Как в 1с сохранить документ в excel

Выгрузка в Excel в 1С — сохранение номенклатуры

1.6к Просмотры

Сегодня практически все компании и предприятия, торгующие оптом и в розницу, занимающиеся предоставлением услуг и т. д., используют в своей работе программные продукты для учета всех хозяйственных операций, финансово-экономической деятельности и бухгалтерского учета. Чаще всего для этих целей применяется ставший уже «классикой» набор программ от фирмы 1С.

Иногда случается так, что нужно загрузить или выгрузить отчетность и другие документы из табличного процессора MS Excel в 1С и обратно. В этом материале будет подробно рассказано: что собой представляет выгрузка в Excel в 1с и как в 1с выгрузить в Excel.

Очень часто 1С и Excel связаны одной работой

Особенности выгрузки и загрузки данных из 1С в Excel

Сравнительно недавно в программе «1С: Бухгалтерия» появилась возможность манипулировать данными 1С, загрузка из Excel которых ранее производилась лишь внешними способами. Это позволило производить загрузку и выгрузку документов без изменений конфигурации и использования сторонних обработок. Все процедуры по обороту файлов стали настолько просты, что опытные специалисты сразу же полюбили этот функционал, а новые освоили его очень быстро.

Сама по себе выгрузка в MS Excel может потребоваться в некоторых ситуациях, например, при копировании готовой таблицы в абсолютно пустую базу данных. Также это применяется при необходимости работать с базами без использования средств 1С. С выходом новой «1С: Бухгалтерия 8.3 ред. 3.0» отпала нужда применять сторонние средства для выгрузки, так как платформа получила все необходимые для этих целей механизмы. Несмотря на это, старые способы остались, и о них будет рассказано далее.

Вид MXL-файла в программе

Особенность загрузок и выгрузок из 1С состоит в том, что программа работает со следующими типами файлов сохранений для документов и счетов:

• .mxl — специальный файл сохранений, разработанный для 1С программ. Используется ими для сохранения таблиц. Его можно сразу подгружать в другую базу данных 1С на другом компьютере;
• .xls — файл таблиц данных MS Excel, ставший стандартным для этой программы и других табличных редакторов;
• .pdf — файл-документ, который разработан компанией Adobe для своего редактора Adobe Reader;
• .html — документ в виде веб-страницы, которая может быть просмотрена в любом браузере или размещена на сайте;
• .txt — стандартный для многих систем текстовый файл.

У каждого из этих форматов есть свои особенности, влияющие на сохранение и отображение сведений и данных из регистров. Наиболее близким к стандартному файлу сохранений .mxl от 1С становится файл Excel .xls, так как только при выгрузке в этих двух форматах возможно отображение в таблице исходной иерархии, наличие возможности сворачивать и разворачивать группы. Остальные форматы предоставляют информацию простыми списками.

Важно! Microsoft Excel выбран не случайно. Когда-то он заменил собой бумажные списки и таблицы, ручное ведение бухгалтерии в офисах. Позже он отошел на второй план в этой области после появления 1С. Несмотря на это, Excel был и остается одним из наиболее популярных табличных процессоров с огромным функционалом и собственным языком создания макросов VBA от Microsoft. Программа и ныне часто используется для импортирования и экспортирования данных из различных систем учета.

Наиболее простым способом выгрузить все таблицы из программ 1С в формат «Экселя» является простое сохранение в .xls. Для начала нужно открыть нужную базу в Бухгалтерии, а затем выбрать «Операции» — «Справочники» — «Номенклатура», но иногда нужно сохранить отдельную часть документа. При большом объеме таблиц каждая группа выгружается в отдельный файл для повышения удобства работы.

Выгрузка номенклатуры

Дальнейшие действия таковы:

• Нажать ПКМ на любой строчке и выбрать «Вывести список», чтобы открыть меню установок;
• Пометить галочками поля, которые нужно выгрузить в Excel;
• В строке «Выводить в…» выбрать текстовый или табличный документ и нажать Энтер;
• Будет открыта таблица, на которую нужно нажать в произвольном месте ЛКМ, чтобы выделить ее полностью;
• Перейти в Файл — Сохранить как;
• Указать нужный формат и дать название будущему документу.

Загрузка же таблиц из Excel в Бухгалтерию производится таким же способом, но есть один нюанс: она должна производиться только профессионалом, который сможет исправить все ошибки, которые возникают при импорте больших объемов данных.

Важно! Перед началом любой загрузки и выгрузки следует во избежание недоразумений и ошибок совершать резервное и архивное копирование базы данных и документов. Может произойти так, что ошибка не позволит вернуть целостность файлу.

Теперь понятно, что такое работа с Excel, как в 1С сохранить данные в Excel, как произвести в 1С чтение и импорт из Excel. Осталось лишь ознакомиться с доступными для этих действий способами.

Основные способы выгрузки и загрузки данных из 1С в Excel

К основным способам выгрузки и загрузки табличных документов между 1С и Excel относят обмены через обычные документы, обмены через OLE, использование COMSafeArray и обмен через ADO. Все они требуют навыков программирования и делают всю работу в автоматическом режиме, но также есть способ и без программирования.

Через Табличный документ

Простой способ, заключающийся в том, что объект ТабличныйДокумент обладает следующими методами:

• Записать( , ) для экспорта данных;
• Прочитать( , ) для импорта данных.

Важно! Если метод записи доступен как на клиенте, так и на сервере, то метод прочитать работает только со стороны сервера. Это необходимо считывать при проработке взаимодействия клиента и сервера.

Для сохранения табличного документа в файл нужно любым способом создать ТабличныйДокумент. Выгрузка в файл при этом будет производиться командой: ТабДок.Записать(ПутьКФайлу, ТипФайлаТабличногоДокумента.XLSX);

Далее пояснения: ТаблДок — это созданный документ, а ПутьКФайлу — адрес или имя файла для выгрузки. Тип.. — является типом создаваемого файла, который в данному случае имеет расширение .XLSX. 1C поддерживает следующие типы Excel-файлов: .xls95, .xls97, .xlsx.

Загрузка данных также производится очень просто. Для этого создается новый документ, в который записывается содержание существующего:

ТабДок = Новый ТабличныйДокумент;

ПутьКФайлу в данном случае указывает имя и путь к загружаемому файлу Excel. Параметр «СпособЧтения…» определяет, как именно нужно интерпретировать полученную информацию. Для этого доступно два значения: Значение и Текст.

Файл «Экселя», готовый к выгрузке

Через технологию OLE

Этот вариант, пожалуй, один из самых распространенных при работе с файлами Excel. Он использует весь доступный функционал табличного процессора, но достаточно медленный, если сравнивать его с другими способами. Чтобы обмениваться через OLE, нужно соблюсти ряд условий: установить Excel на ПК пользователя, если обмен планируется с клиентской стороны или установить программу на сервере при использовании серверного взаимодействия.

Ниже будет дан пример выгрузки документа. В нем создается управляемый объект COM и выключается вывод вопросов и уведомлений. Далее создается новая книга и позиционирование переносится на первый лист. Происходит запись значений в ячейку, сохранение файла под данным именем и закрытие Excel.

Эксель = Новый COMОбъект(“Excel.Application”);

Лист.Cells(НомерСтроки, НомерКолонки).Value = ЗначениеЯчейки;

Форма выгрузки на OLE

Чтение происходит аналогично: создается COM-объект и открывается книга. Далее выполняется позиционирование на нужном листе, производится чтение значения из ячейки или цикл обхода определенного числа ячеек и книга закрывается, как и Excel.

Эксель = Новый COMОбъект(“Excel.Application”);

ЗначениеЯчейки = Лист.Cells(НомерСтроки, НомерКолонки).Value;

Часто для обхода ячеек применяют цикл, проходящий все заданные массивы в необходимом порядке. Это работает быстро и эффективно при чтении именно больших объемов данных. Пример цикла прохода:

ВсегоКолонок = Лист.Cells(1, 1).SpecialCells(11).Column;

ВсегоСтрок = Лист.Cells(1, 1).SpecialCells(11).Row;

Область = Лист.Range(Лист.Cells(1, 1), Лист.Cells(ВсегоСтрок, ВсегоКолонок));

Важно! Для более гибкой работы с OLE рекомендуется найти таблицу с наиболее востребованными свойствами и методами для Excel. Она содержит основные характеристики и названия функции для работы с приложением, листами, колонками и столбцами, ячейками.

Через COMSafeArray

Если производится выгрузка больших объемов данных, то иногда бывает эффективно использовать объекты COMSafeArray, которые, согласно определению, являются объектной оболочной многомерного массива SafeArray. Объект позволяет создавать массив этого типа и использовать его для загрузки и выгрузки данных и их обмена между объектами-COM. То есть, это тот тип объекта, который был использован в передаче данных по технологии OLE.

МассивКом = Новый COMSafeArray(“VT_Variant«, ВсегоКолонок, ВсегоСтрок);

Для Стр = 0 По ВсегоСтрок — 1 Цикл

Для Кол = 0 По ВсегоКолонок — 1 Цикл

МассивКом.SetValue(Кол, Стр, Значение);

Лист.Range(Лист.Cells(1, 1), Лист.Cells(ВсегоСтрок, ВсегоКолонок)).Value = МассивКом;

В примере происходит создание объекта массива COMSafeArray и его заполнение. После чего, ячейкам Excel-листа присваиваются значения из него. Данные должны выгрузиться в текущий лист.

Сверхбыстрая загрузка в Excel через ComSafeArray

При таком обмене, файл-таблица Excel выступает в роли базы данных, к которой обращаются с помощью запросов, написанных на SQL.В этом способе даже не обязательна установка самого Excel, но обязательно наличие драйверов ODBC. Именно с его помощью и происходит доступ. Он определяется при указании пути к файлу для соединения с ним. Преимущество ADO в том, что оно заметно быстрее позволяет прочитать файл 1С в Excel, чем OLE. Однако оно не позволяет использовать функции «Экселя», чтобы оформить ячейки, страницы и формулы.

Возможный вариант выгрузки:

Соединение = Новый COMОбъект(“ADODB.Connection”);

|Extended Properties=””Excel 12.0 XML;HDR=YES””;”;

Команда = Новый COMОбъект(“ADODB.Command«);

Команда.CommandText = «CREATE TABLE [Лист1] (Колонка1 char(255), Колонка2 date, Колонка3 int, Колонка4 float)»;

Команда.CommandText = «INSERT INTO [Лист1] (Колонка1, Колонка2, Колонка3, Колонка4) values (‘абвгдеё’, ‘8/11/2017’, ‘12345’, ‘12345,6789’)»;

В примере происходит создание объекта для открытия соединения и установка той самой строки-пути соединения. Далее оно открывается и создается объект типа COM для команды. Происходит присвоение текста команды на создание таблицы и ее выполнение, присвоение команды для добавления записей в таблицу и ее выполнение. После всего этого команда удаляется и соединение закрывается.

Выгружать можно практически аналогичным образом. На самом деле в ADO есть большое количество объектов для работы. Errors, Streams, Fields — одни из них.

Процесс программирования с помощью ADO

Без помощи программирования

Исключительный способ выгрузки без использования программирования и технологий был описан выше. Он основан на простом сохранении всей таблицы номенклатуры, баланса или их части с помощью стандартной команды «Save» или «Сохранить», способной сохранять данные в нескольких форматах, в том числе и в формате .xls.

Если необходимость сохранить динамическую таблицу, например, номенклатуру, то следует вывести данные из нее при помощи команды «Еще» — «Вывести список…» и сохранить личные карточки, информацию о контрагентах, накладные, отчеты или кассовые документы в нужном формате.

Вывод динамического списка

Возможные проблемы при выгрузке и загрузке данных из 1С в Excel

Иногда бывает так, что простая кнопка «Сохранить» не активна и не получается сохранить документ. В этом случае нужно активизировать саму форму, кликнув по ней в любом месте. Теперь кнопка станет активной. Другие ошибки, особенно при использовании программирования различных методов, чаще всего связаны с:

• неправильным указанием пути к файлу;
• попытками создать файл ненадлежащего имени;
• Опечатки в коде скриптов.

Таким образом, стало понятно, как из 1С выгрузить документы в Excel и как произвести импорт из Excel.В экспорте и импорте табличных файлов из Excel в 1C и наоборот нет ничего очень сложного. Существует множество методов это сделать и каждый из них больше подходит для своих ситуаций.

Как в 1с сохранить документ в excel

Иногда пользователи сталкиваются с проблемой при сохранении печатной формы документа в формат *.xls или *.mxl. При попытке сохранения кнопка главного меню «Файл»- «Сохранить как…» оказывается недоступной, неактивной. Решим эту проблему на примере 1С: Бухгалтерия для Украины 7.7, типовая конфигурация релиза 293. Визуально сложность изображена на картинке слева.

Для того, что бы её решить нам необходимо поменять значение константы «Флаг защиты таблиц» со значения «1» на значение «0» (пустое). Как это делается?

1) Нажимаем вкладку «Операции» и из выпавшего списка выбираем кнопочку с надписью «Константы».

2) Дальше перед Вами появится окно со списком всех констант. Вам нужно выбрать из всего списка строку где будет в первой колонке написано «Флаг защиты таблиц».

3) Дальше надо изменить значение в этой же строке, только в третей колонке со значения «1» на значение «0» или просто нажать кнопку «Del» на клавиатуре, после того как изменили значение Вы должны нажать кнопку «Enter» для того, что бы изменения сохранились. После этих действий третья колонка в этой строке должна выглядеть так:

4) Открываем снова печатную форму и видим, что кнопка «Сохранить как…» стала активна и работает.

После нажатия на кнопку «Сохранить как…» станет доступно сохранение в форматах *.xls, *.mxl, *.htm, *.html, *.txt.

В случае, если у Вас появятся какие-либо сложности, свяжитесь с нами, мы обязательно поможем.

Если у Вас появились вопросы по статье или остались нерешенные проблемы обсудить их Вы можете на Форуме 1С Вопросы и ответы

Добавить комментарий Отменить ответ

Для отправки комментария вам необходимо авторизоваться.

Экспорт данных из 1С в Microsoft Excel

Многим офисным работникам не редко приходится пользоваться программами 1C и Excel. Им приходится экспортировать данные из одного приложения в другое. Сегодня мы рассмотрим, как выгрузить из 1С в Excel.

Выгружаем данные из 1С в Эксель

Выгрузка данных из 1С в Microsoft Excel – процесс, состоящий из несложных действий. Для этого достаточно встроенных в данные приложения средств. Есть несколько способов экспорта данных.

Выгружаем большое количество данных

В открытом документе следует кликнуть правой кнопкой мыши и выбрать «Вывести список». После этого все элементы будут отображены как обычный текст. Его можно скопировать и вставить в документ MS Excel, но лучше открыть меню «Файл» и перейти в раздел «Сохранить как».

Остается лишь выбрать формат файл и сохранить его.

Выгружаем печатные формы документов

Как сохранить документ из 1С в Excel? После нажатия кнопки «Печать» появится новое окно, где следует убрать отметки с пункта «Только просмотр» и произвести сохранение файла в нужном формате.

Как вставить список в книгу Excel

Чтобы перенести список следует воспользоваться следующим способом:

• Нужный список открываем в программе 1С. Затем необходимо правой кнопкой мыши кликнуть на «Все действия», а затем «Вывести список».

• Появится оболочка вывода списка. В поле «Выводит в» должен быть установлен вариант «Табличный документ».
• Чуть ниже можно выбрать колонки, которые следует перенести.

Совет! Не следует ничего менять в этом окне, когда вы собираетесь полностью перенести документ.

1. После всего этого пользователь увидит на экране список в виде таблицы. Его нужно весь выделить и скопировать.
2. Затем создается новый документ в Excel и данные вставляются в него при помощи «CTRL+V».

Создаем новую книгу Excel со списком

Можно долго не возиться и сразу вывести список из 1С в Эксель:

1. Делаем все то же, что и в предыдущем методе пока не сформируется список. Затем нужно перейти в меню, открыть раздел «Файл» и выбрать «Сохранить как».

2. Далее остается выбрать куда сохранить файл и формат «Лист Excel (*.xls)» или «Лист Excel 2007.

Видео: Загрузка и выгрузка данных в 1С

Заключение

Теперь вы знаете, несколько способов, как выгрузить таблицу из 1С в Эксель. Процедура довольно легкая, и с ней справится абсолютно любой пользователь. Главное – это хорошо изучить наши инструкции, выбрать подходящий способ и четко следовать указаниям. Чтобы было проще, смотрите на вставленные скрины.

Многостраничный Excel из 1С

В последнее время мне очень часто приходится работать с таблицами Excel из 1С. Это первая статья, посвященная работе с Excel из 1С и в ней я покажу как сохранять несколько табличный документов в одном, многостраничном файле Excel.

С помощью объекта ПакетОтображаемыхДокументов

Начиная с версии 8.3.3 платформы 1С реализован объект ПакетОтображаемыхДокументов, через который и реализована печать во всех современных типовых конфигурациях. С помощью этого объекта очень легко сформировать многостраничную книгу Excel, т.е. каждый табличный документ выводится на своем листе.

ИмяФайла — имя файла в который будет сохранена книга. Можно перед вызовом функции предлагать пользователю указать каталог, куда будет сохраняться файл, и в параметр передать полный путь до файла, например «D:ФайлыМойФайлЭксель.xlsx».

МассивДанных — массив соответствий с данными для формирования книги. Массив собираю на сервере. Соответствие представляет из себя коллекцию значений в связки с ключем. Ключи — Имя (имя листа в книге) и АдресВХранилище (адрес табличного документа во временном хранилище).

В отличие от второго варианта файл сохраняется значительно быстрее.

С помощью COM-объекта Excel.Application

Этот вариант подойдет тем, кому приходится работать со старыми версиями платформы. 1С позволяет сохранять табличный документ в эксель:

Указав в качестве типа файла таблицы ТипФайлаТабличногоДокумента.XLSX в итоге получим файл Эксель, но в нем мы не увидим привычных листов, соответственно и сохранить несколько табличных документов в одну книгу не получится.

В результате изучения проблемы и поисков в интернете, родился следующий алгоритм, который был реализован в качестве процедуры:

1. Открываем Эксель;
2. Создаем новую книгу с 1 листом (переменная Книга);
3. В цикле каждое табличный документ сохраняем в файл с типом xlsx;
4. Открываем файл с выгруженным табличным документом, и копируем лист в нашу рабочую книгу, вставляя последним листом;
5. Закрываем временный файл, удаляем из временного хранилища и переходим к следующему табличному документу;
6. Последним шагом — сохраняем книгу, закрываем эксель.

Как сохранить печатную форму документа или отчета 1с 8 в Excel?

Как сохранить печатную форму документа или отчета 1с 8 в Excel?

В процессе работы с программой 1с предприятие очень часто возникает необходимость сохранить сформированный отчет или печатную форму документа во внешнем файле, например, в формате Excel.

Как быть если, выбрав пункт меню Файл — Сохранить как в 1с 8 мы видим, что действия «Сохранить» и «Сохранить как» недоступны? Особенно это вызывает недоумение пользователей, ранее работавших с версией 1с 7.7.

Проблема сохранить как в 1с 8 связана с настройкой прав в программе 1С:Предприятие. По умолчанию права на сохранение печатных форм у пользователя отсутствуют. Установка соответствующих прав осуществляеся следующим образом:

• Открываем программу под учетной записью пользователя с правами администратора;
• Выбираем пункт верхнего меню «Операции» — «Справочники» — «Пользователи»;
• В открывшемся справочнике выбираем пользователя, которому требуется установить права на сохранение печатных форм;
• Нажимаем кнопку «Перейти» в верхней части окна и выбираем пункт «Значения дополнительных прав пользователя». При этом открывается список «Значения прав пользователя», в котором нажимаем кнопку «Редактировать права»;
• В форме «Настройка дополнительных прав» необходимо установить галку напротив пункта «Редактирование таблиц» и нажать ОК.