Учет заказов в excel

В свое время возникла потребность добавить несколько функций к обычной таблице, дабы было удобнее контролировать процесс изготовления заказов и следить за расходами. Уже после добавления первой упрощенной функции было понятно, что на этом будет сложно остановиться и через пару месяцев постоянных дополнений ту первоначальную табличку с клиентами было совсем уж и не узнать.
В этом примере я постараюсь объяснить, что да как работает в моей “программе” в силу своих возможностей (я не являюсь программистом)
Сначала объясню, что вообще хотелось получить:
1) Нужна была таблица, в которой можно было бы вести учет клиентов, заказов (с возможностью отслеживать стадии от заготовки до отправки), денежных средств (как долги у клиентов, так и общая прибыль по клиентам)
2) На первой странице нужно получить список всех клиентов и тут же увидеть есть ли у них заказы или же денежные долги, а также кол-во материала, требуемое для изготовления заказа.
3) У каждого клиента должен быть свой собственный лист, на котором можно получить детальную информацию по заказам, а также должны быть формы, которые позволяют быстро добавлять информацию о новом заказе, о статусе выполнения заказа и др. вспомогательные элементы. Плюс необходимо иметь возможность быстро ориентироваться в данных таблицы для чего была применена цветовая схема, которая закрашивала строки с разными статусами в определенные цвета.

Посмотреть видео работы таблицы можно тут.

Для корректной работы примера нужно включить вот эти библиотеки в VBA (зайти в Tools / references и поставить галочки):

Онлайн программа для
автоматизации магазина

Автоматизируйте складской учет и учет продаж в магазине, подключите онлайн-кассу с передачей данных в ОФД по 54-ФЗ за 1 день!

Полная автоматизация магазина за 1 день
Онлайн программа для учета в розничном магазине

Складской учет: закупки, инвентаризации и списания
Полная автоматизация работы кассира
Готовая онлайн-касса для 54-ФЗ
Мобильные приложения на Android и iOS
База товаров на 13 млн. штрихкодов
Поддержка дисконтных карт и база покупателей
10 видов отчетов: прибыль, продажи и себестоимость
Печать ценников и конструктор ценников

Учет товаров в магазине в Excel — плохой способ управления торговлей

Как обычно ведут учет магазина в excel

Деньги любят счет, а товары любят учет. Каждый разумный предприниматель основывает работу своего магазина на этих столпах бизнеса. Для корректного удовлетворения спроса покупателей необходимо постоянно иметь данные о запасах своих товаров в магазине и для решения этой проблемы, поначалу, каждый проходит через этап учета в таблицах excel.

Инструмент замечательный при старте нового дела и у него есть ряд безусловных плюсов:

доступность при любом стартовом капитале, ведь саму программу Excel и таблицу учета товаров в Excel можно бесплатно скачать в интернете;
самостоятельная разработка таблицы учета, возможность разобраться, практическое понимание взаимосвязей между различными аспектами Вашего дела;
какая-никакая автоматизация процессов;
нет необходимости в каких-то сакраментальных знаний, скорей всего даже школьник осилит создание и ведение учета в электронных таблицах.

Наглядная инструкция простого способа учета товаров на складе.

Видео: ▶️ Учет товара в Excel — урок о том, как вести учет товара в Excel

Ограничения товарного учета в excel

Но если бы электронные таблицы были панацеей от всех головных болей учета предпринимателя, то статьи бы этой не было, так что добавим бочку дегтя в нашу ложку меда.

Файл таблицы, в который Вы скрупулёзно будете вводить новые данные учета всего магазина, в определенный момент станет на столько громадным, что будет заставлять нутро компьютера сильно напрягаться при открытии, сохранении, да и в целом в ходе работы. И это в лучшем случае. В худшем — по нелепой случайности кто-то сотрет файл или половину файла, а затем, не менее случайно, сохранит этот файл в покалеченном виде и все — плакал Ваш учет… Но если представить, что человеческий фактор исключен и Вы самостоятельно всегда работаете с данной информацией, все равно, в самый неудачный момент выключат электричество или система питания компьютера выйдет из строя и данные опять будут безвозвратно утеряны.

Нередко встречается и проблема с винчестером компьютера. Информация, сохраненная на локальном компьютере, всегда подвержена риску исчезнуть безвозвратно вследствие неисправности жесткого диска. Существуют, конечно, мастера, которые могут восстановить данные, но это возможно в меньшинстве случаев, а также это затратно и не быстро. Не держите все яйца в одной корзине! Всегда нужна резервная копия.

И, напоследок, стоит упомянуть о такой «хронической» проблеме цифрового века, как вирусы (с которыми худо-бедно у кого-то получается работать) и вирусы-шифровальщики (которые превратят все Ваши данные в кашу из знаков и опять же прощай учет). Ни один антивирус не гарантирует полной защиты Ваших данных на сто процентов, ведь даже врачи не могут вылечить все болезни.

Вероятность утраты данных учета в таблице excel достаточна большая, а урон, полученный в результате, колоссален, поэтому предпринимателю необходимо прагматично относится ко всем угрозам своему бизнесу, в том числе угрозам по утере данных учета.

Почему учет в excel может убить Ваш магазин.

1. Сложно сформировать отчеты

А какой смысл в конце концов в учете товаров? Ответ на поверхности — учет позволяет нам понять состояние дел на данный момент. Срез в виде отчета позволяет наглядно увидеть, как обстоят дела, определить какие показатели в норме, а какие указывают на проблему, требующую немедленного вмешательства. К сожалению, автоматический отчет функционал excel сформировать не может. Потребуется потратить бесценное время и нервы для составления отчета вручную. Отчет — это инструмент диагностирования состояния «здоровья» Вашего бизнеса и доступность этого инструмента должна быть максимальной.

2. Нет оперативной информации в реальном времени.

Таблица актуальна в тот момент, когда Вы добавили в нее свежие данные. В реальности, данные для учета собираются не из одного места, а из нескольких, таких, как склад и торговый зал. На склад что-то поступает или что-то отгружается со склада, в торговом зале ведется учет продаж. Информация обо всех операциях в таблицу актуализируется не в реальном времени, а, в лучшем случае, с определенной периодичностью — час, три часа, сутки. От оперативности учета зависит то, на сколько синхронно взаимодействуют все составляющие Вашего магазина.

3. Нет информации об остатках.

Весь товар на складе — это остатки в независимости от того, на сколько он популярен у покупателей. Зачем нужно знать об остатках? Хотя бы для того, чтобы случайно не продать то, чего нет в наличии! А при более масштабном рассмотрении информация об остатках даст возможность понять, какой товар нужно распродать по акции или со скидками для освобождения места для более ходового товара, а какой заказать для восполнения запасов.

4. Невозможно настроить обмен с кассой.

Все операции по продаже товаров проводятся через кассовый аппарат. Эти данные в итоге должны оказаться в таблице учета! Но, технически, возможности сопряжения данных кассового аппарата и таблицы excel нет, что приводит к низкой актуальности информации и необходимости ручного переноса в таблицу данных о продажах. Это не удобно и негативно сказывается на результативности работы. С ростом оборотов наступит момент, когда вручную уже невозможно будет производить перенос.

5. Невозможно работать с другими системами.

В современном бизнесе используется большое количество вспомогательных систем — от ip-телефонии до crm-систем. И необходимость сопряжения между такими системами — это не каприз, а жизненно важное условие. Таблица в excel не может быть сопряжена с какой-либо системой, поэтому для развивающего бизнеса нужны иные более профессиональные способы учета.

6. Все операции необходимо делать вручную.

Несмотря на все те возможности, которые дают нам электронные таблицы, испытание «боем» показывает нежизнеспособность такого вида учета в долгосрочной перспективе. Такой учет будет требовать постоянного внесения данных вручную, самостоятельного создания отчета, проверки целостности данных. В конце концов, такой учет превратится в вид головной боли. Как звучит одна из заповедей современного менеджмента: «Автоматизирую все, что можно автоматизировать!». Учет в excel никогда не отпустит Вас и будет съедать Ваше драгоценное время!

Каждая из этих причин может привести ваш бизнес в нестабильное состояние, но беда в том, что они работают в совокупности и приводят к постепенному упадку. А когда становится слишком поздно — бизнес просто умирает. Подведем итог. Пользоваться таблицами excel для учета можно, но нельзя забывать, что это временная мера и отношения с этим учетом должны закончится в течение месяца после старта бизнеса. Потому, что, при дальнейшем использовании, масштаб проблем все увеличивается и увеличивается, а бизнес нужно развиваться и с толком использовать все свои ресурсы.

Читать еще: Адрес ячейки в excel

Чем заменить учет товаров в Excel?

К данному моменту встает справедливый вопрос: «А чем же тогда заменить учет и решить ворох проблем, связанных с использованием таблиц excel?». Все просто. Мир не стоит на месте и боль предпринимателей, связанную с учетом, можно решить с помощью облачных сервисов.

Сами облачные технологии имеют в себе массу плюсов. Таких, как надежность Ваших данных и доступность вне зависимости от терминала, либо местоположения. Никто не украдет, не сотрет, не испортит вашу информацию. Вы будете иметь доступ к данным учета в независимости от Вашего местоположения. Если испортился компьютер, через который велся учет, достаточно будет заменить его и продолжить работу с Вашими данными, которые хранятся на специализированных хранилищах данных.

Таким облачным сервисом по ведению учета является CloudShop.

Почему это решение является тем, что нужно магазину? Потому что это решение для полной автоматизации розничного магазина:

Данная система позволяет создавать автоматические отчеты в несколько кликов на основе данных вашего магазина. Глубокая аналитика теперь доступна Вам в любом месте, где есть подключение к интернету.
Актуальная информация о товаре и продажах поступает в реальном времени. Учет отображает реальное состояние дел, никаких ошибок, никакого снижения актуальности, только фактический учет!
Информация об остатках становится так же абсолютно актуальной благодаря складскому учету для розничного магазина. Такое решение существенно упрощает и ускоряет работу склада. А также сводит к минимуму риски ошибок в работе склада.
Обмен с кассой перестает быть проблемой. Кассовая программа, в соответствии с 54-ФЗ, в реальном времени передает информацию о совершенных сделках. Не нужен отдельный кассовый аппарат. Программа сопрягается со сканерами штрих кода и чековыми принтерами.
Данный сервис легко принимает данные из таблиц excel. Надо просто скопировать и вставить в нужные поля. Дальше данные учета будут автоматически пополняться с терминалов склада и кассы. Сервис предоставляет полностью все необходимое для полной автоматизации розничного магазина, а все его элементы сопряжены между собой.
Сквозь все предыдущие плюсы тонкой нитью проходит самый главный – никакого ручного ввода. В ходе работы склада и кассового зала, информация о проделанных операциях автоматически поступает в учет.

Учет перестал быть головной болью, теперь это реальный и мощный инструмент контроля состояния бизнеса и решение рутинных проблем. Программа для ведения учета в магазине CloudShop — это решение, которое может позволить себе любой магазин. Такое решение позволит разобраться с проблемами учета и увеличить прибыль за счет снижения временных затрат, ошибок учета и издержек из-за неактуальности информации.

Складской учет в Excel – программа без макросов и программирования

Складской учет в Excel подходит для любой торговой или производственной организации, где важно учитывать количество сырья и материалов, готовой продукции. С этой целью предприятие ведет складской учет. Крупные фирмы, как правило, закупают готовые решения для ведения учета в электронном виде. Вариантов сегодня предлагается масса, для различных направлений деятельности.

На малых предприятиях движение товаров контролируют своими силами. С этой целью можно использовать таблицы Excel. Функционала данного инструмента вполне достаточно. Ознакомимся с некоторыми возможностями и самостоятельно составим свою программу складского учета в Excel.

В конце статьи можно скачать программу бесплатно, которая здесь разобрана и описана.

Как вести складской учет в Excel?

Любое специализированное решение для складского учета, созданное самостоятельно или приобретенное, будет хорошо работать только при соблюдении основных правил. Если пренебречь этими принципами вначале, то впоследствии работа усложнится.

Заполнять справочники максимально точно и подробно. Если это номенклатура товаров, то необходимо вносить не только названия и количество. Для корректного учета понадобятся коды, артикулы, сроки годности (для отдельных производств и предприятий торговли) и т.п.
Начальные остатки вводятся в количественном и денежном выражении. Имеет смысл перед заполнением соответствующих таблиц провести инвентаризацию.
Соблюдать хронологию в регистрации операций. Вносить данные о поступлении продукции на склад следует раньше, чем об отгрузке товара покупателю.
Не брезговать дополнительной информацией. Для составления маршрутного листа водителю нужна дата отгрузки и имя заказчика. Для бухгалтерии – способ оплаты. В каждой организации – свои особенности. Ряд данных, внесенных в программу складского учета в Excel, пригодится для статистических отчетов, начисления заработной платы специалистам и т.п.

Однозначно ответить на вопрос, как вести складской учет в Excel, невозможно. Необходимо учесть специфику конкретного предприятия, склада, товаров. Но можно вывести общие рекомендации:

Для корректного ведения складского учета в Excel нужно составить справочники. Они могут занять 1-3 листа. Это справочник «Поставщики», «Покупатели», «Точки учета товаров». В небольшой организации, где не так много контрагентов, справочники не нужны. Не нужно и составлять перечень точек учета товаров, если на предприятии только один склад и/или один магазин.
При относительно постоянном перечне продукции имеет смысл сделать номенклатуру товаров в виде базы данных. Впоследствии приход, расход и отчеты заполнять со ссылками на номенклатуру. Лист «Номенклатура» может содержать наименование товара, товарные группы, коды продукции, единицы измерения и т.п.
Поступление товаров на склад учитывается на листе «Приход». Выбытие – «Расход». Текущее состояние – «Остатки» («Резерв»).
Итоги, отчет формируется с помощью инструмента «Сводная таблица».

Чтобы заголовки каждой таблицы складского учета не убегали, имеет смысл их закрепить. Делается это на вкладке «Вид» с помощью кнопки «Закрепить области».

Теперь независимо от количества записей пользователь будет видеть заголовки столбцов.

Таблица Excel «Складской учет»

Рассмотрим на примере, как должна работать программа складского учета в Excel.

Для данных о поставщиках:

* Форма может быть и другой.

Для данных о покупателях:

* Обратите внимание: строка заголовков закреплена. Поэтому можно вносить сколько угодно данных. Названия столбцов будут видны.

Для аудита пунктов отпуска товаров:

Еще раз повторимся: имеет смысл создавать такие справочники, если предприятие крупное или среднее.

Можно сделать на отдельном листе номенклатуру товаров:

В данном примере в таблице для складского учета будем использовать выпадающие списки. Поэтому нужны Справочники и Номенклатура: на них сделаем ссылки.

Диапазону таблицы «Номенклатура» присвоим имя: «Таблица1» . Для этого выделяем диапазон таблицы и в поле имя (напротив строки формул) вводим соответствующие значение. Также нужно присвоить имя: «Таблица2» диапазону таблицы «Поставщики». Это позволит удобно ссылаться на их значения.

Для фиксации приходных и расходных операций заполняем два отдельных листа.

Делаем шапку для «Прихода»:

Следующий этап – автоматизация заполнения таблицы! Нужно сделать так, чтобы пользователь выбирал из готового списка наименование товара, поставщика, точку учета. Код поставщика и единица измерения должны отображаться автоматически. Дата, номер накладной, количество и цена вносятся вручную. Программа Excel считает стоимость.

Приступим к решению задачи. Сначала все справочники отформатируем как таблицы. Это нужно для того, чтобы впоследствии можно было что-то добавлять, менять.

Создаем выпадающий список для столбца «Наименование». Выделяем столбец (без шапки). Переходим на вкладку «Данные» — инструмент «Проверка данных».

В поле «Тип данных» выбираем «Список». Сразу появляется дополнительное поле «Источник». Чтобы значения для выпадающего списка брались с другого листа, используем функцию: =ДВССЫЛ(«номенклатура!$A$4:$A$8»).

Теперь при заполнении первого столбца таблицы можно выбирать название товара из списка.

Автоматически в столбце «Ед. изм.» должно появляться соответствующее значение. Сделаем с помощью функции ВПР и ЕНД (она будет подавлять ошибку в результате работы функции ВПР при ссылке на пустую ячейку первого столбца). Формула: .

По такому же принципу делаем выпадающий список и автозаполнение для столбцов «Поставщик» и «Код».

Также формируем выпадающий список для «Точки учета» — куда отправили поступивший товар. Для заполнения графы «Стоимость» применяем формулу умножения (= цена * количество).

Формируем таблицу «Расход товаров».

Выпадающие списки применены в столбцах «Наименование», «Точка учета отгрузки, поставки», «Покупатель». Единицы измерения и стоимость заполняются автоматически с помощью формул.

Делаем «Оборотную ведомость» («Итоги»).

На начало периода выставляем нули, т.к. складской учет только начинает вестись. Если ранее велся, то в этой графе будут остатки. Наименования и единицы измерения берутся из номенклатуры товаров.

Читать еще: В excel поискпоз

Столбцы «Поступление» и «Отгрузки» заполняется с помощью функции СУММЕСЛИМН. Остатки считаем посредством математических операторов.

Скачать программу складского учета (готовый пример составленный по выше описанной схеме).

Вот и готова самостоятельно составленная программа.

Складской учет в Excel: обзор популярных программ

Статьи по теме

Владельцы магазинов на первом этапе бизнеса пытаются сэкономить, выбирая для складского учета бесплатно программу Excel. В статье расскажем о шаблонах для учета товара в Эксель и предложим более интересный бесплатный вариант для товароучета в магазине, чем стандартный софт.

О чем вы узнаете:

База знаний для директора магазина

Более 100 инструкций, практических рекомендаций и готовых решений в одном месте — базе знаний директора магазина.

Кому могут помочь электронные таблицы

Учет товара в Эксель используют те предприниматели, которые имеют 2-3 продажи в день и у них достаточно времени переносить данные о продажах в электронные таблицы.

Представим на схеме “эволюцию” товароучета в малом бизнесе. Рисунок мы составили после опроса более 10 предпринимателей, которые на сегодняшний момент являются пользователями товароучетной программы “Бизнес.Ру” (третья ступень).

Большинство из них начинали работать с “тетрадкой” — вели приход и расход товаров в блокноте, но когда было необходимо делать отчет и аналитику, переносили данные из “тетрадочки” в Excel.

Когда бизнес начал приносить доход больше 15 тысяч рублей в месяц, а продаж становилось по 5-10 в день, появлялась необходимость в использовании специального товароучетного сервиса.

Ведь у Excel есть недостатки: главный — нельзя программу связать с кассовым программным обеспечением (необходимо фиксировать продажи вручную). Поэтому при расширении бизнеса или для борьбы с очередями (если присутствует сезонность), предприниматель использует программу для товароучета, подключенную к кассе (как “Бизнес.Ру”).

При этом недостатке у “Эксель” есть достоинства:

можно найти в интернете шаблоны для программы складского учета в excel бесплатно;

также бесплатно можно обучиться их заполнять (по урокам из Youtube или самостоятельно, интуитивно);

можно самостоятельно на отдельных листах сделать таблицы для отчета по продажам и вести статистику, аналитику и прочий подсчет (однако для этого надо изучить все возможности Excel, на что понадобится не один день).

Как вести складской учет в Excel?

Для ведения складского учета в Excel данные о продажах фиксируются вручную в тетрадку при покупке, а затем вечером, после закрытия магазина проданный товар находят в таблице и количество проданного отмечается.

Таким же образом таблицу обновляют при поступлении товара.

Складской учет в Excel: особенности

Вам подойдет складской учет в Excel, если вы:

можете обойтись без связи таблицы учета и кассы;

нет очередей, две-три покупки в день, что позволяет в “окно” между покупателями заполнить таблицу учета;

нацелены на кропотливую работу с таблицами, артикулами и т.д;

не используете сканер для занесения товара в базу, а готовы забивать все вручную.

Работа с таблицами в Excel возможна, если товарным учетом занимается один или два человека, не больше. Иначе может возникнуть путаница — сотрудники могут случайно изменить данные, а вы не увидите предыдущую версию.

Чтобы в полной мере оценить все преимущества автоматизации склада попробуйте программу Бизнес.Ру. Программа обладает интуитивно понятным интерфейсом с возможностью настройки под конкретного пользователя. Все вышеперечисленные преимущества уже входят в базовый функционал программы Бизнес.Ру. Попробуйте онлайн-сервис для автоматизации складского учета Бизнес.Ру бесплатно >>

Структура Excel-шаблона для аналитики продаж

Самое важное для учета товаров в Эксель — подобрать удобный шаблон для занесения данных.

Например, шаблон таблиц продаж может иметь следующие графы:

количество на складе;

Для удобства аналитики необходимо делать новую страницу (Лист) на каждый месяц. Таблица для учета продаж отличается от той, что необходима для складского учета.

Таблица Excel «Складской учет»

Структура шаблона Excel для складского учета должна включать следующие разделы:

1. Артикул — берется по данным производителя, нужен для быстрого поиска товара в списке.

2. Наименование товара. Название товара и краткая характеристика. Например:

платье “Анфиса” синее;

платье “Анфиса” красное с цветами;

сарафан джинсовый мини синий.

Наименование можно придумать самостоятельно или же взять то, что есть у производителя в описании.

3. Единицы измерения. Обычно это штуки, но могут быть погонные метры, кубометры, килограммы и т.д.

4. Остатки (доступно, осталось, бронь — если бронирование товара поощряется).

5. Цена (два столбца — цена продажи и цена покупки).

Кроме того, можно делать и другие столбцы:

предзаказ (если между заказом товара у поставщика и привозом к вам на склад проходит много времени);

постоянный покупатель (для выделения постоянных клиентов и назначении им скидки или предоставление особого предложения);

номер скидки (если при продаже был предъявлен купон и т.д.).

В отдельный лист таблицы Excel необходимо поместить справочник — таблицу с именами поставщиков.

Проблемы при учете товаров Excel

Товарный учет в Excel имеет значительные минусы:

Если кто-то из персонала случайно заменил в таблице цифру, нажал “Сохранить”, а затем закрыл файл, найти ошибку будет проблематично.

Для ведения базы товаров удаленно можно пользоваться Excel от Google Tables, однако при увеличении числа строк до 100 и выше эта программа для учета склада в Excel сильно “тормозит”.

Невозможность интеграции с кассой или программой для ведения бухгалтерии.

Требуется много работы вручную, невозможно подключить сканер.

Нет возможности планировать поставки, контролировать остатки по сроку годности и т.д.

Нельзя использовать файл несколькими пользователями одновременно (исключение — Google Tables).

Нельзя настроить автоматическую проверку на “правильность” введенных данных, кроме вида данных (числовой, буквенный и т.д.).

Обзор бесплатных программ для учета склада в Excel

Microsoft Excel — это платная программа, из-за распространенности которой некоторые пользователи думают о бесплатной установке. Однако в сети можно скачать несколько бесплатных программ, которые могут на первом этапе ведения бизнеса заменить Excel.

OpenOffice Calc

Самая популярная программа типа Excel, которую можно использовать для учета товаров, называется OpenOffice Calc. Она входит в пакет бесплатных программ Apache OpenOffice.

OpenOffice Calc поддерживает русский язык, занимает меньше места на диске компьютера и быстрее загружается, по сравнению с Excel.

Программа имеет интерфейс сходный с Excel 2003 года, поэтому если вы имели опыт работы именно с такой программой, будет легче привыкнуть.

возможность создавать таблицы, графики, делать расчет по формулам, назначать ячейки;

поддержка экспорта в PDF, что бывает важно для отправке счета покупателю;

способность использовать “Мастер” для создания специальных функций.

Единственное неудобство — программа имеет свой формат, ODS. Обычно файлы XLS открываются в этой программе, но бывает, что открывается с ошибкой.

Также Calc может создавать файлы в формате XLS, а не более совершенном — XLSX.

LibreOffice Calc

Установив LibreOffice Calc, пользователь может не отличить ее от Open Calc. И не удивительно. Эта программа была разработана бывшими программистами OpenOffice. Поэтому принцип и интерфейс был взят аналогичный.

Функционал схожий: создание таблиц, графиков, вычисление по формулам.

В отличие от OpenOffice, программа LibreOffice позволяет сохранять документы в формате EXLX.

Читать еще: Если excel если не пусто

Приложение удобно для быстрых расчетов, функционально, загружается за 7-12 секунд секунд. Есть возможность работы с функциями и макросами через “Мастер”.

Третья программа в нашем обзоре программ склада в Excel (скачать бесплатно ее также можно на сайте разработчика) — PlanMaker. Это софт, который входит в пакет программ SoftMaker.

Как и предыдущие программы, PlanMaker помогает делать расчеты с помощью функций (используется инструмент “Вставить функцию”). К сожалению, бесплатный PlanMaker может поддерживать только формат XLS, а XLSX доступен тем, кто установил платную версию.

Платные программы — аналоги Excel

Отличие платных программ складского учета от бесплатных — в готовых загруженных шаблонах и поддержки нескольких складов. Представим в таблице ниже две такие программ. Все они являются десктопными, то есть загружаются в память компьютера. Это неудобно, если вы работаете с нескольких устройств — дома и в офисе, а также планируете удаленно контролировать работу сотрудников (например, во время отпуска).

Таблица — Сравнение программ “Склад Excel” и “Склад производства”

отгрузка или списание;

работа с накладными;

формирование заявок поставщикам;

возможность входа с разным видом доступа к программе.

формирование таблицы отгрузки продукции;

отчет по расходу сырья;

В интернете встречаются ссылки для скачивания якобы бесплатных версий программ, однако по факту оказывается, что это урезанные демо-версии софта для складского учета.

Если вы ищите бесплатную или недорогую программу для складского учета, обратите внимание на “Бизнес.Ру” — это облачный сервис для всех операций на складе, который существенно облегчает процедуры оприходования, заказа товаров, работу с накладными и инвентаризацию.

Возможности “Бизнес.Ру” как бесплатной облачной программы типа Excel

Все перечисленные выше программы обладают всеми недостатками Excel. Этот софт является бесспорным помощником для организации стабильного учета в небольшой торговой точке с 2-3 продажами в день. Однако если покупателей больше, необходим более совершенный софт.

Облачный сервис “Бизнес.Ру” помогает делать все основные операции по складу и следить за продажами удаленно — с любого компьютера через интернет-подключение.

Удобно, что у “Бизнес.Ру” есть и бесплатная версия, с помощью которой можно осуществлять все операции по складу: от оприходования до выгрузки данных о товаре из Excel. В бесплатной версии разрешено хранить до 50 Мб документов.

Платные версии подразумевают более совершенные функции:

возможность самостоятельно создавать шаблоны документов;

автоматическая подготовка документов для списания и оприходования товаров и т.д.

Кроме того, “Бизнес.Ру” предоставляет возможность:

вести складской учет в нескольких складах и перемещать товары между ними;

просто резервировать товары, делая эту функцию более прозрачной;

использовать несколько единиц измерения для расчетов продаж одного товара (основная и дополнительная единица измерения);

работать с кассовой программой и с помощью сканера контролировать все этапы оборота товара: от поступления на склад до реализации покупателю;

удаленное управление складом и контроль сотрудников из любого места, где есть доступ в интернет.

Полноценная автоматизация магазина, онлайн-касса 54-ФЗ

Полноценный складской учет и инвентаризация
Удобный и понятный интерфейс для кассира
Поддержка 100 моделей ККТ, эквайринга, весов
ЕГАИС, Меркурий, Маркировка
Гибкая настройка скидок, своя система лояльности
Прогнозирование продаж, оптимизация остатков
Отслеживание выручки и прибыли в реальном времени
Контроль работы ККТ через мобильное приложение

Как я веду учет финансов и продаж

В прошлой статье я рассказывала о становлении своего первого магазина и о том, что пора бы открывать второй, чтобы не смешивать работы из разных материалов и не создавать кашу. Магазин открылся и назрел вопрос, как бы отслеживать доходы с обоих магазинов и статистику продаж.

В начале своего творческого пути, как и у большинства, все писалось в блокнотах, но ребенок очень любил мои блокноты, и старательно помогал мне в них вести записи. Тогда, я и решила вести свои учеты в компьютере.

Воспользоваться я решила программой Excel, поскольку только ее собственно и знала.

Что я умела в этой программе делать, да собственно ничего! Суммировать данные. В общем, этого мне вполне хватало.

Вот так выглядела моя бухгалтерия, когда я вела один магазин. Все данные вымышленные!

Такая табличка меня вполне устраивала, все само плюсовалось, предоплата с доплатой, в примечании указывала для себя статус проданной работы, «готовая» или «на заказ», номер почтового отправления и другие нужные вещи.

Каждый месяц отдельный лист, и того 12 листов + лист итогов года.

По мере заполнения месячных продаж лист «Итоги» автоматически пересчитывается.

Когда открылся второй магазин, вести две бухгалтерии, как-то не хотелось. Мне хотелось, что бы все было в одном месте и при этом можно было бы сразу видеть разницу по приходу и расходу, да и по количеству изделий, и тому подобному.

Далее я покажу какой таблицей я пользуюсь сейчас, вернее, на что хватило моих знаний 🙂 В общем, я ее делала посредствам суммирования.

Сразу оговорюсь, что данный учет удобен для меня, мне не нужно вести строгий учет по заказам, срокам, расходу материала на конкретную единицу. Для меня важно, сколько средств ко мне поступает от каждого магазина, сколько я трачу на закупку материалов в каждом магазине, какое количество товара готового и заказанного в каждом магазине продаю в месяц, и соответственно какие изделия пользуются наибольшей популярностью.

Так вот табличка выглядит сейчас.

Графу предоплату я убрала, если вносится предоплата, я пишу в примечании об этом, и ставлю сумму которую должны доплатить и помечаю цветом, чтобы в глаза бросалось. Когда доплачивают остаток, меняю «Сумму» на полную.

Появились графы с названиями магазинов «Роскошь Меха» и «Кожевенный Бутик», когда записываю продажу, в одном из них проставляю количество проданных единиц.

Например: продано комплект из двух меховых браслетов и меховой ободок, ставлю в графе магазин «Роскошь Меха» цифру 3, в графе «Кожевенный Бутик» ставлю 0 или ничего не ставлю.

В табличке «Расходы» появились те же графы с названиями магазинов. Когда произвожу закупку материала указываю цифру 1 в графе магазина на чьи нужды его приобретаю. Единицу в графе нужного магазина ставить обязательно, поскольку иначе функция «СУММЕСЛИ» произведет не верный расчет. Возможно можно и по другим формулам произвести расчеты, но я о них не знаю. Буду рада если кто подскажет, какой еще формулой можно воспользоваться.

Все данный вымышленные! В своей таблице я более подробно описываю наименование товара с их названиями.

Как и в первой таблице, под этими тоже есть итоговая табличка, теперь она выглядит так

В ней все данные автоматически считаются. И хорошо видно каков приход по каждому магазину, расход и прибыль как по отдельному магазину, так и в целом за месяц.

В этом варианте тоже 12 листов, согласно месяцам. И, конечно, есть «Итоги года».

Выглядят они теперь так. Кроме таблички, я сделала гистограмму, где видно процентное соотношение Приход-Расход. Можно сразу увидеть, стоит ли по экономить на материалах или же наоборот, есть возможность закупиться.

Еще появилось два новых листа, где я учитываю проданные изделия по месяцам и по статусу «Готовые» или на «Заказ». Один на каждый магазин.

Здесь я вижу все проданные изделия по месяцам, месячные итоги по каждому наименованию, по статусу, и общие итоги года.

Голубой — готовая работа

Желтый — сделана на заказ

Зеленый — общее число проданных работ

А так же дополняю эту таблицу наглядными гистограммами. Первая по годовому количеству проданных работ в каждой категории, и во второй статистика количества проданных работ по месяцам.

При покупке определенного товара вношу в таблицу нужного магазина цифры. Итоги и гистограмма автоматически меняются.

Такие подсчеты произвожу у себя в магазинах. Магазина два, таблица одна.

Я вижу ту информацию, что мне нужна.

Есть еще, конечно, моменты, которые хотелось бы улучшить, я над этим работаю. Может, в к следующему году поведаю о них 🙂

Мой способ не подойдет тем, кто имеет несколько магазинов с материалами для творчества, слишком там много наименований, к тому же у них наверняка имеются свои умные таблицы учета.

А тем, у кого несколько магазинов с разными товарами и он не особо владеет знаниями в области данной программы вполне подойдет, поскольку для ее создания все делается посредствам суммирования.

Спасибо тем, кто дочитал до конца. Надеюсь, информация будет кому-то полезна.