Microsoft excel как пользоваться

Как научиться работать в Excel самостоятельно

Microsoft Excel – чрезвычайно полезная программка в разных областях. Готовая таблица с возможностью автозаполнения, быстрых расчетов и вычислений, построения графиков, диаграмм, создания отчетов или анализов и т.д.

Инструменты табличного процессора могут значительно облегчить труд специалистов из многих отраслей. Представленная ниже информация – азы работы в Эксель для чайников. Освоив данную статью, Вы приобретете базовые навыки, с которых начинается любая работа в Excel.

Инструкция по работе в Excel

Книга Excel состоит из листов. Лист – рабочая область в окне. Его элементы:

Чтобы добавить значение в ячейку, щелкаем по ней левой кнопкой мыши. Вводим с клавиатуры текст или цифры. Жмем Enter.

Значения могут быть числовыми, текстовыми, денежными, процентными и т.д. Чтобы установить/сменить формат, щелкаем по ячейке правой кнопкой мыши, выбираем «Формат ячеек». Или жмем комбинацию горячих клавиш CTRL+1.

Для числовых форматов можно назначить количество десятичных знаков.

Примечание. Чтобы быстро установить числовой формат для ячейки — нажмите комбинацию горячих клавиш CTRL+SHIFT+1.

Для форматов «Дата» и «Время» Excel предлагает несколько вариантов изображения значений.

Отредактируем значение ячеек:

1. Щелкнем по ячейке со словом левой кнопкой мыши и введем число, например. Нажимаем ВВОД. Слово удаляется, а число остается.
2. Чтобы прежнее значение осталось, просто изменилось, нужно щелкнуть по ячейке два раза. Замигает курсор. Меняем значение: удаляем часть текста, добавляем.
3. Отредактировать значения можно и через строку формул. Выделяем ячейку, ставим курсор в строку формул, редактируем текст (число) – нажимаем Enter.

Для удаления значения ячейки используется кнопка Delete.

Чтобы переместить ячейку со значением, выделяем ее, нажимаем кнопку с ножницами («вырезать»). Или жмем комбинацию CTRL+X. Вокруг ячейки появляется пунктирная линия. Выделенный фрагмент остается в буфере обмена.

Ставим курсор в другом месте рабочего поля и нажимаем «Вставить» или комбинацию CTRL+V.

Таким же способом можно перемещать несколько ячеек сразу. На этот же лист, на другой лист, в другую книгу.

Чтобы переместить несколько ячеек, их нужно выделить:

1. Ставим курсор в крайнюю верхнюю ячейку слева.
2. Нажимаем Shift, удерживаем и с помощью стрелок на клавиатуре добиваемся выделения всего диапазона.

Чтобы выделить столбец, нажимаем на его имя (латинскую букву). Для выделения строки – на цифру.

Для изменения размеров строк или столбцов передвигаем границы (курсор в этом случае принимает вид крестика, поперечная перекладина которого имеет на концах стрелочки).

Чтобы значение поместилось в ячейке, столбец можно расширить автоматически: щелкнуть по правой границе 2 раза.

Чтобы сохранить ширину столбца, но увеличить высоту строки, нажимаем на ленте кнопок «Перенос текста».

Чтобы стало красивее, границу столбца Е немного подвинем, текст выровняем по центру относительно вертикали и горизонтали.

Объединим несколько ячеек: выделим их и нажмем кнопку «Объединить и поместить в центре».

В Excel доступна функция автозаполнения. Вводим в ячейку А2 слово «январь». Программа распознает формат даты – остальные месяцы заполнит автоматически.

Цепляем правый нижний угол ячейки со значением «январь» и тянем по строке.

Апробируем функцию автозаполнения на числовых значениях. Ставим в ячейку А3 «1», в А4 – «2». Выделяем две ячейки, «цепляем» мышью маркер автозаполнения и тянем вниз.

Если мы выделим только одну ячейку с числом и протянем ее вниз, то это число «размножиться».

Чтобы скопировать столбец на соседний, выделяем этот столбец, «цепляем» маркер автозаполнения и тянем в сторону.

Таким же способом можно копировать строки.

Удалим столбец: выделим его – правой кнопкой мыши – «Удалить». Или нажав комбинацию горячих клавиш: CTRL+»-«(минус).

Чтобы вставить столбец, выделяем соседний справа (столбец всегда вставляется слева), нажимаем правую кнопку мыши – «Вставить» — «Столбец». Комбинация: CTRL+SHIFT+»=»

Чтобы вставить строку, выделяем соседнюю снизу. Комбинация клавиш: SHIFT+ПРОБЕЛ чтобы выделить строку и нажимаем правую кнопку мыши – «Вставить» — «Строку» (CTRL+SHIFT+»=»)(строка всегда вставляется сверху).

Как работать в Excel: формулы и функции для чайников

Чтобы программа воспринимала вводимую в ячейку информацию как формулу, ставим знак «=». Например, = (2+3)*5. После нажатия «ВВОД» Excel считает результат.

Последовательность вычисления такая же, как в математике.

Формула может содержать не только числовые значения, но и ссылки на ячейки со значениями. К примеру, =(A1+B1)*5, где А1 и В1 – ссылки на ячейки.

Чтобы скопировать формулу на другие ячейки, необходимо «зацепить» маркер автозаполнения в ячейке с формулой и протянуть вниз (в сторону – если копируем в ячейки строки).

При копировании формулы с относительными ссылками на ячейки Excel меняет константы в зависимости от адреса текущей ячейки (столбца).

Чтобы сделать ссылку абсолютной (постоянной) и запретить изменения относительно нового адреса, ставится знак доллара ($).

В каждой ячейке столбца С второе слагаемое в скобках – 3 (ссылка на ячейку В1 постоянна, неизменна).

Значительно расширяют функционал программы встроенные функции. Чтобы вставить функцию, нужно нажать кнопку fx (или комбинацию клавиш SHIFT+F3). Откроется окно вида:

Чтобы не листать большой список функций, нужно сначала выбрать категорию.

Когда функция выбрана, нажимаем ОК. Откроется окно «Аргументы функции».

Функции распознают и числовые значения, и ссылки на ячейки. Чтобы поставить в поле аргумента ссылку, нужно щелкнуть по ячейке.

Excel распознает и другой способ введения функции. Ставим в ячейку знак «=» и начинаем вводить название функции. Уже после первых символов появится список возможных вариантов. Если навести курсор на какой-либо из них, раскроется подсказка.

Дважды щелкаем по нужной функции – становится доступным порядок заполнения аргументов. Чтобы завершить введение аргументов, нужно закрыть скобку и нажать Enter.

Аргумент функции КОРЕНЬ – ссылка на ячейку A1:

ВВОД – программа нашла квадратный корень из числа 40.

Работа в Excel для чайников

Первые уроки компьютерной грамотности обычно посвящены изучению программ, входящих в состав пакета Microsoft Office, поэтому многие пользователи ПК, хотя бы поверхностно знакомы с возможностями Excel. Программа Excel представляет собой табличный редактор, обладающий большим функционалом, но в тоже время достаточно легкий в освоении. Основные операции этой программы под силу изучить всего за несколько часов.

Структура Microsoft Office Excel представлена в виде ячеек, с помощью которых формируются строки и столбцы. Благодаря возможности изменять размер ячейки, объединять несколько ячеек в одну, можно создавать сложные таблицы, например, состоящие из нескольких встроенных таблиц. Количество листов документов ограничено только объемом жесткого диска вашего компьютера.

Программа содержит в себе большое количество удобных и эффективных инструментов. Мастер диаграмм считается одним из самых востребованных из них и позволяет всего за несколько минут построить диаграмму на основе табличных данных с разнообразным графическим оформлением.

Кроме простого ручного ввода данных, поддерживает Excel и импорт их из документов, созданных в других форматах. Excel позволяет не только создавать таблицы, но и выполнять математические расчеты разной степени сложности. Excel предполагает как простые вычисления, так и сложнейшие математические операции, на основе которых иногда строится специальная итоговая таблица. Все расчеты в Excel осуществляются путем ввода формул.

Например, пред нами стоит задача вычислить цену за всю партию товара. Для этого открываем Excel и начинаем строить таблицу. В ячейку А1 вписываем «Количество», в ячейку В1 — «Цена за единицу товара», в ячейку С1 — «Цена за всю партию». Теперь заполняем таблицу данными. Чтобы произвести расчет в ячейке С2 вводим знак =, далее кликаем мышкой по ячейке А2, нажимаем на клавиатуре знак умножения *, кликаем по ячейке В2 и нажимаем Enter.

Если все сделано правильно, мы узнаем цену за всю партию товара. Естественно, здесь показан пример самого простого расчета, так как Excel под силу даже самые сложные вычисления, поддерживает программа и встроенные языки программирования.

Чтобы документ выглядел более информативно, кроме диаграмм, сами таблицы также можно оформить, применив многочисленные возможности форматирования.

Любую колонку или строку легко выделить другим цветом, также есть в программе опция автоформат, позволяющая оформить свою таблицу в точности так же, как и один из многочисленных шаблонов. Чтобы посмотреть полученный результат нужно воспользоваться опцией раздела меню файл «Предварительный просмотр».

12 простых приёмов для эффективной работы в Excel.

Все, о чем вы хотели знать, но боялись спросить.

Человеку непосвященному программа работы с таблицами Excel кажется огромной, непонятной и оттого — пугающей. На самом деле это удобный инструмент, и если знать небольшие хитрости, то можно сильно сократить время на выполнение обычных функций.

1. Быстро добавить новые данные в диаграмму:

Если для вашей уже построенной диаграммы на листе появились новые данные, которые нужно добавить, то можно просто выделить диапазон с новой информацией, скопировать его (Ctrl + C) и потом вставить прямо в диаграмму (Ctrl + V).

2. Мгновенное заполнение (Flash Fill)

Эта функция появилась только в последней версии Excel 2013, но она стоит того, чтобы обновиться до новой версии досрочно. Предположим, что у вас есть список полных ФИО (Иванов Иван Иванович), которые вам надо превратить в сокращённые (Иванов И. И.).

Чтобы выполнить такое преобразование, нужно просто начать писать желаемый текст в соседнем столбце вручную. На второй или третьей строке Excel попытается предугадать наши действия и выполнит дальнейшую обработку автоматически. Останется только нажать клавишу Enter для подтверждения, и все имена будут преобразованы мгновенно.

Подобным образом можно извлекать имена из email’ов, склеивать ФИО из фрагментов и т. д.

3. Скопировать без нарушения форматов

Вы, скорее всего, знаете про «волшебный» маркер автозаполнения — тонкий чёрный крест в правом нижнем углу ячейки, потянув за который можно скопировать содержимое ячейки или формулу сразу на несколько ячеек. Однако есть один неприятный нюанс: такое копирование часто нарушает дизайн таблицы, т. к. копируется не только формула, но и формат ячейки. Этого можно избежать, если сразу после протягивания чёрным крестом нажать на смарт-тег — специальный значок, появляющийся в правом нижнем углу скопированной области.

Если выбрать опцию «Копировать только значения» (Fill Without Formatting), то Microsoft Excel скопирует вашу формулу без формата и не будет портить оформление.

4. Отображение данных из таблицы Excel на карте

В последней версии Excel 2013 появилась возможность быстро отобразить на интерактивной карте ваши геоданные, например продажи по городам и т. п. Для этого нужно перейти в «Магазин приложений» (Office Store) на вкладке «Вставка» (Insert) и установить оттуда плагин Bing Maps.

Это можно сделать и по прямой ссылке с сайта, нажав кнопку Add. После добавления модуля его можно выбрать в выпадающем списке «Мои приложения» (My Apps) на вкладке «Вставка» (Insert) и поместить на ваш рабочий лист. Останется выделить ваши ячейки с данными и нажать на кнопку Show Locations в модуле карты, чтобы увидеть наши данные на ней.

При желании в настройках плагина можно выбрать тип диаграммы и цвета для отображения.

5. Быстрый переход к нужному листу

Появится оглавление, и на любой нужный лист можно будет перейти мгновенно.

Также можно создать на отдельном листе оглавление с гиперссылками. Это чуть сложнее, но зачастую удобнее.

6. Преобразование строк в столбцы и обратно

Если вам когда-нибудь приходилось руками перекладывать ячейки из строк в столбцы, то вы оцените следующий трюк:

1. Выделите диапазон.
2. Скопируйте его (Ctrl + C) или, нажав на правую кнопку мыши, выберите «Копировать» (Copy).
3. Щёлкните правой кнопкой мыши по ячейке, куда хотите вставить данные, и выберите в контекстном меню один из вариантов специальной вставки — значок «Транспонировать» (Transpose).

В старых версиях Excel нет такого значка, но можно решить проблему с помощью специальной вставки (Ctrl + Alt + V) и выбора опции «Транспонировать» (Transpose).

7. Выпадающий список в ячейке

Если в какую-либо ячейку предполагается ввод строго определённых значений из разрешённого набора (например, только «да» и «нет» или только из списка отделов компании и т. д.), то это можно легко организовать при помощи выпадающего списка:

1. Выделите ячейку (или диапазон ячеек), в которых должно быть такое ограничение.
2. Нажмите кнопку «Проверка данных» на вкладке «Данные» (Data — Validation).
3. В выпадающем списке «Тип» (Allow) выберите вариант «Список» (List).
4. В поле «Источник» (Source) задайте диапазон, содержащий эталонные варианты элементов, которые и будут впоследствии выпадать при вводе.

Продвинутые трюки из той же серии: выпадающий список с наполнением, связанные выпадающие списки, выпадающий список с фотографией и т. д.

8. «Умная» таблица

Если выделить диапазон с данными и на вкладке «Главная» нажать «Форматировать как таблицу» (Home — Format as Table), то наш список будет преобразован в «умную» таблицу, которая (кроме модной полосатой раскраски) умеет много полезного:

1. Автоматически растягиваться при дописывании к ней новых строк или столбцов.
2. Введённые формулы автоматом будут копироваться на весь столбец.
3. Шапка такой таблицы автоматически закрепляется при прокрутке, и в ней включаются кнопки фильтра для отбора и сортировки.
4. На появившейся вкладке «Конструктор» (Design) в такую таблицу можно добавить строку итогов с автоматическим вычислением.

9. Спарклайны

Спарклайны — это нарисованные прямо в ячейках миниатюрные диаграммы, наглядно отображающие динамику наших данных. Чтобы их создать, нажмите кнопку «График» (Line) или «Гистограмма» (Columns) в группе «Спарклайны» (Sparklines) на вкладке «Вставка» (Insert). В открывшемся окне укажите диапазон с исходными числовыми данными и ячейки, куда вы хотите вывести спарклайны.

После нажатия на кнопку «ОК» Microsoft Excel создаст их в указанных ячейках. На появившейся вкладке «Конструктор» (Design) можно дополнительно настроить их цвет, тип, включить отображение минимальных и максимальных значений и т. д.

10. Восстановление несохранённых файлов

Пятница. Вечер. Долгожданный конец ударной трудовой недели. Предвкушая отдых, вы закрываете отчёт, с которым возились последнюю половину дня, и в появившемся диалоговом окне «Сохранить изменения в файле?» вдруг зачем-то жмёте «Нет».

Опустевший офис оглашает ваш истошный вопль, но уже поздно — несколько последних часов работы пошли псу под хвост и вместо приятного вечера в компании друзей вам придётся восстанавливать утраченное.

На самом деле, есть неслабый шанс исправить ситуацию. Если у вас Excel 2010, то нажмите на «Файл» — «Последние» (File — Recent) и найдите в правом нижнем углу экрана кнопку «Восстановить несохранённые книги» (Recover Unsaved Workbooks). В Excel 2013 путь немного другой: «Файл» — «Сведения» — «Управление версиями» — «Восстановить несохранённые книги» (File — Properties — Recover Unsaved Workbooks). Откроется специальная папка из недр Microsoft Office, куда на такой случай сохраняются временные копии всех созданных или изменённых, но несохранённых книг.

11. Сравнение двух диапазонов на отличия и совпадения

Весьма часто при работе в Excel возникает необходимость сравнить два списка и быстро найти элементы, которые в них совпадают или отличаются. Самый быстрый и наглядный способ сделать это:

1. Выделите оба сравниваемых столбца (удерживая клавишу Ctrl).
2. Выберите на вкладке «Главная» — «Условное форматирование» — «Правила выделения ячеек» — «Повторяющиеся значения» (Home — Conditional formatting — Highlight Cell Rules — Duplicate Values).
3. Выберите вариант «Уникальные» (Unique) в раскрывающемся списке.

12. Подбор (подгонка) результатов расчёта под нужные значения

Вы когда-нибудь подбирали входные значения в вашем расчёте Excel, чтобы получить на выходе нужный результат? В такие моменты чувствуешь себя матёрым артиллеристом, правда? Всего-то пара десятков итераций «недолёт — перелёт», и вот оно, долгожданное «попадание»!

Microsoft Excel сможет сделать такую подгонку за вас, причём быстрее и точнее. Для этого нажмите на вкладке «Вставка» кнопку «Анализ „что если“» и выберите команду «Подбор параметра» (Insert — What If Analysis — Goal Seek). В появившемся окне задайте ячейку, где хотите подобрать нужное значение, желаемый результат и входную ячейку, которая должна измениться. После нажатия на «ОК» Excel выполнит до 100 «выстрелов», чтобы подобрать требуемый вами итог с точностью до 0,001.

Автор: Николай Павлов

Похожие записи

Не очень то весёлые события нам прогнозируют на будущее, которые прямо или косвенно связаны…

Для вебмастера важно знать, в каком виде предстает его ресурс перед поисковыми машинами, каковы результаты…

А вы знаете, чем я занимаюсь 70% своего свободного времени? Что мне помогает переждать многочасовые…

Компьютер для начинающих

Компьютер для бабушек и дедушек

Урок № 19. Как работать в Excel

Урок № 19. Как работать в Excel

В продолжение 18 урока, я расскажу, как работать в Microsoft Excel, электронной таблице, входящей в пакет Microsoft Office.

Эти же принципы работы, которые мы рассмотрим здесь, подходят и для бесплатного пакета WPS Office, о котором говорилось в предыдущем уроке (если у Вас нет на компьютере пакета Microsoft Office).

На просторах интернета очень много сайтов посвященных работе в Microsoft Excel. Возможности электронных таблиц, к которым относится Excel, очень большие. Возможно поэтому, с выпуском в 1979 году первой такой программы, которая называлась VisiCalc, для микрокомпьютера Apple II, началось широкое использование их не только для развлечения, но и для практической работы с расчетами, формулами, финансами.

Для того, что бы начать первые шаги, чтобы понять принцип работы в Excel я и предлагаю этот урок.
Вы мне можете возразить – зачем мне Excel в домашних расчетах, достаточно стандартного калькулятора, который есть в ОС Windows. Если сложить два – три числа, я с Вами соглашусь. В чем же преимущество электронных таблиц, я Вам расскажу.

Если мы, вводя несколько чисел, на калькуляторе заметили ошибку, особенно в начале ввода, нам необходимо стереть все, что набрано до ошибки, и начать набор сначала. Здесь же мы можем исправить любое значение, не затрагивая другие, можно посчитать множество значений с одним коэффициентом, потом изменив только его, с другим. Надеюсь, я Вас убедил, что это очень интересная программа, с которой стоит познакомиться.

Запуск программы Microsoft Excel

Для запуска программы нажимаем кнопку – Пуск – Все программы – Microsoft Office – Microsoft Excel (если у Вас бесплатный пакет WPS Office – Пуск – Все программы – WPS Office – WPS Spreadsheets).

Для того, что бы увеличить изображение, щелкните на рисунке мышкой, возврат — еще один щелчок

Открывается окно программы рис.1. Так же как и Word можно выделить несколько областей – они помечены цифрами.

1. 1. Вкладки.
   2. Инструменты вкладки.
   3. Область навигации листа.
   4. Область формул.
   5. Колонки.
   6. Строки.
   7. Область разметки страницы.
   8. Масштаб изображения.
   9. Рабочая область листа.
   10. Область навигации книги.

Теперь немножко подробнее.

Excel называется электронной таблицей потому, что в своей основе это таблица с ячейками на пересечении колонок и строк. В каждой ячейке могут находиться различные данные. Формат данных может быть:

• текстовый
• числовой
• денежный
• даты
• время
• процентный
• логические значения
• формулы

Текст, как правило, необходим не для расчета, а для пользователя. Для того, что бы данные в ячейке стало текстовым, достаточно в начале строки поставить знак апострофа – ‘. То, что будет после апострофа, будет восприниматься как строка, либо выбрать формат ячейки “Текстовый”. Рис.2
Числа, это основной объект, над которыми производятся вычисления. рис.3
Дата и время – отображение даты и времени. Над датами можно производить вычисления. рис.4 (разные форматы отображения)
Логические значения могут принимать два значения – “Истина (True)” и “Ложь (False)”. При использовании в формулах, в зависимости от логического значения можно выполнять различные ветки вычислений. рис.5
Формулы в ячейках нужны непосредственно для вычислений. Как правило, в ячейке, где стоит формула, мы видим результат вычисления, саму формулу мы увидим в строке формул, когда мы стоим на этой ячейке. Начинается формула со знака ‘=’. Например, мы хотим сложить цифру в ячейке А1 с цифрой в ячейке В1 и результат поместить в ячейку С1. Пишем первое числа в ячейку А1, второе в В1, в ячейке С1 пишем формулу ”=A1+B1” (А и В на английской раскладке клавиатуры) и нажимаем . В ячейке С1 мы видим результат. Возвращаем курсор в ячейкуС1 и в строке формул мы видим формулу. Рис.6
По умолчанию формат ячеек является – общий, в зависимости от введенного значения программа пытается определить значение (кроме случаев, когда мы в начале поставили апостроф (‘) или равно (=)).

Цифрами 5 и 6 на рис.1 обозначены колонки и строки нашей таблицы. Каждая ячейка однозначно определена буквой колонки и цифрой строки. Курсор на рис.1 находится в левом верхнем углу в ячейке А1 (отображается в области навигации под цифрой 3), следующая вправо В1, а от А1 следующая вниз А2. рис.7

Пример работы в программе Microsoft Excel

Самый простой способ научиться работать в Excel – научится на примере. Посчитаем квартплату за месяц. Сразу скажу – пример условный, тарифы и объемы потребленных ресурсов условные.

Поставим курсор на колонку А, рис.8, и щелкнем на ней левой кнопкой мышки. В открывшемся меню щелкнем на пункте “формат ячеек…”. В следующем открывшимся меню рис.9 на вкладке “Число” выбираем пункт “Текст”. В этой колонке будем писать название услуг.

Со второй строки пишем:
Электроэнергия
Холодная вода
Вывоз ТБО
Отопление

Надписи у нас заходят на колонку В. Ставим курсор на границу между колонками А и В, он превращается в черточку с двумя стрелочками влево и вправо. Нажимаем левую кнопку мышки и, перемещая границу вправо, увеличиваем ширину колонки А рис.10.
Встав курсором на колонку В, нажимаем левую кнопку мышки и, перемещая вправо, выделяем колонки B, C, D. Щелкнув на выделенной области правой кнопкой мышки рис.11, в открывшемся меню, на вкладке “Число” выбираем формат “Числовой”.
В ячейке В1 пишем “Тариф”, в С1 “Объем”, D1 “Сумма” рис.12.
В ячейку В2, тарифа “Электроэнергия” заносим тариф, в ячейку С2 объем, число киловатт потребленной электроэнергии.
В В3 тариф за воду, в С3 объем, число кубометров потребленной воды.
В В4 тариф за вывоз ТБО, в С4, площадь квартиры (если тариф зависит от площади, либо число проживающих, если тариф от количества человек).
В В5 тариф за тепловую энергию, в В5, площадь квартиры (если тариф зависит от площади).
Становимся в ячейку D2 рис.13, пишем формулу “=B2*C2” и нажимаем . В ячейке D2 появляется результат рис.14. Возвращаемся в ячейку D2 рис.15. Подводим курсор в правый нижний угол ячейки, где точка. Курсор превращается в крестик. Нажимаем левую кнопку мышки и тянем курсор вниз до ячейки D5. У нас копируются формулы из ячейки D2 до ячейки D5, и мы сразу же видим в них результат рис.16. В ячейке D2 мы писали формулу “=B2*C2”, если мы станем в ячейку D3 рис.17, то увидим, что при копировании в строке формул она изменилась на “=B3*C3”, в ячейке D4 ,будет формула ”=B4*C4”, в D5, “=B5*C5”. Это относительные ссылки, об абсолютных, немного попозже.

Мы писали формулу вручную. Я покажу еще один вариант введения формулы. Посчитаем итоговый результат. Ставим курсор в ячейку D6, для того что бы вставить туда формулу итога. В строке формул рис.18, нажимаем левой кнопкой мышки на надписи функции, отмечена цифрой 1, в открывшимся меню выбираем функцию “СУММ”, отмечена цифрой 2, внизу (выделено цифрой 3) идет подсказка, что делает данная функция. Далее нажимаем “ОК”. Открывается окно аргументов функции рис.19, где по умолчанию предлагается диапазон аргументов для суммирования (цифры 1, 2). Если диапазон нас устраивает, нажимаем “ОК”. В итоге получаем результат рис.20.
Можно сохранить книгу, под каким либо именем. В следующий раз, чтобы узнать сумму, достаточно открыть ее, ввести объемы потребления за следующий месяц, и мы сразу же получим результат.

Абсолютные и относительные ссылки

Что такое абсолютные и относительные ссылки. С относительными ссылками мы столкнулись в предыдущем примере. Когда мы копировали формулу, у нас адреса ячеек из формулы изменялись в соответствии с изменением строк. Записывается относительная ссылка так А1 или В5.

Теперь мы разберем еще один пример.

Наберем список фруктов, цена, вес, сумма, сумма со скидкой, сумма скидки, скидка.
Заполним таблицу рис.21. Для суммы в колонке D наберем формулу суммы, и скопируем как в предыдущем примере. В ячейку С2 поставим скидку, предположим 15%. Теперь напишем формулу для суммы скидки в ячейку F2. Если мы напишем “=D2*G2”, то при копировании в 3 строке формул будет “=D3*G3”, а процент скидки находится в ячейке “G2”, а в ячейке “G3” пусто. Для того, что бы в формуле при копировании ссылка оставалась на ячейку “G2” и существует абсолютная адресация.

Для этого перед именем колонки и строки ставится знак доллара. Выглядит это вот так – “$G$2”. Попробуем написать так формулу “=D2*$G$2” и потом скопируем рис.22. Поставим курсор в ячейку F3 (отмечено цифрой 1) рис.23, в строке формул мы видим формулу “=D3*$G$2” (отмечено цифрой 2), т.е. то, что нам и необходимо. Ну и теперь мы можем написать формулу для суммы со скидкой “=D2-D2*$G$2” (цифра 2) рис.23.
Существует еще один вид ссылок – смешанные. Когда знак доллара стоит только перед именем столбца или только перед именем строки.

Маленькая хитрость. Иногда необходимо пронумеровать список в Microsoft Excel . Есть несколько способов это сделать. Я покажу один из них. Пусть у нас есть список рис.24. Правой кнопкой мышки щелкаем по колонке А, в открывшимся меню выбираем пункт “Вставить”. Новую колонку выделяем рис.27 и ставим выравнивание посередине и выравнивание по центру. В ячейку А1 ставим цифру 1, в А2 ставим цифру 2. Выделяем две эти ячейки, становимся курсором в левый нижний угол рис.25 (на точку), курсор превращается в крестик, и тянем вниз до конца списка. Отпускаем кнопку мышки – список пронумерован рис.29

Этих данных достаточно, что бы начать работать в Microsoft Excel. В этом цель данного урока.

Как работать в эксель. Основные приемы и функции — основы от курсов эксель

Microsoft Excel — это удобная, многофункциональная программа, которая входит в состав офисного пакета Microsoft Office. Основное предназначение программы заключается в составлении таблиц, проведении расчетов, систематизации и анализе данных, построении диаграмм, графиков. У некоторых сразу возникает вопрос: «как работать на экселе?». Все очень просто, для начала достаточно изучить основные базовые возможности, а потом перейти к более сложным функциям.

Существует множество профессии, для которых умение работать в xl облегчает и ускоряет выполнение поставленных задач, например: секретари, менеджеры, логисты, бухгалтеры, экономисты и т.д.

Как работает excel

В целом работу данной программы можно охарактеризовать как унифицированный математический аппарат, способный осуществлять разнообразные вычисления на основе заданных данных и указанных формул.

На сегодняшний день выпущено много версий данной программы. Последняя — Microsoft Excel 2019. При этом основная специфика табличного редактора не меняется, а только совершенствуется. Например, в последней версии добавлено 6 новых видов диаграмм, функций ПРЕДСКАЗ.ETS, CONCAT, IFS, MAXIFS, SWITCH, TEXTJOIN, обновлен режим совместного редактирования и т.д.

Интерфейса Excel

Сам документ Excel состоит из рабочих листов, каждый из которых представляет собой электронную таблицу. Их можно удалять, вставлять, указывать названия. Интерфейс содержит большое количество различных элементов: вкладок, ячеек, различных функций, встроенных шаблонов и т.д.

Панель вкладок

Этот набор команд, расположенных на горизонтальной ленте в верхней части окна. Курсором можно выбрать, необходимый раздел вкладки. Например, «Главная» — отвечает за текст в документе — шрифт, расположение в ячейке, форматирование и т.д.

Над вкладками меню во многих вариантах программы находится панель быстрого доступа. Под панелью вкладок находится еще одна строка, состоящая из двух частей:

• Левая сторона, называется строка имени ячейки. На рис.1 в ней указано «R1C1» —это название ячейки, которая выделена черным цветом. Следует обратить внимание на то, что многие меняют стиль ссылок четырехзначный (в данном случае «R1C1») на двухзначный. Для этого необходимо зайти в раздел «Параметры Excel» и убрать галочку. На рис.2 можно увидеть, как это осуществить (выделено красным цветом) и какой будет результат (выделено синим цветом). Благодаря строке имени ячейки, при большом объеме информации можно легко определить, в каком месте документа находитесь курсор.
• Правая половина называется строка формул. На рис.1 – «fx» В этой строке можно увидеть содержимое любой ячейки, для этого достаточно курсором «встать в ячейку».

Таблицы могут быть заполнены числовыми значениями, текстом, обозначениями дат, формулами. Вводимые данные отображаются в строке формул, как описано выше и в самой ячейке, в которой стоит курсор мышки. После завершения ввода необходимо нажать клавишу «Enter» на клавиатуре, чтобы сохранить значение в нужном месте.

Есть определенные тонкости при занесении десятичных чисел, дробных, даты и времени. Что касается объема текста, ограничение заключается в ширине ячейки, но ее можно увеличить. После ввода нужной информации необходимо подвести курсор между заголовками столбцов, два раза нажать мышкой и автоматически ширина ячейки настроится.

Формулы и функции

Перед указанием формулы надо поставить знак равенства. Например, становимся в нужную ячейку и указываем: «=8+9», затем нажимаем «Enter», в результате в ячейке мы увидим цифру «17», а в строке формул «fx» действие «=8+9». Можно использовать различные математические операции: умножение, деление, вычитание, использовать скобки.

Помимо цифр в формуле можно указывать номера ячеек, тогда в математическом действии будут участвовать данные указанные в них. Например, в ячейке «А1» стоит «4», в «В1» — «3», а в «С1» зафиксирована формула: «=А1+В1», в результате в ячейке «С1» появится цифра «7», а в строке формул «fx» — действие «=А1+В1» (Рис.3).

Для подсчета сводных итогов предусмотрена отдельная операция. Необходимо «встать в ячейку», в которой должен отобразиться результат и нажать на панели вкладок, в разделе «Главная» значок « » или комбинацию клавиш на клавиатуре (ALT + =).

Это самые легкие и простые формулы, после их изучения, можно переходить к более сложным вычислениям.

В Excel предусмотрено много различных функций. Для их описания следует выделить отдельную статью. Если вас заинтересовала данная тема, то при желании вы сможете узнать подробнее на курсах эксель https://spbshb.ru/secretarial-school/excel-courses. Самая простая функция, которую чаще всего используют –это маркер автозаполнения. Для того чтобы воспользоваться маркером необходимо выделить нужную ячейку, подвести курсор в правый нижний угол и дождаться появления тонкого черного крестика.

После его «протягивания» (левой кнопкой мыши) по нужным ячейкам в них отобразится значение, следующее за предыдущим. Например, в первой ячейке указан месяц «январь». После «протягивания» курсора в соответствующих ячейках появится: «февраль, март, апрель» и т.д. А если надо указать одинаковое значение – тогда дополнительно необходимо на клавиатуре нажать клавишу «Ctrl» и получится во всех ячейках, по которым был «протянут» курсор нужные данные. Также можно копировать и формулы.

Встроенные шаблоны

Данная программа предлагает большое разнообразие встроенных шаблонов для работы: «выписка по счету», «личный бюджет» и т.д (Рис.4). Можно вносить изменения, создавать свои шаблоны.

Для создания диаграмм, графиков – достаточно выделить необходимые данные из заполненной таблицы, в панели вкладок выбрать — «Вставка» и инструмент «Гистограмма», «График» — то, что необходимо сформировать, указать нужную форму. Результат не заставит долго ждать.

Как создать таблицу в excel — основы

Существует два способа:

• Заполнить ячейки, очертить границы таблицы и сохранить.
• В панели вкладок выбрать «Вставка» и инструмент «Таблица». В открывшемся информационном сообщении указать диапазон таблицы. Поставить галочку, что таблица с заголовками и нажать кнопку «ОК». Основа таблицы сформирована, можно заносит данные. Если необходимы дополнительные строки или столбцы, достаточно поставить курсор в нужную ячейку, вписать данные и нажать «Enter». Диапазон таблицы автоматически расширится. Также можно воспользоваться функцией маркера автозаполнения.

Вся эта статья только частичное описание, как работать в xl. Если необходимо использовать сложные вычисления, привязку к базам данных следует обратиться к специальной литературе или пойти на курсы, так как возможности программы Microsoft Excel большие.

12 простых приёмов для ускоренной работы в Excel

Как быстро добавить данные, создать умную таблицу или спасти несохранённый файл.

Автор проекта «Планета Excel», разработчик и IT-тренер.

1. Быстрое добавление новых данных в диаграмму

Если для построенной диаграммы на листе появились новые данные, которые нужно добавить, то можно просто выделить диапазон с новой информацией, скопировать его (Ctrl + C) и потом вставить прямо в диаграмму (Ctrl + V).

2. Мгновенное заполнение (Flash Fill)

Предположим, у вас есть список полных ФИО (Иванов Иван Иванович), которые вам надо превратить в сокращённые (Иванов И. И.). Чтобы сделать это, нужно просто начать писать желаемый текст в соседнем столбце вручную. На второй или третьей строке Excel попытается предугадать наши действия и выполнит дальнейшую обработку автоматически. Останется только нажать клавишу Enter для подтверждения, и все имена будут преобразованы мгновенно. Подобным образом можно извлекать имена из email, склеивать ФИО из фрагментов и так далее.

3. Копирование без нарушения форматов

Вы, скорее всего, знаете о волшебном маркере автозаполнения. Это тонкий чёрный крест в правом нижнем углу ячейки, потянув за который можно скопировать содержимое ячейки или формулу сразу на несколько ячеек. Однако есть один неприятный нюанс: такое копирование часто нарушает дизайн таблицы, так как копируется не только формула, но и формат ячейки. Этого можно избежать. Сразу после того, как потянули за чёрный крест, нажмите на смарт-тег — специальный значок, появляющийся в правом нижнем углу скопированной области.

Если выбрать опцию «Копировать только значения» (Fill Without Formatting), то Excel скопирует вашу формулу без формата и не будет портить оформление.

4. Отображение данных из таблицы Excel на карте

В Excel можно быстро отобразить на интерактивной карте ваши геоданные, например продажи по городам. Для этого нужно перейти в «Магазин приложений» (Office Store) на вкладке «Вставка» (Insert) и установить оттуда плагин «Карты Bing» (Bing Maps). Это можно сделать и по прямой ссылке с сайта, нажав кнопку Get It Now.

После добавления модуля его можно выбрать в выпадающем списке «Мои приложения» (My Apps) на вкладке «Вставка» (Insert) и поместить на ваш рабочий лист. Останется выделить ваши ячейки с данными и нажать на кнопку Show Locations в модуле карты, чтобы увидеть наши данные на ней. При желании в настройках плагина можно выбрать тип диаграммы и цвета для отображения.

5. Быстрый переход к нужному листу

Если в файле количество рабочих листов перевалило за 10, то ориентироваться в них становится трудновато. Щёлкните правой кнопкой мыши по любой из кнопок прокрутки ярлычков листов в левом нижнем углу экрана. Появится оглавление, и на любой нужный лист можно будет перейти мгновенно.

6. Преобразование строк в столбцы и обратно

Если вам когда-нибудь приходилось руками перекладывать ячейки из строк в столбцы, то вы оцените следующий трюк:

1. Выделите диапазон.
2. Скопируйте его (Ctrl + C) или, нажав на правую кнопку мыши, выберите «Копировать» (Copy).
3. Щёлкните правой кнопкой мыши по ячейке, куда хотите вставить данные, и выберите в контекстном меню один из вариантов специальной вставки — значок «Транспонировать» (Transpose). В старых версиях Excel нет такого значка, но можно решить проблему с помощью специальной вставки (Ctrl + Alt + V) и выбора опции «Транспонировать» (Transpose).

7. Выпадающий список в ячейке

Если в какую-либо ячейку предполагается ввод строго определённых значений из разрешённого набора (например, только «да» и «нет» или только из списка отделов компании и так далее), то это можно легко организовать при помощи выпадающего списка.

1. Выделите ячейку (или диапазон ячеек), в которых должно быть такое ограничение.
2. Нажмите кнопку «Проверка данных» на вкладке «Данные» (Data → Validation).
3. В выпадающем списке «Тип» (Allow) выберите вариант «Список» (List).
4. В поле «Источник» (Source) задайте диапазон, содержащий эталонные варианты элементов, которые и будут впоследствии выпадать при вводе.

8. Умная таблица

Если выделить диапазон с данными и на вкладке «Главная» нажать «Форматировать как таблицу» (Home → Format as Table), то наш список будет преобразован в умную таблицу, которая умеет много полезного:

1. Автоматически растягивается при дописывании к ней новых строк или столбцов.
2. Введённые формулы автоматом будут копироваться на весь столбец.
3. Шапка такой таблицы автоматически закрепляется при прокрутке, и в ней включаются кнопки фильтра для отбора и сортировки.
4. На появившейся вкладке «Конструктор» (Design) в такую таблицу можно добавить строку итогов с автоматическим вычислением.

9. Спарклайны

Спарклайны — это нарисованные прямо в ячейках миниатюрные диаграммы, наглядно отображающие динамику наших данных. Чтобы их создать, нажмите кнопку «График» (Line) или «Гистограмма» (Columns) в группе «Спарклайны» (Sparklines) на вкладке «Вставка» (Insert). В открывшемся окне укажите диапазон с исходными числовыми данными и ячейки, куда вы хотите вывести спарклайны.

После нажатия на кнопку «ОК» Microsoft Excel создаст их в указанных ячейках. На появившейся вкладке «Конструктор» (Design) можно дополнительно настроить их цвет, тип, включить отображение минимальных и максимальных значений и так далее.

10. Восстановление несохранённых файлов

Представьте: вы закрываете отчёт, с которым возились последнюю половину дня, и в появившемся диалоговом окне «Сохранить изменения в файле?» вдруг зачем-то жмёте «Нет». Офис оглашает ваш истошный вопль, но уже поздно: несколько последних часов работы пошли псу под хвост.

На самом деле есть шанс исправить ситуацию. Если у вас Excel 2010, то нажмите на «Файл» → «Последние» (File → Recent) и найдите в правом нижнем углу экрана кнопку «Восстановить несохранённые книги» (Recover Unsaved Workbooks).

В Excel 2013 путь немного другой: «Файл» → «Сведения» → «Управление версиями» → «Восстановить несохранённые книги» (File — Properties — Recover Unsaved Workbooks).

В последующих версиях Excel следует открывать «Файл» → «Сведения» → «Управление книгой».

Откроется специальная папка из недр Microsoft Office, куда на такой случай сохраняются временные копии всех созданных или изменённых, но несохранённых книг.

11. Сравнение двух диапазонов на отличия и совпадения

Иногда при работе в Excel возникает необходимость сравнить два списка и быстро найти элементы, которые в них совпадают или отличаются. Вот самый быстрый и наглядный способ сделать это:

1. Выделите оба сравниваемых столбца (удерживая клавишу Ctrl).
2. Выберите на вкладке «Главная» → «Условное форматирование» → «Правила выделения ячеек» → «Повторяющиеся значения» (Home → Conditional formatting → Highlight Cell Rules → Duplicate Values).
3. Выберите вариант «Уникальные» (Unique) в раскрывающемся списке.

12. Подбор (подгонка) результатов расчёта под нужные значения

Вы когда-нибудь подбирали входные значения в вашем расчёте Excel, чтобы получить на выходе нужный результат? В такие моменты чувствуешь себя матёрым артиллеристом: всего-то пара десятков итераций «недолёт — перелёт» — и вот оно, долгожданное попадание!

Microsoft Excel сможет сделать такую подгонку за вас, причём быстрее и точнее. Для этого нажмите на вкладке «Данные» кнопку «Анализ „что если“» и выберите команду «Подбор параметра» (Insert → What If Analysis → Goal Seek). В появившемся окне задайте ячейку, где хотите подобрать нужное значение, желаемый результат и входную ячейку, которая должна измениться. После нажатия на «ОК» Excel выполнит до 100 «выстрелов», чтобы подобрать требуемый вами итог с точностью до 0,001.

Если этот обзор охватил не все полезные фишки MS Excel, о которых вы знаете, делитесь ими в комментариях!