Сравнение ячеек в excel и выделение цветом

8 способов как сравнить две таблицы в Excel

Добрый день!

Эта статья посвящена решению такого вопроса, как сравнить две таблицы в Excel, ну или, по крайней мере, два столбца. Да, работать с таблицами удобно и хорошо, но вот когда нужно их сравнение, визуально это сделать достаточно затруднительно. Быть может таблицу до десятка или двух, вы и сможете визуально отсортировать, но вот когда они будут превышать тысячи, тут уже вам будет необходимо дополнительные инструменты анализа.

Увы, нет магической палочки, с помощью которой в один клик всё сделается и информация будет проверена, необходимо и подготовить данные, и прописать формулы, и иные процедуры позволяющие сравнить вашитаблицы.

Рассмотрим несколько вариантов и возможностей для сравнения таблиц в Excel:

Простой способ, как сравнить две таблицы в Excel

Это самые простой и элементарный способ сравнения двух таблиц. Сравнивать таким способом возможно, как числовые значение, так и текстовые. Для примера сравним два диапазона числовых значений, всего на всего прописав в соседней ячейке формулу их равенства =C2=E2, как результат при равенстве ячеек мы получим ответ «ИСТИНА», а если совпадений нет, будет «ЛОЖЬ». Теперь простым авто копированием копируем на весь диапазон нашу формулу позволяющую сравнить два столбика в Excel и видим разницу.

Быстрое выделение значений, которые отличаются

Это также не очень обременительный способ. Если вам просто нужно найти и удостовериться в наличии, ну или отсутствии отличий между таблицами, вам нужно на вкладке «Главная», выбрать кнопку меню «Найти и выделить», предварительно выделив диапазон где надо сравнить две таблицы в Excel. В открывшимся меню выберите пункт «Выделить группу ячеек…» и в появившемся диалоговом окне выберите «отличия по строкам».

Сравнить две таблицы в Excel с помощью условного форматирования

Очень хороший способ, при котором вы сможете видеть выделенным цветом значение, которые при сличении двух таблиц отличаются. Применить условное форматирование вы можете на вкладке «Главная», нажав кнопку «Условное форматирование» и в предоставленном списке выбираем «Управление правилами». В диалоговом окне «Диспетчер правил условного форматирования», жмем кнопочку «Создать правило» и в новом диалоговом окне «Создание правила форматирования», выбираем правило «Использовать формулу для определения форматируемых ячеек». В поле «Изменить описание правила» вводим формулу =$C2<>$E2 для определения ячейки, которое нужно форматировать, и нажимаем кнопку «Формат». Определяем стиль того, как будет форматироваться наше значение, которое соответствует критерию. Теперь в списке правил появилось наше ново сотворённое правило, вы его выбираете, нажимаете «Ок».

И все правило применилось к нашему диапазону, где мы пытаемся проверить на похожесть две таблицы, и стало видны отличия, к которым применилось условное форматирование.

Как сравнить две таблицы в Excel с помощью функции СЧЁТЕСЛИ и правил

Все вышеперечисленные способы хороши для упорядоченных таблиц, а вот когда данные, не упорядоченные необходимы иные способы один из которых мы сейчас и рассмотрим. Представим, к примеру, у нас есть 2 таблицы, значения в которых немного отличаются и нам необходимо сравнить эти таблицы для определения значения, которое отличается. Выделяем значение в диапазоне первой таблицы и на вкладке «Главная», пункт меню «Условное форматирование» и в списке жмем пункт «Создать правило…», выбираем правило «Использовать формулу для определения форматируемых ячеек», вписываем формулу =СЧЁТЕСЛИ($C$1:$C$7;C1)=0 и выбираем формат условного форматирования.

Формула проверяет значение из определенной ячейки C1 и сравнивает ее с указанным диапазоном $C$1:$C$7 из второго столбика. Копируем правило на весь диапазон, в котором мы сравниваем таблицы и получаем выделенные цветом ячейки значения, которых не повторяется.

Как сравнить две таблицы в Excel с помощью функции ВПР

В этом варианте мы будем использовать функцию ВПР, которая позволит нам сравнить две таблицы на предмет совпадений. Для сравнения двух столбиков, введите формулу =ВПР(C2;$D$2:$D$7;1;0) и скопируйте ее на весь сравниваемый диапазон. Эта формула последовательно начинает проверять есть ли повторы значения из столбика А в столбике В, ну и соответственно возвращает значение элемента, если оно было там найдено если же значение не найдено получаем ошибку #Н/Д.

Как сравнить две таблицы в Excel функции ЕСЛИ

Этот вариант предусматривает использования логической функции ЕСЛИ и отличие этого способа в том что для сравнения двух столбцов будет использован не весь массив целиком, а только та ее часть, которая нужна для сравнения.

Для примера, сравним два столбика А и В на рабочем листе, в соседней колонке С введем формулу: =ЕСЛИ(ЕОШИБКА(ПОИСКПОЗ(C2;$E$2:$E$7;0));»»;C2) и копируем ее на весь вычисляемый диапазон. Эта формула позволяет просматривать последовательно есть ли определенные элементы из указанного столбика А в столбике В и возвращает значение, в случае если оно было найдено в столбике В.

Сравнить две таблицы с помощью макроса VBA

Есть много способов проверить две таблицы на схожесть, но некоторые варианты возможно только с помощью макросов VBA. Макросы для того что бы сравнить две таблицы, унифицирует этот процесс и существенно сокращает затраченное время на подготовку данных. Исходя из решаемой вами задачи и знаний макросов VBA, вы можете создавать любые варианты макросов. Ниже я привел методику, указанную на официальной страничке Microsoft. Вам нужно создать модуль для кода VBA и ввести код:

Как сравнить два столбца в Excel на совпадения

Пожалуй, каждый, кто работает с данными в Excel сталкивается с вопросом как сравнить два столбца в Excel на совпадения и различия. Существует несколько способов как это сделать. Давайте рассмотрим подробней каждый из них.

Как сравнить два столбца в Excel по строкам

Сравнивая два столбца с данными часто необходимо сравнивать данные в каждой отдельной строке на совпадения или различия. Сделать такой анализ мы можем с помощью функции ЕСЛИ . Рассмотрим как это работает на примерах ниже.

Пример 1. Как сравнить два столбца на совпадения и различия в одной строке

Для того, чтобы сравнить данные в каждой строке двух столбцов в Excel напишем простую формулу ЕСЛИ . Вставлять формулу следует в каждую строку в соседнем столбце, рядом с таблицей, в которой размещены основные данные. Создав формулу для первой строки таблицы, мы сможем ее протянуть/скопировать на остальные строки.

Для того чтобы проверить, содержат ли два столбца одной строки одинаковые данные нам потребуется формула:

=ЕСЛИ(A2=B2; “Совпадают”; “”)

Формула, определяющая различия между данными двух столбцов в одной строке будет выглядеть так:

=ЕСЛИ(A2<>B2; “Не совпадают”; “”)

Мы можем уместить проверку на совпадения и различия между двумя столбцами в одной строке в одной формуле:

=ЕСЛИ(A2=B2; “Совпадают”; “Не совпадают”)

=ЕСЛИ(A2<>B2; “Не совпадают”; “Совпадают”)

Пример результата вычислений может выглядеть так:

Для того чтобы сравнить данные в двух столбцах одной строки с учетом регистра следует использовать формулу:

=ЕСЛИ(СОВПАД(A2,B2); “Совпадает”; “Уникальное”)

Как сравнить несколько столбцов на совпадения в одной строке Excel

В Excel есть возможность сравнить данные в нескольких столбцах одной строки по следующим критериям:

• Найти строки с одинаковыми значениями во всех столбцах таблицы;
• Найти строки с одинаковыми значениями в любых двух столбцах таблицы;

Пример1. Как найти совпадения в одной строке в нескольких столбцах таблицы

Представим, что наша таблица состоит из нескольких столбцов с данными. Наша задача найти строки в которых значения совпадают во всех столбцах. В этом нам помогут функции Excel ЕСЛИ и И . Формула для определения совпадений будет следующей:

=ЕСЛИ(И(A2=B2;A2=C2); “Совпадают”; ” “)

Если в нашей таблице очень много столбцов, то более просто будет использовать функцию СЧЁТЕСЛИ в сочетании с ЕСЛИ :

=ЕСЛИ(СЧЁТЕСЛИ($A2:$C2;$A2)=3;”Совпадают”;” “)

В формуле в качестве “5” указано число столбцов таблицы, для которой мы создали формулу. Если в вашей таблице столбцов больше или меньше, то это значение должно быть равно количеству столбцов.

Пример 2. Как найти совпадения в одной строке в любых двух столбцах таблицы

Представим, что наша задача выявить из таблицы с данными в несколько столбцов те строки, в которых данные совпадают или повторяются как минимум в двух столбцах. В этом нам помогут функции ЕСЛИ и ИЛИ . Напишем формулу для таблицы, состоящей из трех столбцов с данными:

=ЕСЛИ(ИЛИ(A2=B2;B2=C2;A2=C2);”Совпадают”;” “)

В тех случаях, когда в нашей таблице слишком много столбцов – наша формула с функцией ИЛИ будет очень большой, так как в ее параметрах нам нужно указать критерии совпадения между каждым столбцом таблицы. Более простой способ, в этом случае, использовать функцию СЧЁТЕСЛИ .

=ЕСЛИ(СЧЁТЕСЛИ(B2:D2;A2)+СЧЁТЕСЛИ(C2:D2;B2)+(C2=D2)=0; “Уникальная строка”; “Не уникальная строка”)

Первая функция СЧЁТЕСЛИ вычисляет количество столбцов в строке со значением в ячейке А2 , вторая функция СЧЁТЕСЛИ вычисляет количество столбцов в таблице со значением из ячейки B2 . Если результат вычисления равен “0” – это означает, что в каждой ячейке, каждого столбца, этой строки находятся уникальные значения. В этом случае формула выдаст результат “Уникальная строка”, если нет, то “Не уникальная строка”.

Как сравнить два столбца в Excel на совпадения

Представим, что наша таблица состоит из двух столбцов с данными. Нам нужно определить повторяющиеся значения в первом и втором столбцах. Для решения задачи нам помогут функции ЕСЛИ и СЧЁТЕСЛИ .

=ЕСЛИ(СЧЁТЕСЛИ($B:$B;$A5)=0; “Нет совпадений в столбце B”; “Есть совпадения в столбце В”)

Эта формула проверяет значения в столбце B на совпадение с данными ячеек в столбце А.

Если ваша таблица состоит из фиксированного числа строк, вы можете указать в формуле четкий диапазон (например, $B2:$B10 ). Это позволит ускорить работу формулы.

Как сравнить два столбца в Excel на совпадения и выделить цветом

Когда мы ищем совпадения между двумя столбцами в Excel, нам может потребоваться визуализировать найденные совпадения или различия в данных, например, с помощью выделения цветом. Самый простой способ для выделения цветом совпадений и различий – использовать “Условное форматирование” в Excel. Рассмотрим как это сделать на примерах ниже.

Поиск и выделение совпадений цветом в нескольких столбцах в Эксель

В тех случаях, когда нам требуется найти совпадения в нескольких столбцах, то для этого нам нужно:

• Выделить столбцы с данными, в которых нужно вычислить совпадения;
• На вкладке “Главная” на Панели инструментов нажимаем на пункт меню “Условное форматирование” -> “Правила выделения ячеек” -> “Повторяющиеся значения”;
• Во всплывающем диалоговом окне выберите в левом выпадающем списке пункт “Повторяющиеся”, в правом выпадающем списке выберите каким цветом будут выделены повторяющиеся значения. Нажмите кнопку “ОК”:
• После этого в выделенной колонке будут подсвечены цветом совпадения:

Поиск и выделение цветом совпадающих строк в Excel

Поиск совпадающих ячеек с данными в двух, нескольких столбцах и поиск совпадений целых строк с данными это разные понятия. Обратите внимание на две таблицы ниже:

В таблицах выше размещены одинаковые данные. Их отличие в том, что на примере слева мы искали совпадающие ячейки, а справа мы нашли целые повторяющие строчки с данными.

Рассмотрим как найти совпадающие строки в таблице:

• Справа от таблицы с данными создадим вспомогательный столбец, в котором напротив каждой строки с данными проставим формулу, объединяющую все значения строки таблицы в одну ячейку:

=A2&B2&C2&D2

Во вспомогательной колонке вы увидите объединенные данные таблицы:

Теперь, для определения совпадающих строк в таблице сделайте следующие шаги:

• Выделите область с данными во вспомогательной колонке (в нашем примере это диапазон ячеек E2:E15 );
• На вкладке “Главная” на Панели инструментов нажимаем на пункт меню “Условное форматирование” -> “Правила выделения ячеек” -> “Повторяющиеся значения”;
• Во всплывающем диалоговом окне выберите в левом выпадающем списке “Повторяющиеся”, в правом выпадающем списке выберите каким цветом будут выделены повторяющиеся значения. Нажмите кнопку “ОК”:
• После этого в выделенной колонке будут подсвечены дублирующиеся строки:

На примере выше, мы выделили строки в созданной вспомогательной колонке.

Но что, если нам нужно выделить цветом строки не во вспомогательном столбце, а сами строки в таблице с данными?

Для этого сделаем следующее:

• Так же как и в примере выше создадим вспомогательный столбец, в каждой строке которого проставим следующую формулу:

=A2&B2&C2&D2

Таким образом, мы получим в одной ячейке собранные данные всей строки таблицы:

• Теперь, выделим все данные таблицы (за исключением вспомогательного столбца). В нашем случае это ячейки диапазона A2:D15 ;
• Затем, на вкладке “Главная” на Панели инструментов нажмем на пункт “Условное форматирование” -> “Создать правило”:

• В диалоговом окне “Создание правила форматирования” кликните на пункт “Использовать формулу для определения форматируемых ячеек” и в поле “Форматировать значения, для которых следующая формула является истинной” вставьте формулу:

=СЧЁТЕСЛИ($E$2:$E$15;$E2)>1

• Не забудьте задать формат найденных дублированных строк.

Эта формула проверяет диапазон данных во вспомогательной колонке и при наличии повторяющихся строк выделяет их цветом в таблице:

Как в Excel выделить ячейку цветом при определенном условии: примеры и методы

Не все фирмы покупают специальные программы для ведения дел. Многие пользуются MS Excel, ведь эта хо.

Не все фирмы покупают специальные программы для ведения дел. Многие пользуются MS Excel, ведь эта хорошо приспособлена для больших информационных баз. Практика показала, что дальше заполнения таблиц доходит редко. Таблица растет, информации становится больше и возникает необходимость быстро выбрать только нужную. В подобной ситуации встает вопрос как в Excel выделить ячейку цветом при определенном условии, применить к строкам цветовые градиенты в зависимости от типа или наименования поставщика, сделать работу с информацией быстрой и удобной? Подробнее читаем ниже.

Где находится условное форматирование

Как в экселе менять цвет ячейки в зависимости от значения – да очень просто и быстро. Для выделения ячеек цветом предусмотрена специальная функция «Условное форматирование», находящаяся на вкладке «Главная»:

Условное форматирование включает в себя стандартный набор предусмотренных правил и инструментов. Но главное, разработчик предоставил пользователю возможность самому придумать и настроить необходимый алгоритм. Давайте рассмотрим способы форматирования подробно.

Правила выделения ячеек

С помощью этого набора инструментов делают следующие выборки:

• находят в таблице числовые значения, которые больше установленного;
• находят значения, которые меньше установленного;
• находят числа, находящиеся в пределах заданного интервала;
• определяют значения равные условному числу;
• помечают в выбранных текстовых полях только те, которые необходимы;
• отмечают столбцы и числа за необходимую дату;
• находят повторяющиеся значения текста или числа;
• придумывают правила, необходимые пользователю.

Посмотрите, как ищется выбранный текст: в первом поле задается условие, а во втором указывают, каким образом выделить полученный результат. Обратите внимание, выбрать можно цвет фона и текста из предложенных в списке. Если хочется применить иные оттенки – сделать это можно перейдя в «Пользовательский формат». Аналогичным образом реализуются все «Правила выделения ячеек».

Очень творчески реализуются «Другие правила»: в шести вариантах сценария придумывайте те, которые наиболее удобны для работы, например, градиент:

Устанавливаете цветовые сочетания для минимальных, средних и максимальных величин – получаете на выходе градиентную окраску значений. Пользоваться градиентом во время анализа информации комфортно.

Правила отбора первых и последних значений.

Рассмотрим вторую группу функций «Правила отбора первых и последних значений». В ней вы сможете:

• выделить цветом первое или последнее N-ое количество ячеек;
• применить форматирование к заданному проценту ячеек;
• выделить ячейки, содержащие значение выше или ниже среднего в массиве;
• во вкладке «Другие правила» задать необходимый функционал.

Гистограммы

Если заливка ячейки цветом вас не устраивает – применяйте инструмент «Гистограмма». Предлагаемая окраска легче воспринимается на глаз в большом объеме информации, функциональные правила подстраиваются под требования пользователя.

Цветовые шкалы

Этот инструмент быстро формирует градиентную заливку показателей по выбору от большего к меньшему или наоборот. При работе с ним устанавливаются необходимые процентные отношения, либо текстовые значения. Предусмотрены готовые образцы градиента, но пользовательский подход опять же реализуется в «Других правилах».

Наборы значков

Если вы любитель смайликов и эмодзи, воспринимаете картинки лучше, чем цвета – разработчиками предусмотрены наборы значков в соответствующем инструменте. Картинок немного, но для полноценной работы хватает. Изображения стилизованы под светофор, знаки восклицания, галочки-крыжики, крестики для того, чтобы пометить удаление – несложный и интуитивный подход.

Создание, удаление и управление правилами

Функция «Создать правило» полностью дублирует «Другие правила» из перечисленных выше, создает выборку изначально по требованию пользователя.

С помощью вкладки «Удалить правило» созданные сценарии удаляются со всего листа, из выбранного диапазона значений, из таблицы.

Вызывает интерес инструмент «Управление правилами» – своеобразная история создания и изменения проведенных форматирований. Меняйте подборки, делайте правила неактивными, возвращайте обратно, чередуйте порядок применения. Для работы с большим объемом информации это очень удобно.

Отбор ячеек по датам

Чтобы разобраться, как в excel сделать цвет ячейки от значения установленной даты, рассмотрим пример с датами закупок у поставщиков в январе 2019 года. Для применения такого отбора нужны ячейки с установленным форматом «Дата». Для этого перед внесением информации выделите необходимый столбец, щелкните правой кнопкой мыши и в меню «Формат ячеек» найдите вкладку «Число». Установите числовой формат «Дата» и выберите его тип по своему усмотрению.

Для отбора нужных дат применяем такую последовательность действий:

• выделяем столбцы с датами (в нашем случае за январь);
• находим инструмент «Условное форматирование»;
• в «Правилах выделения ячеек» выбираем пункт «Дата»;
• в правой части форматирования открываем выпадающее окно с правилами;
• выбираем подходящее правило (на примере выбраны даты за предыдущий месяц);
• в левом поле устанавливаем готовый цветовой подбор «Желтая заливка и темно-желтый текст»
• выборка окрасилась, жмем «ОК».

С помощью форматирования ячеек, содержащих дату, можно выбрать значения по десяти вариантам: вчера/сегодня/завтра, на прошлой/текущей/следующей неделе, в прошлом/текущем/следующем месяце, за последние 7 дней.

Выделение цветом столбца по условию

Для анализа деятельности фирмы с помощью таблицы разберем на примере как поменять цвет ячейки в excel в зависимости от условия, заданного работником. В качестве примера возьмем таблицу заказов за январь 2019 года по десяти контрагентам.

Нам необходимо пометить синим цветом тех поставщиков, у которых мы купили товара на сумму большую, чем 100 000 рублей. Чтобы сделать такую выборку воспользуемся следующим алгоритмом действий:

• выделяем столбец с январскими закупками;
• кликаем инструмент «Условное форматирование»;
• переходим в «Правила выделения ячеек»;
• пункт «Больше…»;
• в правой части форматирования устанавливаем сумму 100 000 рублей;
• в левом поле переходим на вкладку «Пользовательский формат» и выбираем синий цвет;
• необходимая выборка окрасилась в синий цвет, жмем «ОК».

Инструмент «Условное форматирование» применяется для решения ежедневных задач бизнеса. С его помощью анализируют информацию, подбирают необходимые компоненты, проверяют сроки и условия взаимодействия поставщика и клиента. Пользователь сам придумывает нужные для него комбинации.

Немаловажную роль играет цветовое оформление, ведь в белой таблице с большим объемом данных сложно ориентироваться. Если придумать последовательность цветов и знаков, то информативность сведений будет восприниматься почти интуитивно. Скрины с таких таблиц будут наглядно смотреться в отчетах и презентациях.

Поиск отличий в двух списках

Типовая задача, возникающая периодически перед каждым пользователем Excel — сравнить между собой два диапазона с данными и найти различия между ними. Способ решения, в данном случае, определяется типом исходных данных.

Вариант 1. Синхронные списки

Если списки синхронизированы (отсортированы), то все делается весьма несложно, т.к. надо, по сути, сравнить значения в соседних ячейках каждой строки. Как самый простой вариант — используем формулу для сравнения значений, выдающую на выходе логические значения ИСТИНА (TRUE) или ЛОЖЬ (FALSE) :

Число несовпадений можно посчитать формулой:

или в английском варианте =SUMPRODUCT(—(A2:A20<>B2:B20))

Если в результате получаем ноль — списки идентичны. В противном случае — в них есть различия. Формулу надо вводить как формулу массива, т.е. после ввода формулы в ячейку жать не на Enter, а на Ctrl+Shift+Enter.

Если с отличающимися ячейками надо что сделать, то подойдет другой быстрый способ: выделите оба столбца и нажмите клавишу F5, затем в открывшемся окне кнопку Выделить (Special) — Отличия по строкам (Row differences) . В последних версиях Excel 2007/2010 можно также воспользоваться кнопкой Найти и выделить (Find & Select) — Выделение группы ячеек (Go to Special) на вкладке Главная (Home)

Excel выделит ячейки, отличающиеся содержанием (по строкам). Затем их можно обработать, например:

• залить цветом или как-то еще визуально отформатировать
• очистить клавишей Delete
• заполнить сразу все одинаковым значением, введя его и нажав Ctrl+Enter
• удалить все строки с выделенными ячейками, используя команду Главная — Удалить — Удалить строки с листа (Home — Delete — Delete Rows)
• и т.д.

Вариант 2. Перемешанные списки

Если списки разного размера и не отсортированы (элементы идут в разном порядке), то придется идти другим путем.

Самое простое и быстрое решение: включить цветовое выделение отличий, используя условное форматирование. Выделите оба диапазона с данными и выберите на вкладке Главная — Условное форматирование — Правила выделения ячеек — Повторяющиеся значения (Home — Conditional formatting — Highlight cell rules — Duplicate Values):

Если выбрать опцию Повторяющиеся, то Excel выделит цветом совпадения в наших списках, если опцию Уникальные — различия.

Цветовое выделение, однако, не всегда удобно, особенно для больших таблиц. Также, если внутри самих списков элементы могут повторяться, то этот способ не подойдет.

В качестве альтернативы можно использовать функцию СЧЁТЕСЛИ (COUNTIF) из категории Статистические, которая подсчитывает сколько раз каждый элемент из второго списка встречался в первом:

Полученный в результате ноль и говорит об отличиях.

И, наконец, «высший пилотаж» — можно вывести отличия отдельным списком. Для этого придется использовать формулу массива:

Выглядит страшновато, но свою работу выполняет отлично 😉

Как сравнить и выделить цветом ячейки Excel?

Выбирая инструменты на закладке: «ГЛАВНАЯ» в разделе «Стили» из выпадающего меню «Условное форматирование» нам доступна целая группа «Правила отбора первых и последних значений». Однако часто необходимо сравнить и выделить цветом ячейки в Excel, но ни один из вариантов готовых решений не соответствует нашим условиям. Например, в конструкции условия мы хотим использовать больше критериев или выполнять более сложные вычисления. Всегда можно выбрать последнюю опцию «Другие правила» она же является опцией «Создать правило». Условное форматирование позволяет использовать формулу для создания сложных критериев сравнения и отбора значений. Создавая свои пользовательские правила для условного форматирования с использованием различных формул мы себя ничем не ограничиваем.

Как сравнить столбцы в Excel и выделить цветом их ячейки?

Для наглядности разберем конкретный пример создания условного форматирования с формулами. Для примера возьмем простую таблицу отчета прибыльности магазинов за прошлый и текущий год. Наше правило должно заставить Excel выделить цветом при условии, что суммы магазинов текущего года имеют отрицательную прибыль (убыток) и они больше, чем в прошлом году:

Чтобы создать новое пользовательское правило делаем следующее:

1. Выделите диапазон ячеек D2:D12 и выберите инструмент: «ГЛАВНАЯ»-«Стили»-«Условное форматирование»-«Создать правило».
2. В появившемся окне «Создание правила форматирования» выберите опцию «Использовать формулу для определения форматированных ячеек».
3. В поле ввода введите формулу:
4. Нажмите на кнопку «Формат» и в появившемся окне «Формат ячеек» на вкладке «Заливка» выберите красный цвет для данного правила, а на вкладке «Шрифт» – белый цвет. После на всех открытых окнах жмем ОК.

Обратите внимание! В данной формуле мы используем только относительные ссылки на ячейки – это важно. Ведь нам нужно чтобы формула анализировала все ячейки выделенного диапазона.

Как выделить цветом ячейку в Excel по условию?

Теперь оранжевым цветом выделим те суммы магазинов, которые в текущем году меньше чем в прошлом и с отрицательной прибылью. Создадим второе правило для этого же диапазона D2:D12:

1. Не снимая выделения с диапазона D2:D12 снова выберите инструмент «ГЛАВНАЯ»-«Стили»-«Условное форматирование»-«Создать правило».
2. Так же в появившемся окне «Создание правила форматирования» выберите опцию «Использовать формулу для определения форматированных ячеек».
3. В поле ввода введите формулу:
4. Нажмите на кнопку «Формат» и в появившемся окне «Формат ячеек» на вкладке «Заливка» выберите оранжевый цвет. На всех открытых окнах жмем ОК.

Мы видим, что получили не совсем ожидаемый результат, так как созданное новое правило всегда имеет высший приоритет по сравнению со старыми правилами условного форматирования в Excel. Необходимо снизить приоритет для нового правила. Чтобы проанализировать данную особенность наглядно и настроить соответствующим образом необходимо выбрать инструмент: ГЛАВНАЯ»-«Стили»-«Условное форматирование»-«Управление правилами».

Выберите новое оранжевое правило в появившемся окне «Диспетчер правил условного форматирования» и нажмите на кнопку «Вниз» (CTRL+стрелка вниз), как показано на рисунке:

Как видите последовательность правил очень важна если их много присвоено для одного и того же диапазона ячеек:

На первый взгляд может показаться что несколько правил могут форматировать одну и туже ячейку одновременно. В принципе это так, но при определенном условии, что все правила будут использовать разные типы форматирования. Например, правило 1 – изменяет шрифт, 2 – меняет заливку, 3 – добавляет границу, 4 – узор и т.д. Но если после выполнения любого правила, когда его условие выполнено, было проверено следующее правило для данной ячейки, тогда следует в окне диспетчера отметить галочкой в колонке «Остановить если истина»:

И наконец добавим третье правило для выделения цветом ячеек сумм магазинов, где положительная прибыль и больше чем в прошлом году. Введите новую формулу:

0;D2>C2)’ class=’formula’>

Этим ячейкам будет присвоен зеленый цвет и жмем везде ОК.

Примечание. В формуле можно использовать любые ссылки для текущего листа. В версии Excel 2010 можно ссылаться и на другие листы. А в Excel 2007 к другим листам можно обращаться только через имена диапазонов. Мы рекомендуем во всех версиях Excel ссылаться на другие листы через имена, так как это позволяет избежать множество ошибок при создании пользовательских правил для условного форматирования.