Как сделать файл только для чтения эксель

Microsoft Excel

трюки • приёмы • решения

Как сохранить файл Excel в формате «только для чтения»

Если вам требуется с кем-то поделиться информацией из вашей рабочей книги — а также гарантировать, что эта информация останется в сохранности и не будет изменена, — это можно сделать несколькими способами.

Отправка печатной копии

Распечатка рабочей книги не слишком удобный метод. Кроме того, если получатель находится далеко, вам придется воспользоваться услугами почты.

Отправка электронной копии в виде PDF-файла

PDF-файлы (PDF (Portable Document Format) означает «формат переносимых документов») широко распространены. Почти на любом компьютере установлена какая-нибудь программа, позволяющая читать такие файлы. Для того чтобы сохранить книгу в формате PDF, выполните команду Файл ► Экспорт ► Создать документ PDF/XPS и нажмите кнопку Создать PDF/XPS, чтобы открыть окно Опубликовать как PDF или XPS. Нажмите кнопку Параметры для отображения дополнительных параметров. Здесь вы можете:

выбирать страницы;
указывать, какие данные сохранить (выделенный диапазон, выделенные листы, всю книгу);
сохранять свойства документа и теги структуры документа для улучшения восприятия.

Для оптимизации работы воспользуйтесь представлением Excel Разметка страницы (Вид ► Режимы просмотра книги ► Разметка страницы) перед сохранением — и увидите, как именно документ будет члениться на страницы. На рис. 7.1 показана программа Adobe Reader, в которой отображена книга Excel, сохраненная в формате PDF.

Рис. 7.1. Программа Adobe Reader с PDF-файлом, созданным из книги Excel

Excel позволяет сохранить документ и в формате XPS (аббревиатура означает XML Paper Specification — бумажная спецификация XML). Этот формат разработан Microsoft. Экспорт из Excel в этот формат ограничен одним листом, кроме того, данный формат не поддерживает изображения. Инструмент для просмотра XPS устанавливается вместе с Windows. Этот формат пока не очень распространен.

Отправка MHTML-файла

Многие пользователи Excel не знают о существовании такого формата. MHTML очень точно воспроизводит книгу Excel в виде единого файла, который можно открывать во многих браузерах, в частности в Internet Explorer, Opera и Mozilla Firefox (в последнем случае требуется соответствующая надстройка). Выполните команду Файл ► Сохранить как, чтобы открыть окно Сохранить как. Далее выберите вариант Веб-страница в одном файле (*.mht, *.mhtl) из раскрывающегося списка Тип файла.

Рис. 7.2. Книга Excel, сохраненная в формате MHTML и открытая в браузере

На рис. 7.2 изображена книга, сохраненная в виде файла MHTML и открытая в браузере Internet Explorer. Обратите внимание на вкладки с листами они находятся снизу. Если вы хотите создать книгу только для чтения, в которую нельзя вносить изменения, то формат MHTML, вероятно, подойдет лучше всего (только у получателя должен быть браузер, поддерживающий этот формат).

Установка или снятие статуса «Только для чтения»

Примечание: Мы стараемся как можно оперативнее обеспечивать вас актуальными справочными материалами на вашем языке. Эта страница переведена автоматически, поэтому ее текст может содержать неточности и грамматические ошибки. Для нас важно, чтобы эта статья была вам полезна. Просим вас уделить пару секунд и сообщить, помогла ли она вам, с помощью кнопок внизу страницы. Для удобства также приводим ссылку на оригинал (на английском языке).

Вы можете заблокировать файл так, чтобы он был доступен только для чтения и не мог случайно удалить его.

Блокировка книги в режиме только для чтения

Примечание: Если книга открыта для общего доступа, любой пользователь, у которого есть права на запись, может очистить состояние «только для чтения». Более строгие методы защиты предполагают использование пароля для сохранения изменений.

Откройте средство поиска и выберите книгу, которую вы хотите защитить.

В меню файл выберите команду получить информацию.

На панели Общие установите флажок Заблокирован.

Очистка состояния «только для чтения» для книги

Примечание: Чтобы снять статус «только для чтения», вы должны быть владельцем файла или обладать правами на запись.

Откройте средство поиска и выберите книгу, которую вы хотите защитить.

В меню файл выберите команду получить информацию.

На панели Общие снимите флажок Заблокирован.

Блокировка книги в режиме только для чтения

Откройте средство поиска и выберите книгу, которую вы хотите защитить.

Во всплывающем меню действие нажмите кнопку получить информацию.

На панели Общие установите флажок Заблокирован.

Очистка состояния «только для чтения» для книги

Примечание: Снять статус «Только для чтения» может владелец файла или пользователь, имеющий разрешение «Запись».

Откройте средство поиска и выберите книгу, которую вы больше не хотите использовать для чтения.

Во всплывающем меню действие нажмите кнопку получить информацию.

На панели Общие снимите флажок Заблокирован.

Читать еще: Как в excel делать фильтры

Как убрать только для чтения Excel

Защита данных от изменений в Excel

Григорий Цапко Полезные советы

Иногда возникает необходимость защитить от изменений окончательный вариант какого-либо документа, например последнюю, согласованную версию бюджета, дабы избежать случайных изменений в нем. Мы очень долго и упорно работали над нашим файлом, и нам очень хотелось бы по прошествии времени застать его в том виде, в котором он был нами сохранен в окончательном варианте, особенно, если файл расположен в общем доступе.

Программа Excel, как всегда, предоставляет нам несколько возможностей сделать это. Каждый из них имеет свои особенности и по этому рассмотрим каждый из них по подробнее.

Психологический

Первый способ, можно назвать «Психологический». Это когда мы даем имя файлу недвусмысленно указывающее на окончательный вариант, например «Имя_файла_финиш», «Имя_файла_окончательно», «Имя_файла_не_изменять_убью. ». По сути дела, нас ничего не удерживает от внесения изменений, кроме психологических сдерживающих факторов. При всех своих очевидных минусах, это достаточно распространенный и информативный вариант.

Окончательный вариант

Программа Excel 2010 дает возможность пометить документ как окончательный. В этом случае команды ввода, редактирования и проверки правописания на вкладках ленты станут неактивными, лента свернется, и под ней появиться сообщение, что данная книга помечена как окончательная. Также соответствующий значок появиться в строке состояния. Редактирование файла будет недоступно (без соответствующей команды).

Этот способ вполне подходит для защиты документа от случайных изменений.

Для того, чтобы пометить файл как окончательный необходимо в меню Файл → выбрать пункт Сведения → элемент Защитить книгу (Разрешения) → команда Пометить как окончательный.

Однако, при желании, все таки можно редактировать документ, воспользовавшись соответствующей командой управления «Все равно редактировать» появившейся под свернутой лентой в информационном сообщении.

Также, для редактирования книги можно проделать путь аналогичный ее защите, и при повторном нажатии на команду Пометить как окончательный, документ снова будет доступен для внесения изменений.

Как видим, данный способ защиты приемлем только от внесения случайных изменений. Если мы хотим уберечь наш документ от злого умысла, то нам необходимо что-то посерьезнее.

Защита листа

Следующий способ связан с установкой защиты листа от изменений. В Excel 2010 установить защиту листа можно на вкладке Рецензирование → группа Изменения → команда Защитить лист.

Откроется диалоговое окно, в котором можно установить пароль на снятие защиты листа и при необходимости разрешить внесение определенных изменений.

Устанавливаем пароль и на снятие защиты листа и нажимаем ОК. Пароль придется подтвердить еще раз.Теперь при попытке внести какие либо изменения на лист, программа Excel будет выдавать сообщение о том, что ячейка защищена от изменений.

Защиту листа можно установить и через меню Файл → элемент Сведения → группа Разрешения → команда Защитить текущий лист.

Для снятия защиты с листа необходимо проделать тот же самый путь: вкладка Рецензирование → группа Изменения → команда Снять защиту листа. Вводим пароль в появившемся диалоговом окне (если был установлен) и нажимаем ОК. Лист снова доступен для изменений.

Этот способ позволяет гибко подойти к защите данных от изменений на листе Excel. Кроме возможности разрешить определенные виды изменений, существует возможность, защитив только необходимые ячейки, оставить для других возможность редактирования.

Для того чтобы часть ячеек оставить незащищенными, необходимо установить соответствующий параметр для данных ячеек (снять галочку «Защищаемая ячейка»).

Сделать это можно выделив необходимые ячейки, щелкнуть на них правой кнопкой мыши, в появившемся контекстном меню выбрать пункт Формат ячеек. В появившемся диалоговом окне, на вкладке Защита снять галочку Защищаемая ячейка и нажать ОК.

Теперь, при установке защиты листа, выделенные нами ячейки, будут доступны для редактирования.

Защита листа, как мы видим, является надежным способом защиты данных в Excel от изменений. От злого умысла нас теперь оберегает пароль. Даже если файл будет заменен другим, но с таким же именем, мы всегда сможем это понять, вводя наш пароль (если пароль принят, значит, файл не меняли).

Единственным минусом данного способа защиты данных, на мой взгляд, является необходимость защиты каждого листа. И если листов в книге Excel много, то это достаточно длительный процесс.

Есть еще одно ограничение на применение данного способа. Если наш документ имеет структуру (сворачивающиеся строки и столбцы) то при защите листа, она перестает действовать.

Как сохранить работоспособной структуру и в тоже время защитить данные от изменений, мы поговорим в следующих наших встречах на страницах сайта.

Защита книги

При защите всей книги, мы можем одновременно избежать указанных выше недостатков: и сразу защитить от изменений множество листов, и даже сохранить работоспособной структуру на листах книги Excel. Однако, мы не сможем оставить возможность редактирования для некоторых ячеек. Защищено будет сразу все — все данные на всех листах.

Читать еще: Как сделать гиперссылку в excel

Защитить книгу можно следующим образом.

На этапе сохранения книги, в диалоговом окне Сохранение документа, нажимаем на кнопку Сервис и в появившемся меню выбираем пункт Общие параметры.

После этого появляется диалоговое окно Общие параметры, имеющее поля для установления пароля на открытие книги и на внесение изменений. Поскольку нас интересует установление защиты от изменений, то в соответствующем поле вводим пароль (1), нажимаем ОК (2) и в появившемся окне Подтверждение пароля вводим пароль повторно (3), нажимаем ОК (4) и нажимаем кнопку Сохранить (5).

Теперь при открытии сохраненной книги будет появляться диалоговое окно Пароль, которое будет предлагать ввести пароль для открытия книги с возможностью записи (внесения изменений), либо открыть в режиме «Только для чтения». Вводим наш пароль в соответствующее поле и нажимаем ОК.

Следует отметить, что при открытии книги в режиме «Только для чтения» существует возможность вносить изменения в открытую книгу, однако сохранить их не удастся. Программа предложит сохранить файл под другим именем.

Конечно, исходный файл можно подменить, однако отсутствие пароля при открытии книги, или сообщение о некорректности ввода нашего пароля сразу укажут нам на подмену файла.

Сохранение в формате PDF

Для того чтобы в наш документ уже точно нельзя было внести изменения, а можно было бы только его просматривать и печатать, можно воспользоваться возможностью сохранения файла в формате PDF.

При этом в обратную сторону, из формата PDF в формат Excel, уже никак не перейти, если не использовать специальное программное обеспечение по распознаванию текста.

Если необходимо все же внести изменения в сохраненный в формате PDF файл, то необходимо открыть исходный файл в Excel, внести изменения и заново сохранить его в формате PDF. Но это будет уже другой файл.

Для сохранения документа в формате PDF в меню Файл выбираем пункт Сохранить как, в открывшемся диалоговом окне Сохранение документа в поле Тип файла выбираем PDF (1). Нажимаем кнопку Параметры (2), устанавливаем, что мы будем сохранять: текущий лист или всю книгу (3) и нажимаем кнопку ОК (4) и кнопку Сохранить (5).

Как видите, программа Excel дает достаточно возможностей для защиты данных от изменений. Нужно лишь выбрать способ соответствующий вашим обстоятельствам.

Формы бухгалтерской отчетности в Excel Типовой стандарт бизнес-планирования (бюджетирования)

Как сделать вашу книгу Excel только для чтения

Иногда вы можете запретить другим пользователям вносить изменения в книгу Excel. Это может пригодиться, особенно если вы подготовили отчет, который подлежит оценке, и не хотите манипулировать цифрами.

Развертывание параметра «Только чтение» в вашей книге может помочь заблокировать его от несанкционированного редактирования. Для этого вам нужно создать пароль для этой конкретной книги. Защита книги Excel с помощью пароля может работать двумя способами:

В этом посте мы больше сосредоточимся на последнем. Вы можете защитить книгу Excel паролем, чтобы она была доступна только для чтения. Это означает, что пользователи смогут открывать книгу и просматривать данные, но не смогут вносить какие-либо изменения в электронную таблицу.

Сохранить книга Excel только для чтения

Здесь представлено пошаговое руководство по добавлению пароля, чтобы сделать вашу книгу Excel доступной только для чтения.

1. Откройте книгу и нажмите «Файл». Выберите параметр «Сохранить как» в меню и щелкните его.

2. Откроется диалоговое окно «Сохранить как». Перейдите к нижней части окна и найдите параметр «Инструменты» рядом с кнопкой «Сохранить». Нажмите на Инструменты, и откроется выпадающее меню. Выберите и нажмите Общие параметры в раскрывающемся меню.

3.Это откроет диалоговое окно General Options. Здесь вы создадите пароль для своей книги. Введите нужный пароль в поле «Пароль для изменения», как показано ниже. Установите флажок Только для чтения, затем нажмите OK.

4. Вам будет предложено подтвердить пароль. Введите тот же пароль, затем нажмите OK, чтобы завершить процесс. Наконец, нажмите кнопку Сохранить. Теперь каждый раз, когда пользователь пытается открыть книгу, появляется всплывающее окно со следующим сообщением.

При нажатии кнопки «Только для чтения» документ открывается, но в режиме «Чтение». Только режим. Только те, кому вы изменяете пароль, смогут вносить изменения в книгу.

Как отключить функцию «Только чтение» в вашей книге

Что делать, если вы хотите снять ограничение только для чтения и предоставление всем прав на редактирование? Удаление функции «Только чтение» — это простой процесс, который можно выполнить одним нажатием кнопки. Все, что вам нужно сделать, это снова пройти тот же процесс и снять флажок, который делает вашу книгу Excel доступной только для чтения.

После того, как вы сняли флажок, удалите пароль, который вы установили, и нажмите Сохранить, чтобы применить новые изменения. В следующий раз, когда вы откроете книгу, она не откроется в режиме «Только чтение» и не будет отображать поле «Только чтение».

Читать еще: Как в excel 2010 добавить разработчик

Завершение

Установка пароля для открытия Книга Excel проста и не требует пояснений.Тем не менее, это может дать большой контроль над тем, кто может получить доступ и / или редактировать книгу. Это может иметь большое значение для поддержания целостности данных.

Имейте в виду, что функция защиты паролем не делает рабочую книгу непроницаемой. Хотя это может помешать пользователям вносить изменения в электронную таблицу, любой, у кого есть программное обеспечение для взлома паролей, может справиться с этим. При этом вам не следует полагаться исключительно на него для защиты конфиденциальных данных.

Была ли эта статья полезной? Не стесняйтесь комментировать и делиться.

Как сделать файл только для чтения эксель

На этом шаге мы рассмотрим диалоговое окно Открытие документа.

Чтобы открыть рабочую книгу в диалоговом окне Открытие документа (рис. 1), необходимо указать имя файла рабочей книги (в поле Имя файла) и папку, где он находится (в поле Папка).

Рис. 1. Диалоговое окно Открытие документа

Описываемое диалоговое окно содержит множество различных опций. Если Вам известно, в какой папке находится файл, то самый простой способ — указать папку (поле Папка), а затем выделить в ней имя нужного файла. Для открытия выбранного файла щелкните на кнопке Открыть или дважды щелкните на имени файла.

В Excel кнопка Открыть в действительности является раскрывающимся списком. После щелчка на стрелке, расположенной в правой части этой кнопки, можно увидеть следующий слисок дополнительных команд:

Открыть. Открывает файл в «обычном режиме».
Открыть только для чтения. Открывает файл в режиме «только для чтения». В этом режиме нельзя сохранить изменения, сделанные в открытом файле.
Открыть как копию. Открывает копию выбранного файла. Если имя файла Бюджет.xls, то имя открытой книги будет Коп Бюджет.xls.
Открыть в обозревателе. Открывает файл в обозревателе Web.

Примечание . Вы можете выделить несколько файлов рабочих книг, удерживая нажатой клавишу Ctrl. После щелчка на кнопке Открыть все выделенные файлы рабочих книг откроются.

Щелкнув правой кнопкой мыши на имени файла в диалоговом окне Открытие документа, можно открыть контекстное меню с множеством дополнительных команд. Например, с их помощью можно скопировать файл, удалить его, изменить его свойства и т.д.

Поле Папка является раскрывающимся списком. Щелчок на кнопке раскрытия списка приводит к раскрытию окна, в котором отображаются системные компоненты компьютера. В этом списке можно выбрать другой диск или каталог.

Кнопка Переход на один уровень вверх позволяет переместиться на один уровень вверх в иерархии папок. Также можно щелкнуть на одной из больших кнопок, расположенных на панели в левой части диалогового окна Открытие документа. После этого может быть получен доступ к следующим папкам:

В нижней части диалогового окна Открытие документа находится раскрывающийся список Тип файлов . Когда открывается описываемое диалоговое окно, в списке отображено Все файлы Microsoft Excel. Это означает, что отображаемые в диалоговом окне файлы отфильтрованы по типам. Если Вы хотите открыть файл другого типа, щелкните на кнопке раскрытия списка и выберите нужный тип файла. Таким образом Вы измените способ фильтрации, и в диалоговом окне отобразятся только файлы выбранного типа.

Файлы в диалоговом окне Открытие документа могут отображаться в одном из четырех режимов. Для изменения режима отображения можно воспользоваться кнопкой Представления (рис. 2).

Рис. 2. Кнопка Представление

Возможны следующие режимы отображения файлов в диалоговом окне Открытие документа:

Список. Имена файлов отображаются в виде списка в нескольких колонках.
Таблица. Имена файлов отображаются в виде списка с информацией о каждом файле (размер файла, его тип и время последнего изменения).
Свойства. Имена файлов отображаются в виде списка с выводом свойств выделенного файла в отдельном окне.
Просмотр. Имена файлов отображаются в виде списка с демонстрацией содержимого выделенного файла в отдельном окне предварительного просмотра.

Открыв меню Сервис (рис. 3), расположенное справа в верхней части окна Открытие документа, будет отображено контекстное меню, содержащее следующие команды:

Найти. Открывает новое диалоговое окно, позволяющее провести поиск конкретных файлов.
Удалить. Удаляет выбранные файлы.
Переименовать. Позволяет переименовать выбранный файл.
Печать. Открывает выбранный файл, печатает его содержимое и закрывает его.
Добавить в папку «Избранное». Добавляет в папку Избранное ярлык для выделенного файла.
Подключить сетевой диск. Открывается диалоговое окно, позволяющее подключить сетевой диск или каталог к выбранному локальному устройству.
Свойства. Открывается диалоговое окно свойств выделенного файла. Это позволяет просмотреть или изменить свойства файла, не открывая сам файл.