель» и т.д. А если надо указать одинаковое значение – тогда дополнительно необходимо на клавиатуре нажать клавишу «Ctrl» и получится во всех ячейках, по которым был «протянут» курсор нужные данные. Также можно копировать и формулы.

Встроенные шаблоны

Данная программа предлагает большое разнообразие встроенных шаблонов для работы: «выписка по счету», «личный бюджет» и т.д (Рис.4). Можно вносить изменения, создавать свои шаблоны.

Для создания диаграмм, графиков – достаточно выделить необходимые данные из заполненной таблицы, в панели вкладок выбрать — «Вставка» и инструмент «Гистограмма», «График» — то, что необходимо сформировать, указать нужную форму. Результат не заставит долго ждать.

Как создать таблицу в excel — основы

Существует два способа:

• Заполнить ячейки, очертить границы таблицы и сохранить.
• В панели вкладок выбрать «Вставка» и инструмент «Таблица». В открывшемся информационном сообщении указать диапазон таблицы. Поставить галочку, что таблица с заголовками и нажать кнопку «ОК». Основа таблицы сформирована, можно заносит данные. Если необходимы дополнительные строки или столбцы, достаточно поставить курсор в нужную ячейку, вписать данные и нажать «Enter». Диапазон таблицы автоматически расширится. Также можно воспользоваться функцией маркера автозаполнения.

Вся эта статья только частичное описание, как работать в xl. Если необходимо использовать сложные вычисления, привязку к базам данных следует обратиться к специальной литературе или пойти на курсы, так как возможности программы Microsoft Excel большие.

Как научиться работать в Excel самостоятельно

Microsoft Excel – чрезвычайно полезная программка в разных областях. Готовая таблица с возможностью автозаполнения, быстрых расчетов и вычислений, построения графиков, диаграмм, создания отчетов или анализов и т.д.

Инструменты табличного процессора могут значительно облегчить труд специалистов из многих отраслей. Представленная ниже информация – азы работы в Эксель для чайников. Освоив данную статью, Вы приобретете базовые навыки, с которых начинается любая работа в Excel.

Инструкция по работе в Excel

Книга Excel состоит из листов. Лист – рабочая область в окне. Его элементы:

Чтобы добавить значение в ячейку, щелкаем по ней левой кнопкой мыши. Вводим с клавиатуры текст или цифры. Жмем Enter.

Значения могут быть числовыми, текстовыми, денежными, процентными и т.д. Чтобы установить/сменить формат, щелкаем по ячейке правой кнопкой мыши, выбираем «Формат ячеек». Или жмем комбинацию горячих клавиш CTRL+1.

Для числовых форматов можно назначить количество десятичных знаков.

Примечание. Чтобы быстро установить числовой формат для ячейки — нажмите комбинацию горячих клавиш CTRL+SHIFT+1.

Для форматов «Дата» и «Время» Excel предлагает несколько вариантов изображения значений.

Отредактируем значение ячеек:

1. Щелкнем по ячейке со словом левой кнопкой мыши и введем число, например. Нажимаем ВВОД. Слово удаляется, а число остается.
2. Чтобы прежнее значение осталось, просто изменилось, нужно щелкнуть по ячейке два раза. Замигает курсор. Меняем значение: удаляем часть текста, добавляем.
3. Отредактировать значения можно и через строку формул. Выделяем ячейку, ставим курсор в строку формул, редактируем текст (число) – нажимаем Enter.

Для удаления значения ячейки используется кнопка Delete.

Чтобы переместить ячейку со значением, выделяем ее, нажимаем кнопку с ножницами («вырезать»). Или жмем комбинацию CTRL+X. Вокруг ячейки появляется пунктирная линия. Выделенный фрагмент остается в буфере обмена.

Ставим курсор в другом месте рабочего поля и нажимаем «Вставить» или комбинацию CTRL+V.

Таким же способом можно перемещать несколько ячеек сразу. На этот же лист, на другой лист, в другую книгу.

Чтобы переместить несколько ячеек, их нужно выделить:

1. Ставим курсор в крайнюю верхнюю ячейку слева.
2. Нажимаем Shift, удерживаем и с помощью стрелок на клавиатуре добиваемся выделения всего диапазона.

Чтобы выделить столбец, нажимаем на его имя (латинскую букву). Для выделения строки – на цифру.

Для изменения размеров строк или столбцов передвигаем границы (курсор в этом случае принимает вид крестика, поперечная перекладина которого имеет на концах стрелочки).

Чтобы значение поместилось в ячейке, столбец можно расширить автоматически: щелкнуть по правой границе 2 раза.

Чтобы сохранить ширину столбца, но увеличить высоту строки, нажимаем на ленте кнопок «Перенос текста».

Чтобы стало красивее, границу столбца Е немного подвинем, текст выровняем по центру относительно вертикали и горизонтали.

Объединим несколько ячеек: выделим их и нажмем кнопку «Объединить и поместить в центре».

В Excel доступна функция автозаполнения. Вводим в ячейку А2 слово «январь». Программа распознает формат даты – остальные месяцы заполнит автоматически.

Цепляем правый нижний угол ячейки со значением «январь» и тянем по строке.

Апробируем функцию автозаполнения на числовых значениях. Ставим в ячейку А3 «1», в А4 – «2». Выделяем две ячейки, «цепляем» мышью маркер автозаполнения и тянем вниз.

Если мы выделим только одну ячейку с числом и протянем ее вниз, то это число «размножиться».

Чтобы скопировать столбец на соседний, выделяем этот столбец, «цепляем» маркер автозаполнения и тянем в сторону.

Таким же способом можно копировать строки.

Удалим столбец: выделим его – правой кнопкой мыши – «Удалить». Или нажав комбинацию горячих клавиш: CTRL+»-«(минус).

Чтобы вставить столбец, выделяем соседний справа (столбец всегда вставляется слева), нажимаем правую кнопку мыши – «Вставить» — «Столбец». Комбинация: CTRL+SHIFT+»=»

Чтобы вставить строку, выделяем соседнюю снизу. Комбинация клавиш: SHIFT+ПРОБЕЛ чтобы выделить строку и нажимаем правую кнопку мыши – «Вставить» — «Строку» (CTRL+SHIFT+»=»)(строка всегда вставляется сверху).

Как работать в Excel: формулы и функции для чайников

Чтобы программа воспринимала вводимую в ячейку информацию как формулу, ставим знак «=». Например, = (2+3)*5. После нажатия «ВВОД» Excel считает результат.

Последовательность вычисления такая же, как в математике.

Формула может содержать не только числовые значения, но и ссылки на ячейки со значениями. К примеру, =(A1+B1)*5, где А1 и В1 – ссылки на ячейки.

Чтобы скопировать формулу на другие ячейки, необходимо «зацепить» маркер автозаполнения в ячейке с формулой и протянуть вниз (в сторону – если копируем в ячейки строки).

При копировании формулы с относительными ссылками на ячейки Excel меняет константы в зависимости от адреса текущей ячейки (столбца).

Чтобы сделать ссылку абсолютной (постоянной) и запретить изменения относительно нового адреса, ставится знак доллара ($).

В каждой ячейке столбца С второе слагаемое в скобках – 3 (ссылка на ячейку В1 постоянна, неизменна).

Значительно расширяют функционал программы встроенные функции. Чтобы вставить функцию, нужно нажать кнопку fx (или комбинацию клавиш SHIFT+F3). Откроется окно вида:

Чтобы не листать большой список функций, нужно сначала выбрать категорию.

Когда функция выбрана, нажимаем ОК. Откроется окно «Аргументы функции».

Функции распознают и числовые значения, и ссылки на ячейки. Чтобы поставить в поле аргумента ссылку, нужно щелкнуть по ячейке.

Excel распознает и другой способ введения функции. Ставим в ячейку знак «=» и начинаем вводить название функции. Уже после первых символов появится список возможных вариантов. Если навести курсор на какой-либо из них, раскроется подсказка.

Дважды щелкаем по нужной функции – становится доступным порядок заполнения аргументов. Чтобы завершить введение аргументов, нужно закрыть скобку и нажать Enter.

Аргумент функции КОРЕНЬ – ссылка на ячейку A1:

ВВОД – программа нашла квадратный корень из числа 40.

12 простых приёмов для ускоренной работы в Excel

Как быстро добавить данные, создать умную таблицу или спасти несохранённый файл.

Автор проекта «Планета Excel», разработчик и IT-тренер.

1. Быстрое добавление новых данных в диаграмму

Если для построенной диаграммы на листе появились новые данные, которые нужно добавить, то можно просто выделить диапазон с новой информацией, скопировать его (Ctrl + C) и потом вставить прямо в диаграмму (Ctrl + V).

2. Мгновенное заполнение (Flash Fill)

Предположим, у вас есть список полных ФИО (Иванов Иван Иванович), которые вам надо превратить в сокращённые (Иванов И. И.). Чтобы сделать это, нужно просто начать писать желаемый текст в соседнем столбце вручную. На второй или третьей строке Excel попытается предугадать наши действия и выполнит дальнейшую обработку автоматически. Останется только нажать клавишу Enter для подтверждения, и все имена будут преобразованы мгновенно. Подобным образом можно извлекать имена из email, склеивать ФИО из фрагментов и так далее.

3. Копирование без нарушения форматов

Вы, скорее всего, знаете о волшебном маркере автозаполнения. Это тонкий чёрный крест в правом нижнем углу ячейки, потянув за который можно скопировать содержимое ячейки или формулу сразу на несколько ячеек. Однако есть один неприятный нюанс: такое копирование часто нарушает дизайн таблицы, так как копируется не только формула, но и формат ячейки. Этого можно избежать. Сразу после того, как потянули за чёрный крест, нажмите на смарт-тег — специальный значок, появляющийся в правом нижнем углу скопированной области.

Если выбрать опцию «Копировать только значения» (Fill Without Formatting), то Excel скопирует вашу формулу без формата и не будет портить оформление.

4. Отображение данных из таблицы Excel на карте

В Excel можно быстро отобразить на интерактивной карте ваши геоданные, например продажи по городам. Для этого нужно перейти в «Магазин приложений» (Office Store) на вкладке «Вставка» (Insert) и установить оттуда плагин «Карты Bing» (Bing Maps). Это можно сделать и по прямой ссылке с сайта, нажав кнопку Get It Now.

После добавления модуля его можно выбрать в выпадающем списке «Мои приложения» (My Apps) на вкладке «Вставка» (Insert) и поместить на ваш рабочий лист. Останется выделить ваши ячейки с данными и нажать на кнопку Show Locations в модуле карты, чтобы увидеть наши данные на ней. При желании в настройках плагина можно выбрать тип диаграммы и цвета для отображения.

5. Быстрый переход к нужному листу

Если в файле количество рабочих листов перевалило за 10, то ориентироваться в них становится трудновато. Щёлкните правой кнопкой мыши по любой из кнопок прокрутки ярлычков листов в левом нижнем углу экрана. Появится оглавление, и на любой нужный лист можно будет перейти мгновенно.

6. Преобразование строк в столбцы и обратно

Если вам когда-нибудь приходилось руками перекладывать ячейки из строк в столбцы, то вы оцените следующий трюк:

1. Выделите диапазон.
2. Скопируйте его (Ctrl + C) или, нажав на правую кнопку мыши, выберите «Копировать» (Copy).
3. Щёлкните правой кнопкой мыши по ячейке, куда хотите вставить данные, и выберите в контекстном меню один из вариантов специальной вставки — значок «Транспонировать» (Transpose). В старых версиях Excel нет такого значка, но можно решить проблему с помощью специальной вставки (Ctrl + Alt + V) и выбора опции «Транспонировать» (Transpose).

7. Выпадающий список в ячейке

Если в какую-либо ячейку предполагается ввод строго определённых значений из разрешённого набора (например, только «да» и «нет» или только из списка отделов компании и так далее), то это можно легко организовать при помощи выпадающего списка.

1. Выделите ячейку (или диапазон ячеек), в которых должно быть такое ограничение.
2. Нажмите кнопку «Проверка данных» на вкладке «Данные» (Data → Validation).
3. В выпадающем списке «Тип» (Allow) выберите вариант «Список» (List).
4. В поле «Источник» (Source) задайте диапазон, содержащий эталонные варианты элементов, которые и будут впоследствии выпадать при вводе.

8. Умная таблица

Если выделить диапазон с данными и на вкладке «Главная» нажать «Форматировать как таблицу» (Home → Format as Table), то наш список будет преобразован в умную таблицу, которая умеет много полезного:

1. Автоматически растягивается при дописывании к ней новых строк или столбцов.
2. Введённые формулы автоматом будут копироваться на весь столбец.
3. Шапка такой таблицы автоматически закрепляется при прокрутке, и в ней включаются кнопки фильтра для отбора и сортировки.
4. На появившейся вкладке «Конструктор» (Design) в такую таблицу можно добавить строку итогов с автоматическим вычислением.

9. Спарклайны

Спарклайны — это нарисованные прямо в ячейках миниатюрные диаграммы, наглядно отображающие динамику наших данных. Чтобы их создать, нажмите кнопку «График» (Line) или «Гистограмма» (Columns) в группе «Спарклайны» (Sparklines) на вкладке «Вставка» (Insert). В открывшемся окне укажите диапазон с исходными числовыми данными и ячейки, куда вы хотите вывести спарклайны.

После нажатия на кнопку «ОК» Microsoft Excel создаст их в указанных ячейках. На появившейся вкладке «Конструктор» (Design) можно дополнительно настроить их цвет, тип, включить отображение минимальных и максимальных значений и так далее.

10. Восстановление несохранённых файлов

Представьте: вы закрываете отчёт, с которым возились последнюю половину дня, и в появившемся диалоговом окне «Сохранить изменения в файле?» вдруг зачем-то жмёте «Нет». Офис оглашает ваш истошный вопль, но уже поздно: несколько последних часов работы пошли псу под хвост.

На самом деле есть шанс исправить ситуацию. Если у вас Excel 2010, то нажмите на «Файл» → «Последние» (File → Recent) и найдите в правом нижнем углу экрана кнопку «Восстановить несохранённые книги» (Recover Unsaved Workbooks).

В Excel 2013 путь немного другой: «Файл» → «Сведения» → «Управление версиями» → «Восстановить несохранённые книги» (File — Properties — Recover Unsaved Workbooks).

В последующих версиях Excel следует открывать «Файл» → «Сведения» → «Управление книгой».

Откроется специальная папка из недр Microsoft Office, куда на такой случай сохраняются временные копии всех созданных или изменённых, но несохранённых книг.

11. Сравнение двух диапазонов на отличия и совпадения

Иногда при работе в Excel возникает необходимость сравнить два списка и быстро найти элементы, которые в них совпадают или отличаются. Вот самый быстрый и наглядный способ сделать это:

1. Выделите оба сравниваемых столбца (удерживая клавишу Ctrl).
2. Выберите на вкладке «Главная» → «Условное форматирование» → «Правила выделения ячеек» → «Повторяющиеся значения» (Home → Conditional formatting → Highlight Cell Rules → Duplicate Values).
3. Выберите вариант «Уникальные» (Unique) в раскрывающемся списке.

12. Подбор (подгонка) результатов расчёта под нужные значения

Вы когда-нибудь подбирали входные значения в вашем расчёте Excel, чтобы получить на выходе нужный результат? В такие моменты чувствуешь себя матёрым артиллеристом: всего-то пара десятков итераций «недолёт — перелёт» — и вот оно, долгожданное попадание!

Microsoft Excel сможет сделать такую подгонку за вас, причём быстрее и точнее. Для этого нажмите на вкладке «Данные» кнопку «Анализ „что если“» и выберите команду «Подбор параметра» (Insert → What If Analysis → Goal Seek). В появившемся окне задайте ячейку, где хотите подобрать нужное значение, желаемый результат и входную ячейку, которая должна измениться. После нажатия на «ОК» Excel выполнит до 100 «выстрелов», чтобы подобрать требуемый вами итог с точностью до 0,001.

Если этот обзор охватил не все полезные фишки MS Excel, о которых вы знаете, делитесь ими в комментариях!

Работа в Экселе с формулами и таблицами для начинающих

Развитие первых ПК строилось вокруг вычислительных программ, способных упростить и ускорить работу с числовыми массивами. Эти программы разрастались, становились все более сложными и ресурсоемкими, стимулируя создание новых аппаратных платформ. Не стал исключением и Excel, табличный редактор, без которого корпорация Microsoft никогда не могла бы занять свое современное место на рынке компьютерного ПО. Сегодня мы расскажем, как работать в MS Excel, и познакомим вас с основными возможностями программы.

Форматы файлов

Оптимальным соотношением производительности и системных требований, на наш субъективный взгляд, обладает Excel 2010. Он отличается хорошим быстродействием даже на устаревших ПК с Windows XP, дружественным и интуитивно понятным интерфейсом.

Основными форматами файлов, созданных с помощью MS Excel, являются XLS (Office 2003) и XLSX (Office 2007 и новее). Тем не менее, программа умеет сохранять данные в узкоспециализированных форматах. Полный их перечень дан в таблице.

Таблица форматов MS Excel.

На практике чаще всего используются форматы XLS и XLSX. Они совместимы со всеми версиями MS Excel (для открытия XLSX в Office 2003 и ниже потребуется конвертация) и многими альтернативными офисными пакетами.

Создание таблиц, виды и особенности содержащихся в них данных

Рабочее пространство листа Microsoft Excel разделено условно невидимыми границами на столбцы и строки, размеры которых можно регулировать, «перетаскивая» наведенный на границу ползунок. Для быстрого объединения ячеек служит соответствующая иконка в блоке «Выравнивание» вкладки «Главная».

Столбцы обозначены буквами латинского алфавита (A, B, C,… AA, AB, AC…), строки пронумерованы. Таким образом, каждая ячейка имеет свой уникальный адрес. Вот пример выделения ячейки C7.

Ячейка может содержать числовое значение, текст с заданным форматированием, символы, формулы и другие элементы. Числа по умолчанию располагаются в правой части ячейки, текст – в левой. При выделении ячейки с формулой последняя отображается в строке «fx».

С помощью инструментов вкладки «Главная» ячейки и саму таблицу можно отформатировать, установить нужные размеры и параметры текста, выделить границы, применить заливку ячеек, а также выполнять ряд более сложных операций.

На заметку! Предварительно необходимо выделить тот участок, который собираетесь отформатировать.

Нажав правой кнопкой мыши на выделенную ячейку или блок ячеек, можно вызвать контекстное меню. Оно состоит из верхнего блока, дублирующего основные функции вкладки «Главная» и нижнего блока, в котором сосредоточены операции копирования и вставки текста, фильтрации и сортировки значений, а также некоторые другие функции.

Выбрав в контекстном меню пункт «Формат ячейки», Вы получите расширенные возможности форматирования выбранного массива данных.

С помощью открывшегося окна можно максимально точно настроить все особенности представления информации в ячейках и табличных блоках.

Кроме того, можно применить уже готовые стили, сгруппированные в пунктах «Условное форматирование», «Форматировать как таблицу» и «Стили ячеек».

Контекстные меню этих пунктов содержат шаблоны с контрастными, градиентными и многими другими схемами форматирования, с помощью которых можно быстро привести табличный блок в нужный вид.

Кроме уже рассмотренных групп «Шрифт», «Выравнивание» и «Стили», вкладка «Главная» содержит несколько менее востребованных, но все же необходимых в ряде случаев элементов. На ней можно обнаружить:

«Буфер обмена» – иконки копирования, вырезания и вставки информации (они дублируются сочетаниями клавиш «Ctrl+C», «Ctrl+X» и «Ctrl+V» соответственно);

Стрелки в правом нижнем углу большинства блоков вкладки «Главная» вызывают расширенные контекстные меню или всплывающие окна, в которых содержатся более точные и более полные перечни возможных команд.

Основы работы с формулами

Поскольку главной задачей программы Excel является упрощение вычислительных операций, в ней предусмотрены мощные математические инструменты. Большинство из их интересно лишь профессионалам в той или иной отрасли, но некоторые бывают полезны и обычным пользователям.

Любая формула начинается со знака равенства. Для простейших вычислений можно использовать классические математические операторы, сгруппированные на клавиатуре.

Вот примеры таких формул:

• сложение – «=A1+A2»;
• вычитание – «=A2-A1»;
• умножение – «=A2*A1»;
• деление – «=A2/A1»;
• возведение в степень (квадрат) – «=A1^2»;
• сложносоставное выражение – «=((A1+A2)^3-(A3+A4)^2)/2».

Адрес ячейки в формуле не обязательно вводить вручную, достаточно просто кликнуть левой кнопкой мыши на нужную ячейку. Зная это, можно легко и быстро ввести непосредственно в ячейку или в строку «fx» любое простое выражение, используя только математические знаки и цифры. Более сложные функции задаются с помощью буквенных команд-операторов.

Важно! Не забывайте, что любое изменение данных в исходных ячейках приведет к автоматическому пересчету всех связанных с ними формул. Если формат ячейки, на которую ссылается формула, не числовой, программа выдаст ошибку.

Поиск и использование нужных выражений

Несколько быстрых команд автоматического подсчета данных доступно в пункте «Редактирование» вкладки «Главная». Предположим, что у нас есть ряд чисел (выборка), для которой нужно определить общую сумму и среднее значение. Выполним следующее:

Шаг 1. Выделяем весь массив выборки и нажимаем на стрелку возле знака «Сигма» (обведен красным).

Шаг 2. В раскрывшемся контекстном меню выбираем пункт «Сумма». В ячейке, расположенной под массивом (в нашем случае это ячейка «A11») появится результат вычисления.

Шаг 3. Теперь в строке формулы отображается выражение, выбранное системой для расчета. Этот же оператор можно вписать вручную или найти в общем каталоге.

Шаг 4. Снова выделим выборку и нажмем на знак «Сигма», но в этот раз выберем пункт «Среднее». В первой свободной ячейке столбца, расположенной под результатом предыдущего расчета, появится среднее арифметическое значение выборки.

Шаг 5. Обычно с вкладки «Главная» осуществляют только простые расчеты, однако в контекстном меню можно отыскать любую нужную формулу. Для этого выберем пункт «Другие функции».

Шаг 6. В открывшемся окне «Мастер функций» задаем категорию формулы (например, «Математические») и выбираем нужное выражение.

Шаг 7. Читаем краткое пояснение механизма действия формулы чтобы убедится, что выбрали нужное выражение. Затем нажимает «ОК».

Шаг 8. Выбранный оператор появится в строке формулы, после чего Вам останется лишь выделить ячейку или массив с данными для расчета.

На заметку! Помимо пункта «Редактирование», выбрать оператор можно непосредственно на вкладке «Формулы».

Здесь выражения также собраны в ряд категорий, каждая из которых содержит формулы заданного порядка. После выбора конкретной формулы вам предложат ввести аргументы. Можно задать значения с клавиатуры, а можно выбрать ячейку или массив данных мышью.

Справка! Со временем основные операторы останутся в памяти, а для их использования будет достаточно поставить знак равенства, зажать «Caps Lock» и ввести сокращенное наименование функции.

Еще один важный нюанс, способный существенно облегчить работу с формулами – автозаполнение. Это применение одной формулы к разным аргументам с автоматической подстановкой последних.

На рисунке ниже приведена матрица числовых значений и рассчитано несколько показателей для первой строки:

• сумма значений: =СУММ(A3:E3);
• произведение значений: =ПРОИЗВЕД(A3:E3);
• квадратный корень доли суммы в произведении: =КОРЕНЬ(G3/F3).

Предположим, что аналогичный расчет нужно выполнить и для остальных рядов. Для этого ячейки с формулами последовательно потянем за правый нижний угол вниз до конца числовых значений.

Обратите внимание, что курсор превратился в «плюс», а ячейки за ним выделяются пунктирной рамкой. Отпустив кнопку мыши, получим рассчитанные по строкам значения показателей. Автозаполнение можно применять как к отдельной строке или столбцу, так и к крупным массивам данных.

Заключение

Теперь у Вас есть необходимые базовые навыки работы с MS Excel. Надеемся, полученная информация была интересной и полезной для Вас. Желаем удачи в освоение вычислительной техники в целом и табличных редакторов в частности!

Видео — Excel для начинающих. Правила ввода формул

Понравилась статья?
Сохраните, чтобы не потерять!

Как работать в Excel с таблицами для чайников: пошаговая инструкция

Программа Microsoft Excel удобна для составления таблиц и произведения расчетов. Рабочая область – это множество ячеек, которые можно заполнять данными. Впоследствии – форматировать, использовать для построения графиков, диаграмм, сводных отчетов.

Работа в Экселе с таблицами для начинающих пользователей может на первый взгляд показаться сложной. Она существенно отличается от принципов построения таблиц в Word. Но начнем мы с малого: с создания и форматирования таблицы. И в конце статьи вы уже будете понимать, что лучшего инструмента для создания таблиц, чем Excel не придумаешь.

Как создать таблицу в Excel для чайников

Работа с таблицами в Excel для чайников не терпит спешки. Создать таблицу можно разными способами и для конкретных целей каждый способ обладает своими преимуществами. Поэтому сначала визуально оценим ситуацию.

Посмотрите внимательно на рабочий лист табличного процессора:

Это множество ячеек в столбцах и строках. По сути – таблица. Столбцы обозначены латинскими буквами. Строки – цифрами. Если вывести этот лист на печать, получим чистую страницу. Без всяких границ.

Сначала давайте научимся работать с ячейками, строками и столбцами.

Как выделить столбец и строку

Чтобы выделить весь столбец, щелкаем по его названию (латинской букве) левой кнопкой мыши.

Для выделения строки – по названию строки (по цифре).

Чтобы выделить несколько столбцов или строк, щелкаем левой кнопкой мыши по названию, держим и протаскиваем.

Для выделения столбца с помощью горячих клавиш ставим курсор в любую ячейку нужного столбца – нажимаем Ctrl + пробел. Для выделения строки – Shift + пробел.

Как изменить границы ячеек

Если информация при заполнении таблицы не помещается нужно изменить границы ячеек:

1. Передвинуть вручную, зацепив границу ячейки левой кнопкой мыши.
2. Когда длинное слово записано в ячейку, щелкнуть 2 раза по границе столбца / строки. Программа автоматически расширит границы.
3. Если нужно сохранить ширину столбца, но увеличить высоту строки, воспользуемся кнопкой «Перенос текста» на панели инструментов.

Для изменения ширины столбцов и высоты строк сразу в определенном диапазоне выделяем область, увеличиваем 1 столбец /строку (передвигаем вручную) – автоматически изменится размер всех выделенных столбцов и строк.

Примечание. Чтобы вернуть прежний размер, можно нажать кнопку «Отмена» или комбинацию горячих клавиш CTRL+Z. Но она срабатывает тогда, когда делаешь сразу. Позже – не поможет.

Чтобы вернуть строки в исходные границы, открываем меню инструмента: «Главная»-«Формат» и выбираем «Автоподбор высоты строки»

Для столбцов такой метод не актуален. Нажимаем «Формат» — «Ширина по умолчанию». Запоминаем эту цифру. Выделяем любую ячейку в столбце, границы которого необходимо «вернуть». Снова «Формат» — «Ширина столбца» — вводим заданный программой показатель (как правило это 8,43 — количество символов шрифта Calibri с размером в 11 пунктов). ОК.

Как вставить столбец или строку

Выделяем столбец /строку правее /ниже того места, где нужно вставить новый диапазон. То есть столбец появится слева от выделенной ячейки. А строка – выше.

Нажимаем правой кнопкой мыши – выбираем в выпадающем меню «Вставить» (или жмем комбинацию горячих клавиш CTRL+SHIFT+»=»).

Отмечаем «столбец» и жмем ОК.

Совет. Для быстрой вставки столбца нужно выделить столбец в желаемом месте и нажать CTRL+SHIFT+»=».

Все эти навыки пригодятся при составлении таблицы в программе Excel. Нам придется расширять границы, добавлять строки /столбцы в процессе работы.

Пошаговое создание таблицы с формулами

1. Заполняем вручную шапку – названия столбцов. Вносим данные – заполняем строки. Сразу применяем на практике полученные знания – расширяем границы столбцов, «подбираем» высоту для строк.
2. Чтобы заполнить графу «Стоимость», ставим курсор в первую ячейку. Пишем «=». Таким образом, мы сигнализируем программе Excel: здесь будет формула. Выделяем ячейку В2 (с первой ценой). Вводим знак умножения (*). Выделяем ячейку С2 (с количеством). Жмем ВВОД.
3. Когда мы подведем курсор к ячейке с формулой, в правом нижнем углу сформируется крестик. Он указываем на маркер автозаполнения. Цепляем его левой кнопкой мыши и ведем до конца столбца. Формула скопируется во все ячейки.
4. Обозначим границы нашей таблицы. Выделяем диапазон с данными. Нажимаем кнопку: «Главная»-«Границы» (на главной странице в меню «Шрифт»). И выбираем «Все границы».

Теперь при печати границы столбцов и строк будут видны.

С помощью меню «Шрифт» можно форматировать данные таблицы Excel, как в программе Word.

Поменяйте, к примеру, размер шрифта, сделайте шапку «жирным». Можно установить текст по центру, назначить переносы и т.д.

Как создать таблицу в Excel: пошаговая инструкция

Простейший способ создания таблиц уже известен. Но в Excel есть более удобный вариант (в плане последующего форматирования, работы с данными).

Сделаем «умную» (динамическую) таблицу:

1. Переходим на вкладку «Вставка» — инструмент «Таблица» (или нажмите комбинацию горячих клавиш CTRL+T).
2. В открывшемся диалоговом окне указываем диапазон для данных. Отмечаем, что таблица с подзаголовками. Жмем ОК. Ничего страшного, если сразу не угадаете диапазон. «Умная таблица» подвижная, динамическая.

Примечание. Можно пойти по другому пути – сначала выделить диапазон ячеек, а потом нажать кнопку «Таблица».

Теперь вносите необходимые данные в готовый каркас. Если потребуется дополнительный столбец, ставим курсор в предназначенную для названия ячейку. Вписываем наименование и нажимаем ВВОД. Диапазон автоматически расширится.

Если необходимо увеличить количество строк, зацепляем в нижнем правом углу за маркер автозаполнения и протягиваем вниз.

Как работать с таблицей в Excel

С выходом новых версий программы работа в Эксель с таблицами стала интересней и динамичней. Когда на листе сформирована умная таблица, становится доступным инструмент «Работа с таблицами» — «Конструктор».

Здесь мы можем дать имя таблице, изменить размер.

Доступны различные стили, возможность преобразовать таблицу в обычный диапазон или сводный отчет.

Возможности динамических электронных таблиц MS Excel огромны. Начнем с элементарных навыков ввода данных и автозаполнения:

1. Выделяем ячейку, щелкнув по ней левой кнопкой мыши. Вводим текстовое /числовое значение. Жмем ВВОД. Если необходимо изменить значение, снова ставим курсор в эту же ячейку и вводим новые данные.
2. При введении повторяющихся значений Excel будет распознавать их. Достаточно набрать на клавиатуре несколько символов и нажать Enter.
3. Чтобы применить в умной таблице формулу для всего столбца, достаточно ввести ее в одну первую ячейку этого столбца. Программа скопирует в остальные ячейки автоматически.
4. Для подсчета итогов выделяем столбец со значениями плюс пустая ячейка для будущего итога и нажимаем кнопку «Сумма» (группа инструментов «Редактирование» на закладке «Главная» или нажмите комбинацию горячих клавиш ALT+»=»).

Если нажать на стрелочку справа каждого подзаголовка шапки, то мы получим доступ к дополнительным инструментам для работы с данными таблицы.

Иногда пользователю приходится работать с огромными таблицами. Чтобы посмотреть итоги, нужно пролистать не одну тысячу строк. Удалить строки – не вариант (данные впоследствии понадобятся). Но можно скрыть. Для этой цели воспользуйтесь числовыми фильтрами (картинка выше). Убираете галочки напротив тех значений, которые должны быть спрятаны.